27Sep, 2016
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Créer une liste externe sur Excel et l’importer

Créez plus rapidement et facilement vos listes externes en les créant sous Excel.

Avec Kizeo Forms, vous avez la possibilité de créer une liste type qui vous évite de saisir à chaque fois la même liste ! C’est ce que nous appelons une Liste externe. Dans ce tutoriel, nous allons vous apprendre à créer cette liste depuis Excel.

Vous devez utiliser le logiciel Microsoft Excel de 2007 au minimum afin de pouvoir enregistrer votre liste au format .xlsx. Si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire.

Les différentes listes.

Différents formats de listes existent sur Kizeo Forms :

  • La Liste simple : c’est une liste, de villes par exemple.
  • La Liste hiérarchique : c’est une liste à plusieurs niveaux (jusqu’à 9). Vous pouvez créer, par exemple, une liste qui vous propose un certain nombre de régions, que chaque région vous propose les départements correspondants, et enfin, chaque département vous propose les villes correspondantes.
  • La Liste référentielle : elle permet de lier plusieurs champs à une Liste (jusqu’à 49). Lors de la saisie, en sélectionnant un item de cette liste, les données liées à cet item iront se remplir automatiquement dans les champs prévus à cet effet. Vous pouvez, par exemple, créer une liste d’intervenants. A la saisie de l’un d’entre eux, son adresse et son numéro de téléphone apparaîtront automatiquement.
  • La Liste hiérarchique – référentielle : elle permet, à la suite d’une liste à plusieurs niveaux (9), la saisie automatique des champs liés à cette liste (jusqu’à 49). En reprenant les deux exemples précédents, nous allons choisir notre intervenant dans une Liste hiérarchique de villes. Et les informations propres à celui-ci iront se compléter de façon automatique dans les champs Référence prévus à cet effet.
  • La Liste avec codes : elle permet à l’export, pour un item sélectionné, d’afficher un nom différent que celui que l’on lit lors de la saisie. Cela peut être une abréviation, un code ou une référence par exemple .
  • La liste filtrée : elle permet de faire afficher, ou non, des éléments d’une liste externe en fonction des informations renseignées dans les profils utilisateur.

Etape 1. La création des listes sur Excel.

Pour ces listes, il y a deux points très importants qui compromettront le bon fonctionnement s’ils ne sont pas respectés :

  • Votre liste, quelle qu’elle soit, doit être créée dans un fichier Excel, enregistrée au format .xlsx.

Enregistrez votre fichier Excel au format .xlsx

  • Kizeo Forms reconnaît le type de liste, en fonction des noms des colonnes. Il faut donc nommer les colonnes exactement comme expliqué ci-après et toujours commencer en A1.
La Liste simple.
  • La cellule A1 doit être renommée label.
  • Commencer la saisie de votre liste en A2.

Créez votre liste simple.

Cliquez ici pour télécharger cet exemple de liste externe

La Liste hiérarchique.

Une Liste hiérarchique peut contenir jusqu’à 9 niveaux, soit 9 colonnes sur le fichier Excel.

  • Sur ce fichier, sur la première ligne, les cellules A1 et B1 doivent être renommées level_label, la dernière colonne doit être nommée label.
  • Saisissez votre liste.

Configurez votre liste hiérarchique sous Excel.
Explications : prenons l’exemple du Languedoc-Roussillon.
En sélectionnant la région du Languedoc-Roussillon la liste suivante vous proposera les départements Aude, Gard, Hérault, Lozère et Pyrénées Orientales. Et en choisissant l’Hérault, les villes Béziers, Montpellier et Pézènas vous seront proposées.

Cliquez ici pour télécharger un exemple de liste hiérarchique.

La Liste référentielle.

La Liste référentielle peut comporter jusqu’à 49 colonnes.

  • La cellule A1 soit être renommée label, les cellules suivantes B1, C1, D1, etc. doivent être renommées ref.
  • Saisissez votre liste.

Configurez votre liste référentielle sous Excel.

Explications : prenons l’exemple de Thomas.
En sélectionnant Thomas, son prénom, son adresse et son numéro d’intervenant iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (des champs Référence ou Calcul).
La lecture se fait par colonne : la colonne 1 est définie par le nom, la colonne 2 est définie par le prénom et ainsi de suite.

Cliquez ici pour télécharger un exemple de liste referentielle

La Liste hiérarchique-référentielle.

La Liste hiérarchique-référentielle peut contenir 9 colonnes pour la partie hiérarchique et 49 colonnes pour la partie référentielle. Sachant que la dernière colonne de la hiérarchique et la première de la référentielle sont communes aux deux listes.

