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05Ago, 2021
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gestión de rrhh

¿Cómo optimizar y automatizar la gestión de RRHH en pymes y start-ups?

La digitalización ofrece la posibilidad de simplificar y automatizar los procesos de gestión de RRHH. Por ejemplo, se pueden usar formularios digitales para la gestión de las ausencias y solicitud de vacaciones, las notas de gastos, el seguimiento de capacitaciones y la gestión de horas trabajadas.

 

Digitaliza tu gestión de RRHH en pymes y startups

Los grandes grupos contratan compañías especializadas para la gestión de contabilidad y RRHH. Sin embargo, no es el caso en la mayoría de las pymes y startups. Efectivamente, por lo regular el gerente de la empresa es quien maneja estos temas. Para la dirección de las pymes y startups, puede resultar difícil encontrar una herramienta de administración de recursos humanos que:

  • Sea muy flexible y adaptada a sus necesidades,
  • Tenga un costo accesible,
  • Sea fácil de uso, sin necesidad de tener conocimientos informáticos,
  • Sea intuitivo para que todos los empleados lo puedan usar,
  • Limite la carga administrativa y el papeleo.

La digitalización debe ser una fuerza que permite a los gerentes de pymes aliviarse de la carga administrativa para desarrollar una estrategia RRHH eficaz. En otras palabras, la digitalización de RRHH no solo tiene que ser un privilegio reservado a las grandes compañías.

 

¿Qué factores se deben tener en cuenta a la hora de digitalizar la gestión de RRHH?

La digitalización del departamento Recursos Humanos (RRHH) o de gestión del talento implica una transformación de gran calado de un área absolutamente clave en cualquier empresa, que además está directamente relacionada con todos los empleados y con el resto de departamentos de la organización.

Digitalizar el área de RRHH implica, necesariamente, dejar de usar métodos anticuados pero, que llevan muchos años en funcionamiento, y por lo tanto los profesionales se han acostumbrado a ellos. 

Por este motivo, todo proceso de digitalización debe plantearse de un modo progresivo, teniendo muy en cuenta cuestiones como: la formación de los empleados o el uso de herramientas digitales y de automatización que sean prácticas, sencillas de manejar  e intuitivas.

En cualquier caso, todo esfuerzo e inversión que se haga en la empresa para adoptar métodos más modernos y digitales, olvidando para siempre el incómodo, antiecológico y poco sostenible uso del papel, vale sin duda la pena. Sin duda, el retorno de esa inversión  se recupera muy rápidamente en términos de mayor eficacia, rentabilidad y productividad, además de poder enfocar el trabajo diario en base a tareas con más valor añadido.

 

¿Sabes cómo empezar a digitalizar tus notas de gastos?

 

Los 4 factores claves para digitalizar con éxito la gestión de RRHH 

La mayoría de empresas están interesadas en realizar una transformación digital de sus departamentos de RRHH, no solo las grandes, sino también las pyme y startups. Pero para hacerlo con éxito y eficacia, es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

1. Definir objetivos concretos y que respondan a las necesidades de la empresa

No se trata de digitalizar por el simple hecho de hacerlo. El proceso de digitalización debe tener unos propósitos muy claros, que sirvan para dar respuesta a las nuevas necesidades de la empresa en conjunto y de sus trabajadores a nivel individual.

Es fundamental vincular la digitalización y la automatización con objetivos concretos y  muy bien definidos, como por ejemplo:

  • Mejorar las comunicaciones de los empleados entre ellos y con sus superiores.
  • Potenciar la integración de los diferentes departamentos.
  • Agilizar y facilitar tanto las necesidades como las tareas de los empleados cuando se encuentran fuera de la oficina, trabajando sobre el terreno.
  • Permitir la supervisión del trabajo de los profesionales que no forman parte de la plantilla, pero que colaboran con la empresa.

Deben plantearse metas que sean realistas y que puedan cumplirse fácilmente con los procesos y las herramientas de automatización adecuadas.

2. Elegir las herramientas de digitalización y automatización más adecuadas

Existen numerosas herramientas en el mercado con funciones de digitalización de gestiones administrativas y automatización de tareas. Esto te obliga a realizar un esfuerzo adicional para analizar, comparar, filtrar y, finalmente, adquirir la que mejor se adapta a tus necesidades de gestión de los RRHH de tu empresa.

Es recomendable que la solución tecnológica que finalmente escojas tenga un manejo sencillo, pueda usarse en dispositivos móviles y se integre con el ERP o con el software central de la empresa. Por ejemplo, Kizeo Forms, la aplicación para crear y gestionar formularios e informes digitales, cumple con todas estas características.

A la hora de elegir una herramienta de este tipo, es fundamental tener en cuenta no solo las necesidades actuales, sino también las de futuro. Este aspecto es más importante, si cabe, en el caso de las startups, ya que su potencial de crecimiento, en un periodo muy corto de tiempo, puede ser muy grande. 

