08Sep, 2016
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L’Excel personnalisé : réalisez un rapport à votre image !

Par défaut, seul l’Excel liste, regroupant l’ensemble de vos formulaires sur une période donnée, est disponible à l’export.
Mais il est possible de récupérer un seul formulaire au format xlsx et de le personnaliser avec les dispositions, la police, le style, etc. que VOUS voulez. Kizeo Forms vous donne une totale liberté quant à la rédaction de VOTRE propre rapport final.
Pour ce faire, vous allez devoir manipuler quelques termes techniques… mais rien de grave ! Les 4 étapes ci-dessous vous aideront à obtenir un compte-rendu qui vous ressemble !

Étape 1. Création d’un Excel personnalisé.

Vous allez créer ce que nous appelons un Excel personnalisé. Comme son nom l’indique, vous utiliserez le logiciel Microsoft Excel, de 2007 au minimum (si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire).

Pour personnaliser votre rapport, vous aurez aussi besoin de connaître les balises des éléments de votre formulaire que vous souhaitez insérer dans votre fichier.  Les balises représentent le « code de référence » de chaque élément (ex : ##client##). Pour plus d’information consultez notre tutoriel Aide Balises.

Astuce : Vous pouvez télécharger l’exemple Excel proposé par Kizeo (Option -> Exports -> +Ajouter -> Excel). L’avantage de cet exemple est qu’il comprend toutes les balises de votre formulaire, correctement rédigées. Vous pouvez vous en inspirer afin de réaliser votre rapport.

  • Ouvrez un fichier vierge Excel.

Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Edition pour télécharger un exemple ou pour y insérer votre Excel personnalisé.

  • Élaborez votre document selon ce que vous voulez obtenir en insérant (manuellement) les balises là où vous voulez qu’elles affichent l’information. Par exemple, vous souhaitez que le nom et le prénom de votre client se trouvent dans la même cellule, il vous suffit alors de placer les balises des éléments Nom et Prénom côte à côte dans votre fichier Excel.

  • Vous avez également la possibilité de réaliser des calculs simples ou d’intégrer du texte, des couleurs, des images, etc.
  • De la même façon, vous pouvez ne pas faire apparaître certains éléments dans vos rapports. Par exemple, des informations nécessaires pour la gestion de vos données mais n’apportant aucune information nécessaire au client.

Étape 2. Les astuces pour réaliser votre document.

Afin d’aller encore plus loin dans la personnalisation de votre rapport, nous vous recommandons de consulter notre tutoriel Aide balise.

Organisation de votre tableau.

Dans un Excel personnalisé, deux possibilités s’offrent à vous pour organiser un tableau : en lignes ou en colonnes.

Si vous souhaitez qu’à chaque nouvelle saisie, une nouvelle ligne apparaisse :

  • Insérez dans chaque cellules de votre première ligne, les libellés de votre tableau.
  • Dans chaque cellules de votre seconde ligne, insérez les balises de vos éléments.

Insérez vos balises dans votre document Excel.

Si vous souhaitez qu’à chaque nouvelle saisie, une colonne apparaisse avec l’ensemble des informations :

  • Insérez dans la première cellule (ici A4) le libellé de votre tableau.
  • Dans la première cellule de votre seconde colonne (ici B4), vous insérez toutes vos balises à la suite de la balise de votre tableau (dans notre exemple ##id_tableau##).
  • La colonne des balises affichera autant de lignes saisies sur le mobile.

Insérez toutes vos balises dans la première cellule de votre seconde colonne.

Astuce : pour faire un saut de ligne dans Excel :

  • Sur PC : alt + entrée.
  • Sur Mac : cmd + alt + entrée.

Ci-dessous un exemple comparant les possibilités à l’export :

 

Exemple comparant les possibilités à l’export.

 

L'affichage du numéro de ligne
Récupérer la saisie d'un élément d'une ligne dans un tableau.

Styliser les données.

Voici un exemple de modèle créé sur Excel :

Exemple de document Excel personnalisé.
Astuce : Pour obtenir qu’une seule page, n’hésitez pas à cacher les feuilles que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans votre rapport personnalisé !
Pour obtenir qu'une seule page, n'hésitez pas à cacher les feuilles que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans votre rapport personnalisé !

Etape 3. L’import du fichier Excel personnalisé.

  • Retournez sur votre formulaire.
  • Cliquez sur le bouton Options, puis allez dans l’onglet Exports.

Rendez-vous dans les options de votre formulaire, onglet Export.

  • Chargez votre fichier Excel en cliquant sur Ajouter puis sur le logo Excel.
  • Fermez la fenêtre d’Options et enregistrez bien votre formulaire avant de quitter la zone de création.

/!\ IMPORTANT /!\ Il faut avoir enregistré son formulaire sur le serveur, au moins une fois, pour pouvoir ajouter un Word ou un Excel personnalisé.