  • Sur votre fichier Excel, nommez la première ligne (A1, B1, C1…) de la partie Liste hiérarchique (la liste à plusieurs niveaux (9 maximum)) level_label. La dernière colonne de cette dernière devra se nommer label. Cette colonne label est commune aux deux listes, c’est la dernière colonne de la Liste hiérarchique et la première de la Liste référentielle. Les autres éléments de la Liste référentielle seront sous des colonnes nommées ref.
  • Saisissez votre liste.

Configurez votre liste hiérarchique-référentielle sous Excel.

Explications : prenons l’exemple de la Bourgogne-Franche-Comté.
En sélectionnant la Bourgogne-Franche-Comté la liste suivante vous proposera Dijon, Semir-en-Auxois et Beaune. Et en choisissant Dijon : Petit et Fournier vous sera proposé. Si vous sélectionnez Petit : Hugo, Grande rue, Dijon, 0123654789 iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (des champs Référence).

Note : Dans le cas où une ligne posséderait un seul niveau par exemple, vous devrez inscrire son premier niveau dans la première colonne et laisser les autres level_label vident.

Cliquez ici pour télécharger un exemple de liste hiérarchique référentielle.

La Liste avec codes.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les éléments provenant d’une colonne label. Le code s’affiche dans l’Historique et dans les exports Excel (listes et personnalisés).

  • La colonne qui précède label doit être renommée code.

Configurez votre liste avec codes sous Excel.
Explications : Prenons l’exemple de Bernard Lucas, à l’export, au lieu de voir apparaître Bernard, son code d’intervenant 1204877 apparaîtra dans l’Historique et les exports Excel.

Note : Les Codes ne peuvent être configurés que pour les éléments provenant d’une colonne Label (level_label ou label).

Cliquez ici pour télécharger un exemple de liste à code.

La Liste filtrée.

La liste filtrée permet d’afficher ou non des éléments d’une liste externe en fonction des informations renseignées dans les profils utilisateur.

  • Sur votre fichier Excel, renommez les cellules A1, B1, C1 par user_ref1 et user_ref2 dans le cas où vous avez 2 types de filtres à y insérer.
  • La colonne suivante, C1, doit être renommée Label. C’est la colonne qui correspond aux éléments de votre liste.
  • Saisissez vos filtres et les éléments de votre liste.

Configurez votre liste filtrée sous Excel.

Explications : Les utilisateurs ayant comme filtres France et Bretagne, configuré dans leur profil utilisateur, verront sur leur mobile ou tablette les noms Durand, Dubois et Moeau. En revanche, ils ne verront pas apparaître les autres éléments de la liste.

Note : Vous pouvez insérer dans votre cellule :

  • Un seul filtre : France.
  • Un filtre avec deux valeurs : France|Europe.
  • Un filtre large France*. Ce filtre permet d’afficher tous les éléments ayant un filtre qui commence par France. Par exemple France_Nord et France_Sud.
  • Aucun filtre : les lignes seront alors visibles par tous les utilisateurs.

Cliquez ici pour télécharger un exemple de liste filtrée.

Etape 2. L’import des listes.

  • Rendez-vous dans votre compte Kizeo Forms, dans l’onglet Listes externes -> Créer une liste externe.
  • Nommez votre liste, cliquez sur Excel puis sur Cliquez ou déposez votre classeur Excel ici (.xlsx) afin d’insérer votre modèle.

Sélectionnez votre fichier Excel en cliquant sur Parcourir.

  • Une fois votre liste importée, cliquez sur Tout écraser puis sur Confirmer les changements et revenir en édition.

cliquez sur Tout écraser puis sur Confirmer les changements et revenir en édition

  • La liste va se créer automatiquement suite au chargement du fichier Excel. La ponctuation, qui dépend de la première ligne du fichier Excel, doit s’afficher toute seule.

Votre nouvelle liste apparaît.

  • N’oubliez pas d’enregistrer !

Pour aller plus loin…

La force de ces listes externes, tout comme celle de Kizeo Forms, est de s’adapter à votre métier !


N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 33 commentaires

  • DEFRENNE Louis

    13 Août, 2019

    Les listes externes pourraient-elles être directement importer depuis Sharepoint pour éviter la mise à jour manuelle de la liste dans KIZEO?

    • Patrick Carloni

      13 Août, 2019

      Bonjour,

      Oui les listes externes peuvent être mises à jour directement à partir des listes SharePoint, grâce au connecteur SharePoint développé par Kizeo.
      Je vous invite à vous rapprocher du support technique pour en faire la demande (support@kizeo.com).
      En espérant avoir répondu à votre question.

  • Louis Frotey

    28 Juin, 2019

    Bonjour,

    Est-il possible de venir enrichir une liste simple en fonction de données saisies précédemment dans un formulaire ?