 

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3. Fomentar la participación de todos los empleados

Los procesos de digitalización de RRHH acaban afectando a todos los profesionales de la empresa en su conjunto, incluyendo a los trabajadores de otros departamentos, y también a los colaboradores freelance y a los proveedores.  

Fomentar la participación de todos, hacer que se involucren y tener en cuenta su opinión en cuestiones cómo qué procesos o tareas vale la pena automatizar, cómo hacerlo y con qué herramientas, conlleva muchas ventajas

La participación conjunta y la suma del trabajo, el esfuerzo y las opiniones de todo es la mejor garantía de éxito de un proceso de automatización digital de tareas administrativas y operativas.

4. Formar y capacitar al personal

Una vez elegidos los procesos y herramientas de digitalización, es fundamental formar adecuadamente a los empleados, capacitarles en el uso de estas tecnologías y que puedan sacarles el máximo partido. 

En este sentido, es importante que te asegures que los propios proveedores de la herramienta informática te ayuden en esta cuestión, facilitando todo lo que precises: documentación, los cursos online o profesionales y los recursos didácticos necesarios, como  videotutoriales, webinars, etc 

 

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Beneficios de digitalizar la gestión de RRHH partiendo de un proyecto sencillo

Lo mejor para emprender una digitalización paulatinamente es empezar con trámites sencillos como por ejemplo la gestión de las horas trabajadas, las notas de gastos y las solicitudes de días libres. Estos son los primeros pasos para llegar a establecer en su empresa un sistema de administración de recursos humanos.

Digitalizar estos procesos sencillos tendrá múltiples beneficios:

  • Reducir de manera considerable el tiempo de procesamiento de datos,
  • Automatizar sus procesos de RRHH,
  • Darles más autonomía a sus empleados,
  • Mejorar la « experiencia del empleado » poniendo a su disposición herramientas efectivas y modernas.
  • Reducir los costos de funcionamiento.

 

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Tendencias de la digitalización en la administración de recursos humanos

La digitalización de la gestión de RRHH no para de evolucionar y su desarrollo discurre en paralelo a las últimas novedades tecnológicas, adaptando las soluciones más vanguardistas. Estas son las principales tendencias:

Uso del Big Data, el HR Analytics (analítica predictiva) y la inteligencia artificial 

El análisis de grandes cantidades de datos, combinado con la analítica predictiva y la inteligencia artificial permite obtener información de gran valor para poder tomar las mejores decisiones y optimizar estrategias. En definitiva, lograr los mejores resultados en el ámbito de la gestión de la información. 

Para lograrlo, se usa un software muy avanzado que, a partir de la base de datos de la propia empresa y otras fuentes, como las redes sociales y profesionales, es capaz de generar predicciones y llegar a conclusiones objetivas basadas en referencias, fórmulas e información cuantitativa.

 

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Programas virtuales masivos (MOOC’s) y Gamificación

Se trata de generar espacios virtuales, muy dinámicos y basados en un contexto que combina la socialización, el juego y el aprendizaje. Se propicia el intercambio de información, experiencias y valores entre profesionales de RRHH de diferentes ámbitos, sectores y lugares de trabajo.

Plataformas e-learning

Es otra tendencia que está tomando mucha fuerza en la formación de los profesionales de RRHH. El aprendizaje es online y está caracterizado por: el dinamismo, el intercambio de información y los ejercicios muy visuales y con carácter práctico y de simulación de situaciones con las que los profesionales de gestión del talento se pueden encontrar en su día a día.

Realidad Virtual

Se trata de vuelta de tuerca al realismo de la formación y los ejercicios con herramientas informáticas que simulan situaciones extraídas de situaciones laborales comunes. Significa   una adaptación al entorno de la gestión de personal de técnicas que, hasta ahora, se usaban únicamente en entornos de aprendizaje muy prácticos, como el pilotaje, las fuerzas de seguridad o los controladores aéreos.

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Kizeo Forms, la herramienta para automatizar la gestión de RRHH

Kizeo Forms es una solución móvil que se adapta perfectamente a tu actividad. El dispositivo móvil (tablet o móvil) se vuelve una verdadera herramienta de trabajo que garantiza movilidad y el flujo de comunicación.  Desde cualquier lugar de trabajo, con o sin conexión a internet, tus empleados y colaboradores podrán fichar sus horas de trabajo, rellenar sus notas de gastos o solicitar días libres en unos segundos.

Funciona con dos herramientas inseparables:

  • La plataforma web, donde puedes crear los formularios que rellenará el personal desde la aplicación móvil. Es como si crearas tu propia aplicación sin necesidad de ser un experto en tecnología. También es el espacio para centralizar y exportar toda la información recopilada en Word, Excel y PDF.

Nota de gastos Kizeo Forms en plataforma web

  • La aplicación móvil, que se convierte en la herramienta de los empleados para registrar sus actividades administrativas como horas trabajadas y notas de gastos. También, les sirve para hacer solicitudes de vacaciones o viáticos en pocos clics. Funciona con o sin conexión a internet y es compatible con Android y en IOS.

Ejemplos de uso de Kizeo Forms

  • Solicitud de vacaciones:

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