Etape 4. L’export des données.

Maintenant, visualisez le résultat. Rendez vous sur la page Historique de votre menu Données et exportez au format Excel personnalisé et/ou au format PDF personnalisé depuis Excel.

Vous pouvez également renommer vos fichiers d’exportations. Pour plus d’information reportez-vous à notre Renommer ses fichiers d’exportation.

Voici un exemple de document Excel personnalisé.

Astuce : vous pouvez masquer une feuille de votre modèle Excel afin qu’elle ne ressorte pas à l’export de votre rapport PDF personnalisé depuis Excel.


Pour aller plus loin…


N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !

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Il y a 32 commentaires

  • Robin

    21 Nov, 2018

    Bonjour,

    Je souhaite intégrer un tableau rempli depuis la plateforme Kizéo sur un Excel personnalisé. J’ai donc utilisé les balises appropriées afin d’ajouter des lignes sur mon fichier Excel lorsque le tableau rempli depuis Kizéo contient plusieurs lignes.
    Néanmoins, mon fichier Excel génère des doublons pour chaque ligne de mon tableau. Comment résoudre ce problème ?
    Merci

    • Jean-Didier Baculard

      21 Nov, 2018

      Bonjour

      Envoyez-nous votre modèle et votre résultat avec les doublons par email à support@kizeo.com. Nous vous répondrons ensuite.

      Cordialement

  • Lefebvre Médéric

    07 Août, 2018

    Bonjour,

    J’aimerais savoir s’il est possible d’exporter les données d’un même formulaire rempli N fois par un utilisateur, en un tableau Excel contenant N lignes, au lieu de N tableau Excel contenant 1 ligne chacun.

    Pour illustrer : un utilisateur remplit le formulaire “A”, l’enregistre, puis remplit une seconde fois le formulaire “A”, et l’enregistre. Dans ces deux formulaires, il rentre le même “numéro chrono”. Dans l’historique de données Kizéo, il apparaîtra donc 2 formulaires avec le même “numéro chrono”. Est-il alors possible d’obtenir un unique fichier Excel contenant 2 lignes, au lieu de 2 fichiers Excel contenant 1 ligne chacun ?

    Merci de votre aide

    • Sarah Marivaux

      07 Août, 2018

      Bonjour,

      Nous ne pouvons malheureusement pas regrouper plusieurs données dans un même Word/Excel personnalisé.
      Vous pouvez cependant, suite à un filtre effectué dans l’Historique afficher les données regroupant une même information (par exemple votre numéro Chrono) puis exporter ces mêmes données au format Excel liste.

      N’hésitez pas à revenir vers nous si vous avez des questions,
      Cordialement,

  • Antoine

    06 Juin, 2018

    Bonjour,
    Je rencontre un souci quant à l’affichage des données dans mon export Excel.
    En effet dans Kizéo je crée une zone de texte pour que les utilisateurs puissent marquer le descriptif de leurs interventions heure par heure. Le retour à la ligne fonctionne très bien sur Kizéo ans la zone de texte, mais lorsque je récupère le texte dans mon Excel je me retrouve avec tout le contenu sur une seule ligne. Est-il possible que la mise en page du Kizéo soit la même dans l’Excel ?
    Je vous remercie pour votre aide.
    Cordialement

    • Soraya Boualam

      06 Juin, 2018

      Bonjour,

      Afin que le texte ne déborde pas de la colonne, vous pouvez sur Excel “Renvoyer à la ligne automatiquement” (cette option se trouve dans “Accueil”).

      Restant à votre disposition,

      Meilleures salutations.

  • AT Paramédical Michael

    30 Mai, 2018

    Bonjour !

    Je suis en train de refaire mon formulaire d’exportation Excel, mais je me retrouve avec un problème d’affichage.

    Comment dois-je faire pour que sur une même ligne n’apparaisse que les données correspondantes aux balises qui ont été complétées ?

    Par exemple : Si je ne laisse le choix que de remplir soit la balise ##telephone##, soit la balise ##portable##, et qu’ensuite dans l’Excel sur une même ligne nommée “contact” je veux qu’apparaisse un des deux numéros, comment faire ?

    J’ai bien tenté d’écrire : ##telephone## ##portable##

    Mais du coup j’ai la balise laissée vide qui s’affiche et je me retrouve avec un truc du genre : 0482747264 ##portable##

    Merci 🙂

    • Sarah Marivaux

      30 Mai, 2018

      Bonjour,

      Pourriez-vous nous communiquer par e-mail à support@kizeo.com votre code entreprise ainsi que le nom du formulaire afin que nous puissions regarder ?