    Ex: j’ai plusieurs participants à une réunion. Je renseigne leurs noms dans un tableau (Nom; Prénom) en début de formulaire puis je leur attribue des tâches en cours de la réunion dans un second tableau (Tâches; Responsable; Échéance). Le but est d’éviter d’avoir à ressaisir leurs noms dans le champ “Responsable” qui viendrait chercher automatiquement la liste de noms des participants à la réunion.

    Merci d’avance

    • Patrick Carloni

      28 Juin, 2019

      Bonjour,

      Il y a effectivement la possibilité de venir enrichir une liste externe Kizeoforms. Pour cela il vous faut passer par SharePoint en utilisant notre connecteur. Si vous souhaitez avoir plus d’information à ce sujet, je vous invite à nous faire parvenir un mail à support@kizeo.com.

  • BotteF

    24 Mar, 2019

    Bonjour,

    J’ai une liste qui contient :
    code chantier, nom chantier, adresse chantier
    et je souhaite que l’utilisateur qui remplit le formulaire puisse choisir par code,nom ou adresse pour retrouver le chantier considéré.
    J’ai essayé avec les listes référentielles, mais elles m’imposent une recherche par le “label” uniquement.

    Quelle est la marche à suivre?

    Merci d’avance

    • Charles Leconte

      25 Mar, 2019

      Bonjour,

      Afin de bien cerner votre demande et répondre correctement à votre question, j’aurais besoin d’informations complémentaires.

      Je vous invite à me contacter au 04 90 23 67 60. Demandez Charles.

      A bientôt.

  • Laurent

    14 Août, 2018

    Bonjour
    je n’arrive pas a créer la liste à partir du fichier excel. bien compris la manip pour la récupérer
    mais les champs ne sont pas tous remplis ,
    ma liste référentielle comprend des nombres et du textes ,
    les formats des données sous excel doivent il respecter un format.
    car sur une des colonnes j’ai rajouté des zéro avec la formule concaténer (“00”, A2) et les 2 zéros apparaissent .
    cordialement

    • Sarah Marivaux

      14 Août, 2018

      Bonjour,

      Les cellules doivent avoir un format “standard”.
      N’hésitez pas à nous transmettre votre fichier par e-mail à support@kizeo.com afin que nous puissions vous accompagner au mieux.

      Cordialement,

  • DESQUIREZ

    24 Juil, 2018

    Bonjour,
    j’aurai besoin de rentrer une liste pour y avoir accès depuis mes formulaires
    mais cette liste varie en permanence, éventuellement 2 à 3 fois par jour,
    donc
    aller dans mon fichier excel, modifier, enregistrer sur le site kiséo est relativement fastidieux
    avez vous une idée à me soumettre

  • ESPERET

    10 Juil, 2018

    Ma liste externe contient sur les 3 dernière colonnes des valeurs calculées par formules excel (concaténation de texte d’autres cellules du fichier). Lorsque je fais l’import, les valeurs importées pour ces 3 dernières colonnes sont les mêmes que celle de la dernière colonne qui n’a pas de formule (c.a.d. la 4 avant dernière colonne). Comment faire?

    • Soraya Boualam

      10 Juil, 2018

      Bonjour,

      Afin de pouvoir vous aider, merci de nous envoyer un e-mail à support@kizeo.com en précisant votre code entreprise, ainsi que le nom du formulaire concerné et celui de la liste externe.

      Meilleures salutations.

  • DUPEROU

    27 Mai, 2018

    Bonjour,
    je teste KIZEO
    j’ai inséré une liste hiérarchique référentielle dans un formulaire et l’info (label) s’affiche en double à la saisie.
    Est ce normal?
    Merci de votre aide

    • Sarah Marivaux

      28 Mai, 2018

      Bonjour,

      Pourriez-vous nous indiquer par e-mail à contact@kizeo.com le nom de la liste concernée ainsi que votre code entreprise afin que nous puissions regarder ?

      Cordialement,

  • MARIE

    24 Mai, 2018

    Suite à cet échange ci-dessous, j’ai le même probleme
    J’y ai remédie de cette façon cependant sur mon word personnalisé mes 2 champs apparaissent;
    Comment faire pour faire disparaître le premier champ “autres” quand le 2 eme est complété?
    merci
    bianchi
    07 Mar, 2018

    Bonjour,

    Pourriez-vous me dire si il est possible d’établir une liste de donnée mais d’avoir une ligne marqué “autre” et où on pourra rempli à la main/clavier si on sélectionne “autre” ?

    Sarah Marivaux
    07 Mar, 2018

    Bonjour,

    Cela n’est pas directement possible. Vous pouvez ajouter dans votre liste un élément Autre qui permettra d’afficher un champ de saisie.

