5 cosas que no sabías que puedes hacer con Kizeo Forms

31Ago, 2022

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¿Sabes todo lo que puedes hacer con Kizeo Forms? En plena búsqueda de la eficiencia y la productividad, el mercado tecnológico ofrece una gama muy amplia de herramientas digitales. Pero tanta oferta hace que compremos diferentes programas sin saber muy bien todas sus funcionalidades.

Incluso a veces, por desconocimiento, tenemos varias herramientas distintas que pueden hacer las mismas funciones. Cuando esto ocurre, surgen problemas de compatibilidad de los datos y archivos, se ralentiza el flujo de trabajo y aparecen errores.

Por lo tanto, para que nuestros procesos sean más eficientes y aumenten la productividad, debemos de utilizar las herramientas que mejor se adapten a nuestras necesidades. De hecho, cuanta más información se pueda capturar y procesar desde una única herramienta, mejor.

¿Qué es Kizeo Forms?

Pero antes de saber sus funcionalidades, es importante conocer qué es exactamente. 

Kizeo Forms es un software cloud con una aplicación móvil para capturar datos sobre el terreno a través de formularios. De esta manera, te permite digitalizar y automatizar todos los procesos operativos de tu empresa:

• Recolección de información sobre el terreno.
• Flujos de comunicación internos y externos.
• Reportes y análisis automáticos.
• Integración de diferentes programas de trabajo.

Consta de una plataforma web conectada a una app móvil. Así, tanto los empleados que realizan sus tareas sobre el terreno como los trabajadores de oficina, están conectados y trabajan con la misma herramienta.

Por lo tanto, te permite acelerar todos los procesos de trabajo. Pero, ¿qué funcionalidades tiene Kizeo Forms?  

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Principales funcionalidades de Kizeo Forms

Sus principales funciones permiten digitalizar cualquier proceso de la empresa, puesto que se trata de un software cloud que permite digitalizar formularios y elimina todas las etapas burocráticas e informes en papel.

Sin embargo, se trata de una herramienta que va mucho más allá de la recolección de información. ¿Quieres saber qué más cosas puedes hacer? A continuación tienes las 5 funciones menos conocidas:

1. Crea reportes 100% personalizados

A través de la plataforma web puedes crear formularios totalmente personalizados y ajustados a las necesidades de cada tarea o trabajo. Además, te permite incluir checklists, evidencias fotográficas, geolocalización, código de barras, firma digital, cálculos, archivos adjuntos, etc.

Estos formularios los rellenan los técnicos sobre el terreno mientras realizan su actividad y, con un par de clics, pueden hacer un reporte. En consecuencia, este reporte está también totalmente personalizado ya que se genera a partir de los datos que el personal pone en el formulario.

Por lo tanto, puedes tener los reportes y análisis de la información que más te interesa.

2. Planifica y asigna tareas específicas

Con Kizeo Forms puedes monitorear y dar seguimiento a las tareas que se efectúan sobre el terreno a través de la app móvil. Te permite establecer objetivos claros, programar y asignar órdenes de trabajo específicas a cada técnico. 

Así, consigues reportes muy detallados de cada actividad y puedes calcular el rendimiento de los empleados (número de órdenes, número de horas trabajadas, etc.) para mejorar la organización del trabajo.

3. Crea flujos de trabajo y cadenas de aprobación

Otra función es el envío de información (de forma automática) al instante. Por ejemplo, un operario sobre el terreno rellena un formulario respecto a una orden de trabajo realizada y lo envía en tiempo real a su supervisor, que lo revisa y válida. 

De esta manera, se mejora la supervisión de los empleados, aumentando su eficiencia y productividad hasta un 30% más. Además, este reporte se puede enviar directamente al cliente como comprobante de la intervención.  

4. Crea alertas de correo automáticas

Se pueden crear alertas que se envían de forma automática para informar sobre lo que pasa en el terreno. 

Un ejemplo sería el caso de un accidente (o casi-accidente), cualquier trabajador que haya sido testigo puede reportarlo de forma inmediata desde su móvil (con fotos, texto y audio). Así, la persona responsable recibe una notificación al instante, puede tomar las acciones oportunas y queda todo registrado en hojas de incidencias.

Del mismo modo, se puede alertar sobre un fallo en una máquina que requiera de atención rápida o cualquier información que consideres importante.

5. Integra tu base de datos de Kizeo Forms en una herramienta de Business Intelligence

Kizeo Forms puede integrarse en diversos sistemas (API, Dropbox, Microsoft Excel, Microsoft Word y PDF) para facilitar aún más el flujo y recolección de la información. Por lo que puedes conectar y centralizar todos tus datos.

Y también te permite la exportación de datos en CSV para integrarlos al FTP.

Por lo tanto, ahora que conoces en mucha más profundidad todo lo que puedes hacer con Kizeo Forms, ¿te animas a probarlo? Accede al software durante 15 días de forma gratuita.