      Cordialement,

  • Stephane Chaussade

    28 Mai, 2018

    Bonjour,
    J’ai créé un fichier Excel pour exporter les données de certains de mes formulaires.
    Dans ces exports, la colonne D récupère les données de mes formulaires grâce aux balises.
    Dans la colonne F, les formules utilisent les valeurs de la colonne D. Ces formules ne fonctionnent plus depuis quelques jours. Est-ce normal ?
    Par avance merci.
    Cordialement, Stéphane CHAUSSADE

    • Soraya Boualam

      28 Mai, 2018

      Bonjour,

      Afin de pouvoir vous aider, merci de nous communiquer un e-mail à support@kizeo.com en nous précisant votre code entreprise ainsi que le nom du formulaire concerné.

      Dans cette attente,

      Meilleures salutations,

  • Stephane Chaussade

    25 Mai, 2018

    Bonjour,
    J’ai créé un fichier Excel pour exporter les données de mes formulaires.
    Dans la colonne D, j’ai inséré les balises pour récupérer les valeurs de mon formulaire.
    Dans la colonne F, j’ai inséré une formule Excel qui utilise les valeurs de la colonne D.
    Depuis quelques jours, à l’ouverture d’un export, je suis contrait de double cliquer sur les formules de la colonne F pour que celles-ci fonctionnent.

    • Sarah Marivaux

      25 Mai, 2018

      Bonjour,

      Pourriez-vous nous indiquer par e-mail à contact@kizeo.com le formulaire concerné ainsi que votre code entreprise afin que nous puissions regarder ?

      Cordialement,

  • Patrick Perreault

    18 Mai, 2018

    J’ai personnalisé un fichier Excel afin de faire sortir un rapport automatique de mon entrée de donnée. Cependant, lors de l’exportation de mes données, je reçois un fichier Excel par ligne (par donnée d’entrée). Est-ce possible d’avoir plusieurs ligne d’entrée saisis sur le même rapport?

    • Soraya Boualam

      18 Mai, 2018

      Bonjour,

      D’après votre demande, je comprends que vous désirez réunir sous un seul fichier Excel plusieurs données saisies sous format personnalisé.
      Ceci n’est pas possible. En effet, la solution adéquate est de créer un Excel liste personnalisé et non un Excel personnalisé.

      Pour cela, je vous invite à consulter notre tutoriel à ce sujet.

      Restant à votre disposition,

      Meilleures salutations

  • DEBOURG Anne-Charlotte

    28 Mar, 2018

    Bonjour,

    Est-il possible de faire en sorte qu’une mise en forme conditionnelle s’applique sur un fichier EXCEl avec le KIZEO ? J’aurais en effet voulu mettre des dates en surbrillance à partir d’une certaine échéance, malheureusement quand je fais le test et que je reçoit le fichier EXCEL rempli avec KIZEO, ma mise en forme conditionnelle a disparu…

    Merci,

    Cordialement,

    • Jean-Didier Baculard

      28 Mar, 2018

      Bonjour

      Je ne suis pas certain que ce que vous demandez soit facile à faire sans parler de donnée Kizeo. Avez vous un exemple de fichier excel qui a cette fonctionnalité ?
      Vous pouvez l’envoyer à support@kizeo.com et ensuite je vois dirais si c’est adaptable avec un export Kizeo.

      Cordialement

  • Legeay Valérie

    13 Nov, 2017

    Bonjour,

    Je souhaiterais diminuer le format des signatures sur mon export personnalisé Excel.

    Est-ce possible de le faire? Si oui, comment?

    Cordialement,

    • Sarah Marivaux

      13 Nov, 2017

      Bonjour,

      Afin de redimensionner vos signatures, vous pouvez utiliser les balises suivantes :

      ##id_element## : si on ne veut pas se préoccuper de la taille.
      ##id_element-largeurxhauteur## : si on veut définir la largeur et la hauteur.
      ##id_element-largeurx## : si on veut définir uniquement la largeur.
      ##id_element-xhauteur## : si on veut définir uniquement la hauteur.

      Vous pouvez renseigner au choix la hauteur ou la largeur de l’image. La valeur non renseignée sera calculée automatiquement, afin de conserver les proportions de votre image. Par exemple, si vous souhaitez qu’une signature fasse 100 pixels de haut, insérez ##signature-x100##.

      Cordialement,

  • Pierrick

    16 Oct, 2017

    Bonjour

    Est il possible de centrer un photo dans une cellule Excel

    cordialement

    • Jean-Didier Baculard

      16 Oct, 2017

      Bonjour

      Non ce n’est malheureusement pas possible. Les photos dans excel ne peuvent pas être rattachées à des cellules.