    Cordialement

    • Sarah Marivaux

      24 Mai, 2018

      Bonjour,

      Vous pouvez utiliser les balises block afin d’afficher ou non un bloc de paragraphe de cette manière :

      ##_block:votre_liste-ne:autre## <- Cela peut se traduire par afficher si liste "différent" de autre ##votre_liste## ##_block:votre_liste-ne:autre## ##_block:votre_liste-qe:autre## <- Cela peut se traduire par afficher si liste "égal" autre ##votre_champ_de_Saisie## ##_block:votre_liste-qe:autre##Cordialement,

  • bianchi

    07 Mar, 2018

    Bonjour,

    Pourriez-vous me dire si il est possible d’établir une liste de donnée mais d’avoir une ligne marqué “autre” et où on pourra rempli à la main/clavier si on sélectionne “autre” ?

    • Sarah Marivaux

      07 Mar, 2018

      Bonjour,

      Cela n’est pas directement possible. Vous pouvez ajouter dans votre liste un élément Autre qui permettra d’afficher un champ de saisie.

      Cordialement,

  • ouasli

    06 Fév, 2018

    Bonjour,
    je souhaiterais créer des listes de destinataires afin de simplifier et de cibler les destinataires.
    Cependant je n’arrive pas à intégrer plusieurs listes de destinaires. Pourriez-vous me dire si cela est-possible ?
    Cdt,

  • MV

    11 Jan, 2018

    Bonjour,

    J’ai effectué une liste externe via un excel, cependant que je veux la mettre dans KIZEO,

    Rien ne se passe ..

    Pouvez vous m’aidez ?

    • Sarah Marivaux

      11 Jan, 2018

      Bonjour,

      Pouvez vous nous appeler au 04 90 23 67 60 afin que nous puissions vous accompagner ?

      Cordialement,

    • Agostinho Quintela

      11 Jan, 2018

      Bonjour,
      une fois votre liste créé dans Excel en suivant les quelques règles décrites dans ce tutoriel, cliquez sur l’onglet “Excel”, déposer votre fichier et enfin cliquez sur le bouton “Tout écraser”.
      Votre liste apparaîtra.
      Si cela ne marche pas, n’hésitez pas à nous contacter par mail (suuport@kizeo.com).
      Bien cordialement,

  • Yoann RUAUD

    12 Oct, 2017

    Bonjour,
    En proposition d’amélioration de cette page bien expliquée,
    Pourriez vous proposer un fichier .xlsx avec les feuilles exemples des différents modèles de listes reconnues ou exemples présentés ?
    Merci à vous
    Cdlt,

    • Sarah Marivaux

      13 Oct, 2017

      Bonjour,

      Merci pour votre proposition. Nous essayerons de mettre prochainement un fichier Excel à disposition.

      Cordialement,

  • STREET BANGKOK

    30 Juil, 2017

    Est – il possible de mettre une liste externe sur dropbox et qu’elle actualise en direct sur KIZO sans avoir à la réimporter ???
    Merci,
    Norman

    • Sarah Marivaux

      31 Juil, 2017

      Bonjour,

      Cela est malheureusement impossible. Si vous souhaitez que votre liste externe s’actualise automatiquement, vous devez automatiquement passer par notre web service.

      Cordialement,

  • GRANELLI

    09 Juil, 2017

    Bonjour,

    j’utilise Libre office pour faire le fichier de liste externe, il refuse mon import en me disant que soit mon fichier est vide soit il est erroné. Ne peut on pas utiliser un autre soft qu’excel pour faire un .xlsx ?

    • Sarah Marivaux

      10 Juil, 2017

      Bonjour,

      Vous devez en effet utiliser la suite bureautique Microsoft Office. Si vous ne la possédez pas, vous pouvez créer votre fichier gratuitement sur le site http://www.msn.com/fr-fr onglet “office.

      Cordialement,

  • roucher

    27 Juin, 2017

    Bonjour
    Un fichier Excel avec plusieurs onglets peut il être importé?

    • Sarah Marivaux

      27 Juin, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez importer un fichier Excel avec plusieurs onglets cependant, seul le premier sera pris en compte pour l’édition de votre liste Externe.

      Cordialement,

  • BOURNEUF

    19 Avr, 2017

    Je ne parviens à mettre ma liste à jour. Et pourtant le fichier est le même (mais actualisé) que celui qui a servi à créer la liste initiale dans KIZEO.

    • Sarah Marivaux

      19 Avr, 2017

      Bonjour,

      Merci de m’envoyer votre code entreprise, le nom de votre liste et votre fichier Excel à support@kizeo.com pour que je vous apporte mon aide.

      Cordialement

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