Hoja de incidencias: ejemplos de plantillas con formularios digitales
La principal función de una hoja de incidencias es dejar constancia por escrito de no conformidades, incidentes, casi accidentes, averías de maquinaria o cualquier circunstancia que pueda suponer un impedimento para el normal funcionamiento de una empresa, un proyecto de obra, etc. De esta forma, el problema es comunicado a todas las partes involucradas, acelerándose su resolución y haciendo más difícil que pueda repetirse.
Aunque la normativa actual permite gestionar las hojas de incidencias tanto en papel como en digital, lo cierto es que esta última opción se está imponiendo claramente por sus numerosas ventajas, entre ellas: ahorro de tiempo, mayor seguridad en la custodia de datos y mucha más flexibilidad y comodidad.
Disponer de un hoja de incidencias en tu empresa te va a aportar una serie de beneficios, que van más allá de cumplir con la normativa y evitar posibles multas y sanciones:
♦ Los incidentes registrados resultan de gran ayuda para que no vuelvan a repetirse y evitar nuevos problemas.
♦ Ayuda a minimizar las consecuencias de las incidencias y a poder volver cuanto antes al ritmo de producción y de trabajo habituales.
♦ Es una herramienta muy útil para prevenir y gestionar riesgos laborales.
♦ Facilita la determinación del grado de la incidencia.
♦ Sirve para elegir y poner en marcha las medidas correctivas más eficaces.
♦ Facilita la organización de las acciones y medidas necesarias para resolver el problema. Por ejemplo, evitando la duplicidad de funciones (es decir, que varias personas estén realizando las mismas tareas a la vez para resolver un problema) o, por el contrario, que se estén dejando de ejecutar acciones imprescindibles para solucionar la incidencia.
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Por lo general, las hojas de incidencias suelen estar cumplimentadas y controladas por el profesional que haya sido elegido como coordinador en materia de seguridad y salud.
La normativa obliga a que en cada centro de trabajo haya un libro de incidencias con distintas hojas, en formato papel o digital. Por otro lado, a dicho documento deben tener acceso, además del coordinador elegido, la dirección facultativa, los responsables de contratas y subcontratas y los representantes de trabajadores y técnicos de órganos especializados.
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Existen diversos tipos de hojas e informes de incidencias, cada uno de ellos enfocados a un tipo de problema concreto. A continuación, explicamos brevemente los más comunes:
Este modelo se utiliza para dejar constancia de un posible peligro o incidente que todavía no ha provocado lesiones personales ni daños materiales. Puede completarse por cualquier persona que quiera informar de este tipo de accidentes potenciales.
Se usa para registrar cualquier siniestro en el que estén involucrados uno o varios vehículos. Se recopilan daños, lesiones, pruebas y todo tipo de información relacionada con el accidente.
Esta hoja sirve de control del personal: faltas, retrasos, incapacidades, omisiones de entrada o salida, situaciones de violencia física y laboral, así como incidentes que hayan causado lesiones o problemas de salud.
Sirve para documentar el análisis de las causas que han provocado un incidente o accidente en un lugar de trabajo. Se utiliza para recopilar los datos necesarios y dejar constancia de todos los factores (técnicos, ambientales, humanos…) que han podido tener algo que ver con el incidente.
Documento que se usa, normalmente, en el sector industrial y en las obras para documentar trabajos que, por algún motivo, no se han ejecutado con los estándares de calidad requeridos o pactados.
Gestiona cualquier tipo de incidencias. Registra todo tipo de contratiempo detectado y deja por escrito cuándo y por qué sucedió la incidencia. Apta para todo tipo de industria y sector de actividad.
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El resultado no puede ser más satisfactorio: en unos minutos se registra el incidente, se informa a las personas interesadas para que puedan investigarlo y/o aplicar acciones correctivas ¡a tiempo!
Con Kizeo Forms puedes crear y gestionar tus hojas de incidencias totalmente digital y enviarla al instante a los responsables. En el siguiente vídeo te explicamos el paso a paso para lograrlo y también los principales beneficios:
En resumen, digitaliza la gestión de las incidencias con Kizeo Forms de la siguiente forma:
Con Kizeo Forms podrás rellenar y capturar digitalmente y con total comodidad campos con la siguiente información, así como cualquier dato adicional que creas conveniente:
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