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16Mai, 2019
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La dématérialisation des documents synonyme de gain de temps.

La dématérialisation des documents administratifs

La transition numérique nous offre de nombreuses possibilités qu’ils convient de saisir pour rester compétitif, cohérent et proche des attentes des consommateurs. L’une de ces opportunités est la dématérialisation des documents administratifs inhérents à la gestion de vos affaires professionnelles. Toute activité professionnelle nécessite, chaque jour, un nombre important de documents qui viennent structurer ou donner un cadre légal à votre profession. La création, la rédaction, la saisie et le stockage de ces documents consomment une partie importante du temps de vos journées de travail. La dématérialisation de vos processus métiers représente une étape majeure dans votre transition numérique.

Kizeo Forms un outil pour dématérialiser vos documents administratifs

Formulaire de Suivi de Chantier sur mobile avec Kizeo Forms.La dématérialisation des documents administratifs, consiste à convertir les informations d’un support (texte, image, audio, vidéo) dans le but de les transformer en données numériques. Si cette tâche peut sembler à priori, laborieuse, elle n’en reste pas moins d’une grande simplicité quand on a les bons outils. L’application Kizeo Forms vous permet de digitaliser très facilement tous les documents administratifs de votre entreprise, et ce quel que soit votre secteur d’activité. C’est une solution « Multiplateformes »1 qui s’installe sur votre smartphone et se configure depuis une plateforme Web (Back-Office) via un Mac ou un PC. Depuis cet espace vous aurez le choix d’un grand nombre d’options (géolocalisation, photos, tag NFC, slider) pour personnaliser vos documents. Une fois votre document terminé, retrouvez-le sur votre application mobile pour le compléter. Vos données seront accessibles depuis votre back-office et pourront être analysées et téléchargées sous de nombreux formats (Word, Excel, PDF) ou être directement importées dans vos logiciels internes.

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents administratifs ?

La dématérialisation des actes administratifs est un enjeu primordial pour les entreprises : gain de temps et d’argent. A ce jour les documents administratifs les plus dématérialisés sont les factures et les devis. Il existe pourtant de nombreux autres documents qui pourraient être dématérialisés pour gagner encore plus de temps :

Digitaliser tous ces documents, permettra à vos équipes de consacrer, un maximum de temps, à leur cœur de métier.

« En utilisant Kizeo Forms, nous avons pu étendre notre champ d’activité et déployer la qualité dans des zones ou des services où nous n’agissions pas encore. Pour le service qualité, cela représente environ 15 h de gain de temps par semaine, tout en élargissant notre champ d’action ! »
Anthony Slimani, Responsable Contrôle Qualité Manufacturing chez OVH

Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents administratifs :

  • Uniformisez la prise de notes de vos équipes et évitez les erreurs de ressaisie
  • Modernisez l’image de marque de votre entreprise
  • Favorisez le travail collaboratif grâce à un accès partagé aux documents
  • Diminuez considérablement vos charges de consommables
  • Analysez vos données et prenez des décisions stratégiques
  • Partagez plus simplement les informations au sein de votre structure

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1- Un logiciel multiplateforme : est un logiciel conçu pour fonctionner sur plusieurs plateformes, en anglais on parle souvent de “cross-platform software”.

 

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