Avantages du devis automatisé avec l’application Kizeo Forms

Un devis automatisé est une solution innovante permettant de générer et de gérer des devis sans effort. Contrairement aux méthodes traditionnelles, l’automatisation des devis simplifie le processus, réduit les erreurs et accélère les délais de réponse. Tout d’abord, découvrez pourquoi passer à un devis automatisé est essentiel pour améliorer votre productivité. Ensuite, nous explorerons les nombreux avantages de l’automatisation des devis, en mettant l’accent sur la façon dont Kizeo Forms facilite ce processus pour les entreprises.

Sommaire :
1. Qu’est-ce qu’un devis automatisé ?
2. Les avantages d’un devis automatisé avec un logiciel SaaS
3. Comment Kizeo Forms facilite l’automatisation des devis ?
4. Les 5 étapes pour dématérialiser vos devis avec Kizeo Forms

1. Qu’est-ce qu’un devis automatisé ?

Un devis automatisé est un devis généré automatiquement par un logiciel, éliminant le besoin de créer des devis manuellement sur papier ou sur un fichier Excel. À l’inverse d’un processus plus traditionnel, l’automatisation des devis permet de gagner du temps et d’améliorer la précision des données.

2. Les avantages d’un devis automatisé avec un logiciel SaaS

L’utilisation d’un logiciel SaaS pour générer des devis automatisés de manière dématérialisée, en particulier avec une application mobile, offre de nombreux avantages par rapport à l’utilisation de formats Excel ou papier. Examinons les différents avantages.

Accessibilité et mobilité

• Accès à distance : Les utilisateurs peuvent accéder aux devis depuis n’importe où, à tout moment, grâce à une application mobile. Les autoentrepreneurs peuvent ainsi gérer leurs devis en déplacement.
• Travail en déplacement : Les commerciaux peuvent créer et envoyer des devis directement depuis le terrain, sans avoir besoin de retourner au bureau. Aussi, cela améliore l’efficacité et la réactivité.

Efficacité et rapidité

• Génération rapide : En premier lieu, les devis peuvent être générés en quelques clics, réduisant le temps passé à les créer manuellement sur Excel ou sur papier. En second lieu, utiliser un logiciel de devis permet de simplifier ce processus.
• Modèles prédéfinis : Il est possible d’utiliser des modèles de devis standardisés, assurant une cohérence et un gain de temps. De plus, ces modèles incluent les mentions obligatoires telles que la raison sociale, les coordonnées de votre entreprise, etc.

Précision et réduction des erreurs

• Calculs automatisés : Les logiciels SaaS intègrent des fonctions de calcul automatique, réduisant les erreurs humaines courantes dans les formules Excel ou les calculs manuels. De surcroît, les taux de TVA et les montants totaux sont calculés avec précision.
• Mises à jour en temps réel : Les informations sur les prix et les produits peuvent être mises à jour en temps réel, garantissant l’exactitude des devis.

Collaboration et communication

• Partage facile : Les devis peuvent être partagés instantanément avec les collègues et les clients via e-mail ou d’autres canaux numériques, ce qui améliore la collaboration.

Gestion et organisation

• Archivage automatique : Tous les devis sont stockés de manière centralisée et sécurisée. Par ailleurs, ils peuvent être facilement retrouvés et consultés. Cela facilite la gestion commerciale.
• Historique des devis : Conservation d’un historique complet des devis envoyés et modifiés, ce qui permet une meilleure organisation.

Personnalisation et professionnalisme

• Personnalisation poussée : Les logiciels permettent une personnalisation rapide des devis avec des logos, des couleurs et des informations spécifiques à l’entreprise, offrant ainsi une apparence plus professionnelle.
• Apparence professionnelle : Les devis générés par des logiciels ont une présentation plus soignée comparée aux formats Excel ou papier.

Sécurité et conformité

• Sécurité des données : Les plateformes SaaS offrent des niveaux de sécurité élevés pour protéger les données sensibles des clients et des entreprises.
• Conformité légale : Les logiciels peuvent être configurés pour se conformer aux réglementations locales et internationales en matière de facturation et de devis.

