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20Août, 2024
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Modèle d’ordre de mission personnalisé avec Kizeo Forms

La digitalisation transforme radicalement le paysage professionnel actuel, notamment à travers l’utilisation croissante d’un modèle d’ordre de mission dématérialisé. Leur adoption répond à des problématiques concrètes rencontrées par de nombreuses entreprises. Par exemple, la perte de documents papiers, leur détérioration ou les conditions difficiles sur le terrain est une réalité courante. La digitalisation permet de résoudre ces problèmes en éliminant les risques associés au papier.

En outre, selon McKinsey, la digitalisation des processus administratifs peut réduire les coûts opérationnels jusqu’à 30%. Ce gain s’explique par la suppression des erreurs de saisie, la disparition des processus chronophages et la centralisation des données. De plus, une étude de l’AIIM (l’Association for Information and Image Management), révèle que 75% des organisations ayant adopté des solutions numériques ont vu leur efficacité augmenter.

Enfin, selon Deloitte, les processus digitalisés accélèrent le traitement des tâches administratives de 50 à 70%, offrant ainsi une meilleure réactivité. Avec Kizeo Forms, vous pouvez créer un modèle d’ordre de mission numérique qui améliore la traçabilité, réduit les erreurs et simplifie la gestion des informations terrain.

Sommaire :
1. Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?

2. La transformation numérique d’un modèle d’ordre de mission avec Kizeo Forms
3. Les nombreuses utilités des ordres de mission numériques
4. Les fonctionnalités clés de Kizeo Forms pour votre modèle d’ordre de mission

1. Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?

Un ordre de mission ou lettre d’ordre de mission, est un document souvent sous forme d’un formulaire, fournit par l’employeur à son salarié lors de ses déplacements à l’extérieur de l’entreprise.

Ce n’est pas un document obligatoire aux yeux de la loi française, sauf pour les déplacements à l’étranger concernant certains domaines d’activité, selon la convention collective Syntec. Il reste néanmoins très conseillé. En effet, le document sert à prouver que le salarié est en mission officielle et le protège en cas d’incident. Il confirme que son déplacement est bien de nature professionnelle.

Les composants d’un ordre de mission

Il inclut des informations essentielles telles que :

  • L’identité du salarié : Le nom et les coordonnées du salarié sont spécifiés pour identifier clairement la personne en charge de la mission.
  • L’objet de la mission : Ce champ décrit les raisons et les objectifs de la mission, expliquant pourquoi le déplacement est nécessaire.
  • Les dates et la durée de la mission : Les dates de début et de fin, ainsi que la durée totale de la mission, sont cruciales pour la planification et la gestion des déplacements.
  • Le lieu de la mission : Il est essentiel de préciser l’endroit où la mission sera réalisée. Cela peut inclure des adresses spécifiques ou des zones géographiques plus larges.
  • Les frais et les indemnités : L’ordre de mission doit spécifier les frais couverts par l’employeur, comme les déplacements, les repas, et l’hébergement. Il peut également inclure des conditions pour le remboursement des frais ou l’indemnisation des kilomètres parcourus.
  • Les moyens de transport : Les détails sur les moyens de transport autorisés, comme l’utilisation d’un véhicule personnel ou de transports en commun, doivent être inclus.
  • Les conditions de sécurité : Les dispositions relatives à la sécurité, surtout si la mission implique des risques particuliers, doivent être mentionnées pour assurer le respect du code de la sécurité.

Traditionnellement, ce document est élaboré sur papier, ce qui pose souvent des problèmes : perte de documents, difficulté à retrouver les informations ou à déchiffrer les écritures manuscrites. En revanche, un modèle d’ordre de mission numérique élimine ces obstacles. Il assure une meilleure traçabilité, une centralisation des données et réduit les erreurs de saisie. Plus besoin de ressaisir manuellement les informations après ses déplacements, ce qui évite les doubles saisies et le gaspillage de temps.

Déplacement professionnel avec des documents papiers encombrants

Déplacement professionnel avec des documents papiers encombrants

2. La transformation numérique d’un modèle d’ordre de mission avec Kizeo Forms

Kizeo Forms est une solution Saas, qui propose des formulaires dématérialisés qui permettent de créer, modifier et gérer facilement des données depuis n’importe quel appareil mobile. Grâce à une interface intuitive, les utilisateurs peuvent collecter des informations sur le terrain, même hors ligne, et les synchroniser instantanément une fois connectés. Ces formulaires personnalisables s’adaptent à tous les secteurs, optimisant ainsi la gestion des tâches terrain.

Des ordres de mission dématérialisés

Kizeo Forms permet de dématérialiser les ordres de mission. Il élimine ainsi les problèmes liés aux documents papiers. Vous pouvez créer et gérer vos ordres de mission en temps réel, sans craindre la perte ou la détérioration des documents. La dématérialisation permet également une transmission rapide et fluide des informations, avec une traçabilité renforcée. Fini les erreurs de ressaisie ou les difficultés à retrouver les documents. Tout est centralisé et accessible en un clic depuis le terrain, sans nécessité de retour au lieu de travail.

