Quel CERFA digitaliser ? Les formulaires prioritaires selon votre secteur d’activité : RH, BTP, Environnement.

Entre la multiplication des démarches administratives, les risques d’erreur et la pression réglementaire, toutes les entreprises ne se posent pas la même question.

La vraie interrogation est souvent : quel CERFA digitaliser en priorité ?

Certains secteurs sont particulièrement exposés à l’utilisation récurrente de formulaires CERFA. Pour eux, la digitalisation représente un levier immédiat de gain de temps, de fiabilité et de conformité, notamment lorsque les informations sont collectées sur le terrain.

Les points clés :

• Les CERFA à digitaliser en priorité sont ceux utilisés fréquemment, remplis sur le terrain ou sources d’erreurs récurrentes (RH, BTP, automobile, déchets).

• Les secteurs les plus concernés sont les ressources humaines, le BTP, l’automobile et les activités liées à la traçabilité environnementale.

• Avant toute digitalisation, il est essentiel de vérifier le numéro et la version du CERFA, sous peine de rejet administratif.

• Certains CERFA, notamment les bordereaux de suivi des déchets, doivent être transmis via des plateformes officielles comme Trackdéchets.

• Digitaliser un CERFA ne signifie pas le scanner, mais structurer la collecte des données, sécuriser la saisie et générer un PDF conforme.

• Des outils comme Kizeo Forms permettent de digitaliser les CERFA tout en respectant les contraintes réglementaires et opérationnelles.

Sommaire

1. Les secteurs les plus concernés par la digitalisation des CERFA
2. Où trouver le bon CERFA ?
3. CERFA et bordereaux de suivi : des formulaires à part
4. Pourquoi digitaliser un CERFA ?
5. Bonnes pratiques pour digitaliser un CERFA sans risque
6. Digitaliser ses CERFA avec Kizeo Forms

1 – Les secteurs les plus concernés par la digitalisation des CERFA

2 – Où trouver le bon CERFA ?

Pour identifier le CERFA adapté à votre situation :

• si vous connaissez le numéro : tapez “CERFA + numéro” dans un moteur de recherche,

• sinon : “CERFA + nom de la démarche”.

Vous pouvez également consulter :

• service-public.fr, qui centralise l’ensemble des formulaires CERFA,

• demarchesadministratives.fr, qui propose une recherche par thématique.

Pensez toujours à vérifier la version du CERFA, car un formulaire obsolète peut entraîner le rejet du dossier.

3 – CERFA et bordereaux de suivi : des formulaires à part

Toutes les entreprises ayant à traiter avec des déchets dits dangereux sont amenées à remplir des bordereaux de suivi adaptés à leur situation. Il en existe 5 principaux :

• CERFA 12571*01 : bordereau de suivi des déchets dangereux (BSDD)

• CERFA 11861 : bordereau de suivi des déchets d’amiante (BSDA)

• CERFA 15497*02 : bordereau de suivi des fluides frigorigènes (BSFF)

• CERFA 11351 : déchets d’activités de soins à risques infectieux (DASRI)

• CERFA 14365*01 : véhicule hors d’usage (VHU)

Depuis le 1er juillet 2022, certains de ces CERFA (BSDD et BSDA) doivent obligatoirement être complétés via la plateforme Trackdéchets, développée par le Ministère de l’Écologie. Pour simplifier la saisie, Kizeo Forms a intégré un module Trackdéchets à sa solution mobile.

4 – Pourquoi digitaliser un CERFA ?

Digitaliser un CERFA permet de :

• réduire les erreurs de saisie,

• sécuriser l’utilisation de la bonne version,

• accélérer les délais de traitement,

• améliorer la traçabilité et l’archivage,

• faciliter la collaboration entre le terrain et le bureau.

La digitalisation va bien au-delà du simple scan : elle permet de structurer la donnée et de fiabiliser toute la démarche administrative.

5 – Bonnes pratiques pour digitaliser un CERFA sans risque

• Vérifier systématiquement le numéro et la version du CERFA

• Ne remplir que les champs qui vous concernent

• Laisser vides les zones réservées à l’administration

• Respecter les consignes de saisie (majuscules, formats, une lettre par case)

• Dater et signer le document

• S’assurer que le signataire est une personne majeure, ou joindre un mandat

Pour aller plus loin, consultez notre autre article sur les bonnes pratiques, méthodes et workflow terrain à adopter pour digitaliser ses formulaires CERFA.

6 – Digitaliser ses CERFA avec Kizeo Forms

Avec Kizeo Forms, vous pouvez :

• créer ou importer vos CERFA sous forme de formulaires numériques,

• les remplir sur smartphone ou tablette, même hors connexion,

• sécuriser la saisie grâce à des champs obligatoires et des contrôles,

• générer des rapports PDF conformes au format CERFA,

• automatiser l’envoi par e-mail,

• centraliser les données dans un back-office sécurisé.

Kizeo Forms permet de transformer des CERFA contraignants en process fluides et fiables.

Quels CERFA digitaliser et comment bien démarrer ?

La question n’est plus de savoir s’il faut digitaliser ses CERFA, mais quel CERFA digitaliser en priorité et comment le faire sans risque de non-conformité.

Les CERFA les plus pertinents à digitaliser sont ceux qui :

• sont utilisés fréquemment,

• sont remplis sur le terrain ou par plusieurs acteurs,

• génèrent des erreurs, des retards ou des ressaisies,

• jouent un rôle clé dans la conformité administrative.

C’est particulièrement vrai dans les secteurs des ressources humaines, du BTP, de l’automobile et de l’environnement, où les formulaires CERFA structurent des démarches obligatoires et sensibles.

Digitaliser un CERFA ne consiste pas à le scanner, mais à mettre en place un processus fiable :

• collecte guidée des données,

• contrôles de saisie et pièces justificatives,

• génération d’un PDF conforme au modèle officiel,

• transmission maîtrisée,

• archivage centralisé et traçable.

Dans certains cas, comme les bordereaux de suivi des déchets (BSD), la digitalisation sert aussi à préparer et fiabiliser la saisie avant un dépôt sur une plateforme officielle (ex. Trackdéchets).

La bonne approche consiste à démarrer simplement :

1. identifier 1 CERFA prioritaire,

2. le digitaliser sous forme de formulaire structuré,

3. tester le process sur un périmètre réduit,

4. standardiser progressivement les autres CERFA.

Avec une solution comme Kizeo Forms, la digitalisation des CERFA devient un levier opérationnel, permettant de gagner du temps, de réduire les erreurs et de sécuriser les démarches administratives, sans complexité technique.

En résumé : le bon CERFA, le bon process, au bon endroit. C’est cette logique qui transforme une contrainte administrative en véritable outil de performance.