      Cordialement

  • Chabal

    18 Sep, 2017

    Bonjour.
    J’ai deux tableaux indépendants sur Kizeo, l’un avec 5 colonnes et le second avec 3 colonnes. Je récupère les infos sur un excel personnalisé. Les 2 tableaux sont positionnés sur les mêmes lignes, l’un de la colonne excel A à E et le suivant de G à I. En fonction des saisie les 2 tableaux peuvent avoir un nb de ligne déférent. Le souci est le suivant : lorsque les 2 tableaux ont un nb de ligne différent, les nouvelles lignes sont créés pour le second tableau mais les informations de la premières ligne sont dupliquées. Comment bloquer cela ? Il s’agit de mon formulaire “CRI Equipement Labo”, partie “Cout”.

    • Sarah Marivaux

      18 Sep, 2017

      Bonjour,

      Nous n’arrivons malheureusement pas à afficher deux tableaux sur les mêmes lignes. C’est pour cela que les lignes sont dédoublées.
      Afin d’obtenir un affichage idéal, nous vous conseillons de ne pas afficher vos tableaux sur les même lignes.

      Cordialement,

  • Ludo

    04 Mai, 2017

    Bonjour, est il possible d’ajuster automatiquement les hauteur de ligne dans excel? car dans la même cellule, j’ai des balises de liste, contenant 1 seul ligne, et une autre balise zone de texte, contant plusieurs ligne. le probleme est que lorsque j’exporte mon modèle, je ne vois que la première ligne de ma zone texte., et si j’augmente la hauteur de cellule avant de la télécharger dans kizeo, cela me fait donc des grand blanc dans chaque cellule.
    Merci d’avance.

    • Agostinho Quintela

      04 Mai, 2017

      Bonjour,
      La librairie utilisée dans Kizeo pour construire votre rapport Excel ne gère pas l’ajustement automatique des hauteurs de lignes.
      A ce jour, je ne peux que vous conseiller de fixer manuellement la hauteur de la cellule à l’avance.
      Cordialement.

  • SAHIRI

    11 Avr, 2017

    Bonjour,
    Je souhaite utiliser le résultat d’un balise pour une formule excel simple comme suivant =si(balise>20;17;balise)
    Si je mets la balise sur une cellule (ex :A3) et je construit la formule comme suit =si(A3>20;17;A3) .
    La première ne fonctionne pas et la deuxième solution me donne le même résultat pour chaque ligne du tableau (A3) .
    Merci de votre aide

    • Vincent Demonchy

      11 Avr, 2017

      Bonjour,

      Tout d’abord, impossible de mettre une balise dans une formule Excel directement, il faut passer par un case adjacente.

      Il n’est pas possible d’utiliser la méthode classique pour les formules Excel à l’intérieur des lignes de tableaux Kizeo. Il faut utiliser la méthode relative indirecte.
      Typiquement, si vous avez la ligne de tableau suivante :

      A1 = ##votre_champ_kizeo_dans_un_tableau##
      B1 = A1
      C1 = SI(A1 > 20; 17; A1)

      Il faut alors écrire à la place :
      A1 = ##votre_champ_kizeo_dans_un_tableau##
      B1 = INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(); COLONNE() - 1))
      C1 = SI(INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(); COLONNE() - 2)) > 20; 17; INDIRECT(ADRESSE(LIGNE(); COLONNE() - 2)))

      Pour B1, A1 est la case située sur la même ligne et une colonne avant.
      Pour C1, A1 est la case située sur la même ligne et deux colonnes avant.

      Si vous avez plus de questions, n’hésitez pas à nous contacter à support@kizeo.com

      Cordialement,

  • Joe

    12 Mar, 2017

    Comment peut on faire une recherchev sur excel à partir du résultat d’une balise ? Ca me met systématiquement 0

    • Jean-Didier Baculard

      13 Mar, 2017

      Bonjour

      Je viens de faire un test sur une recherche verticale et puis un export excel Kizeo, et cela fonctionne. Merci de m’envoyer votre exemple, votre nom de formulaire et votre code entreprise à support@kizeo.com.

      Cordialement

  • MOY

    10 Mar, 2017

    Bonjour,
    Le fichier Excel personnalisé que je souhaite utilisé pour la restitution des saisies KIZEO contient des flèches insérées via l’onglet INSERTION, FORMES.
    Malheureusement lorsque Kizeo me renvoit mon document, les formes insérées ont disparu.
    Est-ce normal ou oublie-je quelque chose?

    Cordialement

    • Jean-Didier Baculard

      10 Mar, 2017

      Bonjour

      Notre bibliothèque utilisée pour l’excel personnalisé ne gère pas ces insertions. Merci de votre compréhension.

      Cordialement

  • PUJOL Alain

    09 Jan, 2017

    Bonjour,

    peux-t-on utiliser un fichier EXCEL avec macro comme document de restitution des données saisies

    Merci

    • Amanda Colombeau

      09 Jan, 2017

      Bonjour Monsieur Pujol,
      Il n’est pas possible à l’heure actuelle d’utiliser un fichier Excel avec des macros.
      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

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