Personnalisation du modèle d’ordre de mission avec Kizeo Forms

Chaque entreprise a des besoins spécifiques, c’est ici que Kizeo Forms apporte une grande valeur ajoutée. Au travers la plateforme Web, il est possible de créer votre modèle d’ordre de mission entièrement personnalisable. Toutes les fonctionnalités sont prévues pour faire gagner du temps en déplacement et se concentrer sur son travail. L’ordre de mission numérique évite les doubles saisies et assure la fiabilité des informations recueillies. La possibilité d’adapter les formulaires selon les missions ou les domaines d’activité garantit que les données sont toujours précises et pertinentes. Ce niveau de personnalisation contribue à une gestion plus fluide et réactive des missions, lors d’un déplacement professionnel.

Un modèle d’ordre de mission pour tous les secteurs

Kizeo Forms est utilisé dans divers secteurs, garantissant une grande adaptabilité et flexibilité. La solution répond aux besoins spécifiques de chaque typologie d’entreprise également. Les données sont centralisées, consolidées, et prêtes à être analysées, ce qui facilite la prise de décisions et l’amélioration des processus. Cette adaptabilité fait de Kizeo Forms un outil incontournable pour toute entreprise cherchant à optimiser la gestion de ses missions.

3. Les nombreuses utilités des ordres de mission numériques

Un ordre de mission numérique apporte des bénéfices à plusieurs services de l’entreprise :

  • Pour l’employeur, il permet de rédiger un ordre de mission rapide et une transmission immédiate des informations sur le terminal mobile de l’employé.
  • Pour le service administratif, les données sont centralisées et reçus en temps réel, ce qui simplifie leur gestion, notamment les frais de déplacement ainsi que l’archivage des missions.
  • Pour les salariés, quant à eux, ils apprécient la simplicité de saisie des informations, même en déplacement, sans risque de perte de document papier. Cette centralisation réduit les erreurs, améliore la réactivité, et assure une meilleure communication entre les équipes.

En cas d’accident de travail lors d’un déplacement professionnel, la traçabilité des informations est cruciale pour respecter les obligations légales et contractuelles.

Déplacement professionnel facilité par un ordre de mission dématérialisé

Déplacement professionnel facilité par un ordre de mission dématérialisé

4. Les fonctionnalités clés de Kizeo Forms pour votre modèle d’ordre de mission

Les fonctionnalités incontournables

Kizeo Forms propose plusieurs fonctionnalités indispensables pour un modèle d’ordre de mission dématérialisé :

  • Le transfert des données entre différents utilisateurs et services élimine les problèmes de communication. Il garantit une transmission fluide des informations.
  • Le préremplissage des formulaires par l’employeur ou le service administratif permet d’envoyer les informations concernant le voyage directement sur l’appareil mobile du salarié.
  • L’intégration de bases de données (des salariés, de matériels, de véhicules, etc.) directement dans les formulaires assure la fiabilité des informations et fait gagner du temps lors de la saisie.
  • La géolocalisation permet en un clic au salarié de renseigner l’endroit où il se trouve.
  • La fonction « Date et Heure » permet d’informer sur la temporalité du déplacement.
  • La prise de photos est utile pour recenser les tickets ou les factures lors du déplacement.
  • Les calculs automatiques permettent de visualiser les potentiels frais (kilométriques, des repas, du carburant, du logement, etc.).
  • Les cases à cocher permettent de rapidement faire le tour d’une check-list. Cela garantit un gain de temps en évitant des saisies manuelles.
  • La signature électronique permet à l’employeur de signer l’ordre de mission. Elle permet également au salarié d’attester les informations saisies lors de son déplacement.
  • Le mode hors-ligne permet de saisir des données même sans couverture réseau.
  • Les scénarios d’e-mails automatisés permettent de se faire notifier lors des déplacements.
  • Diverses intégrations avec d’autres outils sont possibles.
  • L’exportation des données sous format Word, PDF ou Excel est très utile pour l’analyse des rapports. Cela facilite la consolidation des données et l’élaboration de statistiques centralisées, permettant ainsi de bénéficier des avantages d’une gestion optimisée.

Les modèles de formulaires annexes à l’ordre de mission de Kizeo Forms

Kizeo Forms propose également des formulaires annexes souvent utilisés avec les ordres de mission :

Le formulaire de notes de frais : permet de gérer facilement les dépenses engagées lors des déplacements professionnels. Ce formulaire centralise les informations, facilitant ainsi leur suivi et leur remboursement.

Le formulaire de frais kilométriques : très utile pour calculer et valider les indemnités liées aux déplacements avec les véhicules personnels.

Conclusion

Utiliser Kizeo Forms pour gérer vos ordres de mission numériques offre de nombreux avantages. Vous éliminez les risques liés aux documents papiers, réduisez les erreurs, et améliorez la traçabilité des informations. L’outil centralise les données, simplifie leur gestion et assure une transmission fluide des informations. Le logiciel propose de nombreuses fonctionnalités. Sa flexibilité à tous les secteurs et typologie d’entreprises garantit une solution idéale pour optimiser vos processus administratifs. Optez pour un modèle d’ordre de mission dématérialisé avec Kizeo Forms. Choisissez une solution moderne, efficace et parfaitement adaptée aux besoins de votre entreprise.

 

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