Analyse et reporting

• Rapports détaillés : Les logiciels SaaS fournissent des analyses et des rapports détaillés sur les devis, aidant les entreprises à suivre les performances commerciales et à prendre des décisions éclairées.

Écologique et économique

• Impact écologique : Premièrement, la réduction de l’utilisation de papier et d’encre contribue à diminuer l’empreinte carbone de l’entreprise. Deuxièmement, l’automatisation des devis est une démarche responsable sur le plan environnemental.
• Économies : Réduction des coûts associés à l’impression, à l’envoi et au stockage des devis papier.

3. Comment Kizeo Forms facilite l’automatisation des devis ?

Présentation de la solution Kizeo Forms

Kizeo Forms est un logiciel SaaS de gestion des interventions terrain. Ainsi, il permet de collecter des informations en temps réel, d’optimiser les processus internes, et d’augmenter la productivité de son travail. Disponible en ligne sur plateforme Web, sur mobiles et tablettes (iOS et Android), la solution transforme les formulaires papier en format numérique et personnalisé. De plus, l’application mobile est utilisable avec ou sans connexion internet.

L’outil, très flexible, peut être utilisé dans tous les secteurs d’activité. Il facilite la gestion des équipes et l’analyse des données collectées, offrant un gain de temps précieux, pouvant ainsi être alloué sur des missions à forte valeur ajoutée.

Le devis automatisé avec Kizeo Forms

Kizeo Forms offre une multitude de fonctionnalités pour créer et gérer des devis automatisés. C’est une excellente alternative à un logiciel de gestion commerciale ou un ERP pour faire des devis dématérialisés à partir d’un smartphone.

Au travers de la plateforme Web, recréez et personnalisez à l’identique votre modèle de devis précédemment effectué sur Excel. Parmi les divers champs et fonctionnalités disponibles, vous pourrez :

• Donner une référence unique à chaque devis généré.
• Créer et accéder rapidement à des bases de données : clients, produits, matériel, fournitures, etc. Cela facilite grandement la saisie mobile sur le terrain lors d’une visite commerciale par exemple.
• Générer des calculs automatiques poussés : des prix, des sous-totaux, de la TVA, etc.
• Signer électroniquement vos devis : avec une validité légale, respectant le règlement européen des normes eIDAS, assurant une signature électronique conforme, sécurisée.
• Générer un document final en format Excel, Word ou PDF 100% personnalisable.
• Envoyer vos devis en temps réel grâce à des e-mails automatisés et entièrement personnalisables.
• Mettre à jour à tout moment un devis préalablement créé.
• Accéder et filtrer tous vos devis en temps réel sur l’application mobile ou la plateforme Web.
• Intégrer facilement les données de vos devis dans votre CRM, ERP, ou tout autre logiciel de facturation et de comptabilité.

4. Les 5 étapes pour dématérialiser vos devis avec Kizeo Forms

Commencez par créer votre compte d’essai gratuit de 15 jours. Aucune carte de crédit n’est requise et il n’y a aucun engagement. Suivez ces 5 étapes de mise en place :

1. Créez votre modèle de devis sur notre plateforme web, pour cela, 2 options : Créez votre devis personnalisé à l’aide de nos tutoriels et à l’accompagnement de nos équipes d’experts ou téléchargez notre modèle prêt à l’emploi.
2. Créez vos bases de données automatisées à intégrer à votre devis.
3. Paramétrez votre document final personnalisé et vos e-mails automatisés pour l’envoi de vos devis en temps réel.
4. Déployez et testez votre modèle auprès des équipes terrain : Familiarisation avec l’application mobile, très simple d’utilisation et ergonomique.
5. Ajustez et officialisez : Suivi des performances et des ajustements nécessaires.

Conclusion

Les avantages du devis automatisé sont nombreux, allant de l’amélioration de l’efficacité à la réduction des erreurs et des coûts. Kizeo Forms offre une solution complète pour automatiser vos devis. N’attendez plus pour bénéficier de ces avantages. Demandez une démonstration ou inscrivez-vous pour un essai gratuit dès aujourd’hui.