Indicadores de productividad: cómo aplicarlos para mejorar el trabajo en terreno

Medir la productividad es una necesidad crítica para cualquier empresa que busque mantenerse competitiva. Sin embargo, en la urgencia por aumentarla, muchas organizaciones cometen errores costosos: implementan soluciones sin tener claridad sobre dónde están los verdaderos cuellos de botella. La clave no está en trabajar más, sino en trabajar mejor. Y para eso, es fundamental identificar con precisión dónde se pierde tiempo, cómo se están utilizando los recursos y qué acciones concretas se pueden tomar para mejorar.

Tabla de contenidos

1. Cómo se mide la productividad en una empresa
2. Qué son los indicadores de productividad
3. Tipos de indicadores de productividad por sector
4. Cómo mejorar la productividad en una empresa con técnicos en terreno
5. Aumenta tu productividad con herramientas y sistemas definidos

Cómo se mide la productividad en una empresa

Medir productividad no significa solo contar cuántas unidades se producen o cuántas tareas se completan. Se trata de relacionar los resultados obtenidos con los recursos utilizados para lograrlos. Esa relación puede expresarse en diferentes formas, dependiendo del tipo de negocio.

En términos simples, la fórmula general es:

Productividad = Output (resultado) / Input (recursos utilizados)

Qué son los indicadores de productividad

Los indicadores de productividad son métricas que permiten entender si una empresa está usando sus recursos (tiempo, personas, dinero, equipos) de forma eficiente para alcanzar sus objetivos. Son herramientas de gestión que permiten tomar decisiones basadas en datos, identificar mejoras y monitorear avances a lo largo del tiempo.

Un buen KPI de productividad debe ser:

• Relevante: debe estar alineado con los objetivos estratégicos del área.
• Medible: con datos accesibles y trazables.
• Accionable: debe permitir tomar decisiones concretas.

Se dividen principalmente en tres tipos:

1. Productividad laboral: mide el rendimiento del recurso humano.
2. Productividad del capital o activos: mide el aprovechamiento de los equipos o instalaciones.
3. Productividad multifactorial: combina varios insumos (como trabajo + maquinaria + energía) para reflejar el panorama completo.

Tipos de indicadores de productividad por sector

Construcción

• Horas-hombre por m² construido: mide la eficiencia del equipo en la obra.
• Índice de retrabajo: porcentaje de tareas que deben rehacerse por errores o fallas.
• Productividad de maquinaria: horas efectivas de uso por equipo por semana.

Manufactura

• Unidades producidas por hora de máquina: clave para líneas de producción.
• Tasa de defectos: productos no conformes sobre el total producido.
• Tiempo de ciclo de producción: duración desde el inicio hasta la entrega de un lote.

Servicios técnicos y mantenimiento

• Órdenes de servicio cerradas por técnico/día
  
• Promedio de tiempo de atención por cliente
  
• Porcentaje de visitas resueltas en la primera intervención (First Time Fix Rate)

Retail y comercio

• Ventas por colaborador
  
• Ticket promedio 
  
• Rotación de inventario: cuántas veces se renueva el stock en un período.

Logística y transporte

• Entregas por vehículo/día
  
• Tiempo promedio por entrega
  
• Kilómetros recorridos por pedido: permite optimizar rutas.

TI y empresas digitales

• Historias de usuario completadas por sprint
  
• Tiempo promedio de resolución de incidencias
  
• Velocidad del equipo (story points / sprint)
  

Cómo mejorar la productividad en una empresa con técnicos en terreno

Ahora bien, ¿qué sucede en empresas con operaciones en campo o equipos técnicos en terreno? Aquí, los desafíos son mayores: menos supervisión directa, más variables externas y más riesgo de tiempos muertos.

En estos casos, el método Time on Tools (ToT) es una herramienta altamente efectiva para identificar qué tan productivos son los técnicos y qué obstáculos impiden una mayor eficiencia.

Nuestro gerente general, Jérémy Guérin, compartió una guía práctica basada en años de implementación con empresas de mantenimiento, construcción y servicios técnicos.

1. Definir qué actividades se consideran “on tools”

Aunque parezca muy evidente, este es el primer paso esencial. No todo el tiempo que pasa un técnico en terreno es tiempo productivo.

Por eso, se debe consensuar qué se considera trabajo que genera valor (actividades “on tools”), como:

• Ejecución de tareas técnicas (mantenimiento, instalación, reparación).
• Inspecciones visuales o pruebas.
• Resolución de incidentes en terreno.

Y diferenciarlo de actividades “off tools”, como:

• Tiempo de traslado.
• Esperas por repuestos o aprobaciones.
• Registro manual de tareas o llamadas administrativas.
  Este acuerdo común es lo que permitirá obtener indicadores útiles y confiables.

2. Diseñar un formulario robusto y fácil de completar

Para que el método funcione, se necesita recoger datos de calidad sin sobrecargar a los técnicos. Un formulario eficaz debe incluir:

• Campo de geolocalización para saber dónde se realiza cada tarea.
• Lista de tipo de actividad (instalación, inspección, mantenimiento, etc.).
• Proyecto o cliente asignado, para vincular cada tarea con su contexto.
• Fecha y hora de inicio/fin, para calcular el tiempo invertido.
• Campo de observaciones (opcional), para comentarios adicionales.
• Lista de trabajadores si se trabaja en cuadrilla.
• Fotografías, para documentar la actividad con evidencia visual.

Este formulario puede ser digital, sencillo y compatible con cualquier smartphone. Herramientas como Kizeo Forms permiten crear este tipo de formularios personalizados, incluso sin conexión a internet.

3. Sensibilizar y capacitar a los equipos

Aquí está el mayor desafío organizacional: lograr que los técnicos lo usen correctamente y evitar la resistencia al cambio. La clave está en comunicar el propósito real del ToT:

• No se trata de control, sino de optimizar el trabajo para que ellos mismos puedan hacer más en menos tiempo.
• Explicar que si una persona pierde 30 minutos esperando repuestos, el problema no es suyo, sino del sistema.
• Mostrar casos de éxito de empresas que lograron reducir tiempos muertos. Como Equans Perú, empresa de mantenimiento multitécnico que ha mejorado su productividad desde que empezó a usar Kizeo Forms.

Un buen programa de capacitación debe incluir sesiones prácticas, ejemplos reales y un canal abierto de retroalimentación.

4. Analizar y mejorar

Cuando el sistema ya está en marcha, llega el momento más valioso: convertir los datos en decisiones.

Con los registros generados por los formularios ToT, podemos:

• Detectar dónde se pierde más tiempo: ¿en los traslados? ¿esperando materiales? ¿en reportes?
• Evaluar el rendimiento por tipo de tarea, zona o técnico.
• Optimizar la planificación, distribución de equipos y asignación de recursos.

Con herramientas como Power BI o Tableau, conectadas vía API con plataformas como Kizeo Forms, es posible crear dashboards y visualizar la productividad en tiempo real, por zona, por semana o por equipo.

Aumenta tu productividad con herramientas y sistemas definidos

Medir la productividad es más que tener números en una planilla: es entender cómo se trabaja, qué se puede mejorar y cómo liberar a los equipos de tareas improductivas. En sectores con operaciones en terreno, el método Time on Tools permite hacer visible lo invisible: esos minutos perdidos que, acumulados, representan días enteros de trabajo desaprovechados.

Y con buenas herramientas, indicadores bien definidos y un equipo comprometido, se puede lograr una mejora real, sostenida y medible.

¿Tu empresa ya sabe dónde está perdiendo productividad?