Cómo implementar un sistema de trazabilidad en tu empresa

06Dic, 2021

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Llevar un sistema de trazabilidad en una empresa implica llevar el registro de todas las acciones y procesos relacionados a sus productos en la cadena de valor. 

Este registro crea una montaña de datos que el personal de logística debe monitorear para llevar el control de trazabilidad. Las empresas que llevan la trazabilidad en Excel tienen que preparar plantillas difíciles de gestionar y cada día van apareciendo errores que hay que correr para solucionar. 

La digitalización de un sistema de trazabilidad es la única manera de poder controlar con eficacia grandes volúmenes de mercancía, en especial si tienen mucho movimiento.

Tipos de trazabilidad

Existen diferentes tipos de trazabilidad según la dirección del rastreo o según su dimensión en cuanto a la empresa.

Según su dimensión en cuanto a la empresa

• Trazabilidad interna. Se refiere a los procesos que se siguen para controlar los movimientos de los productos mientras están en el interior de una empresa: pasos por las cadenas de montaje y otros espacios de fabricación, cambios de ubicación durante el almacenaje, etc.
• Trazabilidad externa. Hace referencia a los procesos a los que se ven sometidos los productos o lotes de artículos una vez salen de la empresa; por ejemplo, en los envíos a los domicilios particulares de los clientes o en el transporte hasta los puntos de venta, como grandes almacenes o supermercados.

Según su dirección de rastreo

• Trazabilidad hacia atrás o tracing. Se utiliza para identificar el origen concreto de los productos. Por ejemplo, puedes identificar las materias primas utilizadas en la elaboración del producto.
• Seguimiento o trazabilidad hacia delante (tracking). Se refiere a la posibilidad de seguir la ruta que va a recorrer el lote. Gracias a las compras online la mayoría de las personas se han familiarizado con el tracking. 

5 ventajas de implementar aplicaciones de trazabilidad

• Mejora y añade eficiencia a la gestión del stock, al tener acceso en tiempo real a las operaciones de entradas y salidas de productos, estados de las existencias, posibles problemas de suministros, etc.
• Permite identificar con antelación problemas de abastecimiento de materias primas o materiales, así como de otros problemas que pudieran poner en peligro el funcionamiento de la cadena de suministros.
• Garantiza la calidad de tus productos porque entrega información sobre todos los procesos productivos por los que pasó. Esto tiene el beneficio agregado de aumentar la confianza del cliente final en el producto que va a comprar.   
• Reduce el tiempo invertido en conocer el estado de la cadena de suministro. Toda la información está a un clic de distancia. 
• Mejora la comunicación y la coordinación entre todos los departamentos que participan en la cadena de valor porque todos cuentan con la misma información.

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Requisitos para cumplir con un sistema de trazabilidad de un producto

A la hora de implantar un sistema de gestión de la trazabilidad en nuestra empresa debemos cerciorarnos de que cumple con los siguientes requisitos:

Disponer de un sistema de información que permita el intercambio

Es importante que la trazabilidad de tu empresa incluya un sistema que permita un flujo de información fluido entre las distintas partes implicadas. Para ello es necesario utilizar una  aplicación informática que permita: acceder a las bases de datos y otros sistemas centrales de la empresa, como el CRM, y establecer un sistema de envíos automáticos de alerta de incidencias a través de mensajes de chat o correos electrónicos.

Codificar la información procesada

Otro requisito básico es que el sistema de trazabilidad permita codificar la información procesada con formatos digitales que permitan, por ejemplo, la impresión de etiquetas. De no ser así, en la práctica resulta imposible poder llevar un control de los productos, lotes de artículos, envíos, recepciones, etc. Existen diferentes sistemas como el identificador EPC y otros menos costosos para empresas o negocios de menor tamaño.

Establecer un sistema de registro y organización de la información y documentación

Durante los procesos de trazabilidad se genera una gran cantidad de información y documentación que es necesario gestionar de una forma adecuada y práctica para, de esta forma, ganar en eficiencia y mejorar la calidad global del sistema. 

El propio sistema de trazabilidad debe contener métodos específicos para registrar la información de un modo automático y estandarizado. Otra cuestión importante es que filtre los datos verdaderamente importantes y descarte los superfluos o que no aporten valor añadido. Esta organización debe abarcar tanto la información digital, que debería ser la mayor parte, junto con algún dato que, puntualmente, se recoja de modo manual. Con la información organizada, las empresas ahorran mucho tiempo en auditorías o en procesos como la certificación CTPAT.

Facilitar la colaboración entre los distintos participantes de la cadena de suministro

Otro de los puntos importantes es que el sistema de trazabilidad tenga una función integradora del trabajo de los diferentes profesionales que, de un modo u otro, colaboran en el circuito de almacenaje y transporte del producto, desde que sale de fabricación hasta que llega al consumidor. Es fundamental que los datos recolectados puedan integrarse y combinarse, aunque hayan sido recogidos por profesionales diferentes y distintas vías. 

Disponer de las herramientas necesarias para una correcta recolección de información

Probablemente, hoy en día, el requisito más necesario y valorado de un sistema de gestión de trazabilidad es que incorpore herramientas informáticas que permitan tomar los datos de forma cómoda y eficaz, mediante dispositivos móviles y sobre el terreno. 

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¿Cómo Kizeo Forms nos ayuda con el sistema de trazabilidad?

Ya son muchas las empresas que utilizan Kizeo Forms para gestionar sus sistemas de trazabilidad. Como la distribuidora Pan de Azúcar, empresa chilena que distribuye y vende productos Nestlé desde hace 12 años. Kizeo Forms es indispensable para su gestión de bodega y venta de productos. Los vendedores en terreno pueden ver desde la app el catálogo, los productos por vencer y los productos que los comercios les suelen pedir. Lograron centralizar la información y ahorrar tiempo en sus procesos productivos. 

Kizeo Forms facilita las tareas relacionadas a la implementación de un sistema de trazabilidad como: 

• Recogida o registro de datos. El levantamiento de datos se puede realizar de forma móvil en el terreno: en la propia fábrica, en el almacén, durante el transporte, etc. Características como geolocalización, lector de código de barra y de códigos QR, cálculo automático y más, son esenciales para este proceso.
• Óptima trazabilidad de producto o lote. Kizeo Forms genera un número de referencia único (SKU) a cada producto que ingresa a la bodega.
• Creación de una base de datos con los códigos QR, que pueden ser leídos por la aplicación móvil en cada etapa del proceso, lo que garantiza una trazabilidad efectiva que empieza con la identificación de los productos.
• Automatización de formularios e informes. Los formatos necesarios para la captura y administración de datos se definen previamente y pueden modificarse y personalizarse según las necesidades de cada momento. De esta manera, se pueden trabajar desde la aplicación móvil con checklists, solicitud de materiales, informes y más.
• Extracción automática y transferencia de datos. Cada vez que se produce un cambio en un producto, como la entrada y salida de la bodega, el sistema lo registra automáticamente y puede transferir la información a otros softwares de la empresa. En otras palabras, podrás centralizar y acceder al histórico cuando lo necesites y mantener al día tus datos para facilitar tus análisis.

Esta infografía explica cómo Kizeo Forms mejora algunos de los procesos de la trazabilidad:

Los beneficios de implementar un sistema de trazabilidad ya deben ser más que obvios. Kizeo Forms se adapta a las necesidades de tu empresa y puede ser un aliado clave en la digitalización de tu logística. Empieza hoy tu prueba gratis y velo por ti mismo.