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09Jan, 2018
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Les différents statuts sous Kizeo Forms

gestion des profils

Dans Kizeo Forms, il existe 3 statuts différents : l’administrateur, le chef de groupe et l’utilisateur. Découvrez le champ d’action de chacun.

L'AdministrateurLe Chef de groupeL'Utilisateur

l'adminitrateur du compteL’administrateur gère le compte dans sa globalité. Il n’a aucune restriction.

Attention :

  • Par défaut, tout ce qui est créé par un administrateur ne peut être modifié que par un administrateur.
  • Pour pouvoir saisir de la donnée, un profil doit obligatoirement être équipé d’une licence utilisateur, même l’administrateur.

chef de groupeLe Chef de groupe est un administrateur intermédiaire. Il peut créer, modifier des formulaires, des utilisateurs, des chefs de groupes, des groupes d’utilisateurs et récupérer les données de son groupe.

Il n’a cependant pas accès à la gestion du compte : onglet Paramètre et Abonnement.

Notes :

  • Pour la création/modification de formulaires, d’utilisateurs et de groupes d’utilisateurs les droits doivent lui être accordés lors de la création de son profil.
  • Pour pouvoir saisir de la donnée, un profil doit obligatoirement être équipé d’une licence utilisateur, même le chef de groupe.

Étape 1. Créer ou convertir son Chef de groupe.

C’est l’administrateur qui désigne au préalable les chefs de groupe.

  • Pour cela, allez dans Mes Utilisateurs et Cliquez sur Créer un utilisateur.

complétez le profil de votre chef de groupe

  • Définissez le statut et choisissez si vous souhaitez donner à votre Chef de groupe la possibilité de créer des utilisateurs, des formulaires et/ou des groupes.

Cliquez sur cliquer sur ce bouton pour créer un utilisateur afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des utilisateurs.

Cliquez sur cliquer sur ce bouton pour créer un groupe afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des groupes d’utilisateurs.

Cliquez sur cliquer sur ce bouton pour créer un formulaire afin de donner la possibilité à votre chef de groupe de créer/modifier des formulaires.

Exemple :

Récapitulatif des droits des différents statut d'utilisateurs Kizeo Forms.

Voici un tableau présentant les différentes interactions entre un chef de groupe (avec la possibilité de créer des utilisateurs, des groupes et des formulaires avec droit d’éditions) et un administrateur

  • Définissez ensuite le groupe principal de votre chef de groupe. Lorsqu’il créera un groupe, un utilisateur ou un formulaire, ce dernier sera rattaché par défaut à ce groupe.
    Il pourra de plus accéder à l’intégralité des données présentes hiérarchiquement en dessous de son groupe principal.

Exemple 2 : Notre chef de groupe Nord_leader3 a pour groupe principal Nord. Il a également la possibilité de créer/modifier des formulaires. Les groupes Nord Est et Nord Ouest ont pour groupe parent Nord. Ainsi :

  • Tout les formulaires que Nord_leader3 créera auront comme groupe propriétaire Nord.
  • Il pourra modifier les formulaires dont le groupe propriétaire est Nord ainsi que Nord Est et Nord Ouest.
  • Il pourra accéder aux données saisies par les collaborateurs appartenant aux groupes Nord, Nord Est et Nord Ouest.
  • Le groupe Compte entreprise étant au dessus, il ne pourra pas accéder (par défaut) à la modification des formulaires et aux données des collaborateurs appartenant à ce groupe. Cependant, si le chef de groupe copie un formulaire créé par l’administrateur, il deviendra automatiquement propriétaire de la copie. Il pourra donc la modifier.

Rappel : Si votre chef de groupe est amené également à saisir des données via son application Kizeo Forms ou la plateforme web, vous devez également sélectionnez le statut Utilisateur.

  • Cliquez sur Paramètres avancés et rendez-vous ensuite dans l’onglet Gestion des groupes afin de définir son appartenance à un ou plusieurs groupes.

Par exemple, en appartenant au groupe Nord, notre chef de groupe pourra accéder à l’ensemble des formulaires du groupe Nord.

Gérez la gestion de groupe

  • Depuis l’onglet Propriétaire, vous pourrez définir le groupe propriétaire du profil du chef de groupe ; autrement dit les chefs de groupes qui pourront être amenés à modifier ce profil.

Par exemple, si le groupe Nord est propriétaire de notre chef de groupe, l’ensemble des chefs de groupes appartenant au groupe Nord pourront modifier ce profil. A contrario, si le groupe Compte Entreprise en est le propriétaire, seul les administrateurs pourront modifier ce profil.

Gérez le proprietaire

Étape 2. Attribuer manuellement un chef de groupe à un groupe.

  • Allez dans Groupe d’utilisateurs puis cliquez sur une roue crantée.
  • Sélectionnez le statut Chef de groupe.
  • Ajoutez votre/vos chef(s) de groupe via le second menu déroulant.
  • Cliquez ensuite sur Ajouter les utilisateurs sélectionnés.

Attribuez manuellement un chef de groupe à un groupe.

Vous pouvez limiter l’interaction de votre chef de groupe avec les données saisies en sélectionnant son niveau d’accès depuis le menu déroulant Choisissez le rôle à donner :

  • Chef de groupe : il pourra consulter, exporter, supprimer et modifier la donnée (si l’option est activée).
  • Chez de groupe (lecture seule) : il pourra uniquement consulter et exporter la donnée.

NB : Il est impossible de limiter l’interaction d’un chef de groupe à un groupe si celui-ci est son groupe principal.

utilisateur

L’utilisateur est une personne qui saisit des données depuis un appareil mobile ou depuis la plateforme web. Une licence est donc nécessaire pour chaque profil avec la case utilisateur cochée.

L’utilisateur a, de plus, accès à l’intégralité des données qu’il a saisies afin de les copier et/ou de les exporter.

Il n’a cependant pas accès à l’espace de création et la gestion du compte.

 


Pour aller plus loin…


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