Effektive Messenachbereitung: Tipps für den Messeerfolg

11Jun, 2024

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Verkaufstechnisch gibt es kaum bessere Gelegenheiten als Messen, um seinen Kundenstamm zu erweitern. Innerhalb kurzer Gespräche können Messebesucher für Ihr Angebot begeistert werden. Der wahre Erfolg zeigt sich jedoch erst in den Wochen und Monaten nach der Messe, wenn Verkaufsabschlüsse folgen. Eine effektive Nachbereitung ist entscheidend für den Messeerfolg, damit aus heißen Leads keine verlorenen Chancen werden. In diesem Artikel erfahren Sie die wichtigsten Aspekte der Messenachbereitung. So holen Sie das Beste aus Ihrem nächsten Messebesuch heraus.

Wofür braucht es eine Nachbereitung?

Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Vorbereitung Ihres Messebesuchs. Nach einer Messe müssen zahlreiche Aufgaben zeitnah erledigt werden, um den Messeerfolg zu maximieren. Diese Aufgaben zählen zur Messenachbereitung. Sie zielen darauf ab, Messekontakte in neue Kunden zu verwandeln. Auch Reaktionen auf Interaktionen mit bestehenden Kunden fallen in diesen Bereich.

Obwohl der Begriff „Nachbereitung“ suggeriert, dass sie erst nach der Messe beginnt, ist diese Arbeit stark von einer guten Vorbereitung abhängig und sollte idealerweise während der Messe starten. Ein effektives Nachbereitungskonzept sollte bereits vor der Messe stehen. Dazu zählen vor allem die Erstellung von Leadbögen, eine automatisierte Lead-Nachverfolgung und die klare Aufgabenverteilung. Dabei sollte die Kategorisierung von Leads und bestehenden Kunden sowie die Festlegung entsprechender Maßnahmen nicht vergessen werden.

Merke: Durch eine gründliche Vorbereitung spart man bei der eigentlichen Messenachbereitung viel Zeit. Dies ist entscheidend, denn in dieser Phase ist Schnelligkeit gefragt.

Leadbögen und schnelle Kontaktaufnahme

Das Wichtigste bei der Messenachbereitung ist, Kunden schnell mit relevanten Informationen zu versorgen. Hier kommen die Leadbögen ins Spiel. Ein guter, branchenspezifischer Leadbogen ermöglicht es, alle wichtigen Informationen zum potenziellen Neukunden schnell und geordnet zu sammeln.

Wie sollte ein Leadbogen aufgebaut sein?

Grundsätzlich sollten Kontaktdaten (ggf. fotografieren der gesammelten Visitenkarten zur besseren Zuordnung), die Branche des Kunden, die Gründe für das Interesse des Kunden an Ihrer Lösung bzw. Ihr Produkt oder das Problem, das sie lösen möchten, sowie möglichst viele Details zum Kunden enthalten sein. Ein zusätzlicher Raum für Notizen hilft Ihnen, das Besprochene nicht zu vergessen. Denken Sie daran, Ihre Gesprächspartner sofort entsprechend der für Sie relevanten Kriterien zu kategorisieren, um bei der Messenachbereitung Zeit zu sparen.

Vorteile eines guten Leadbogens

Ein guter Leadbogen erlaubt es Ihnen, Ihre Leads und Kunden schneller zu kontaktieren. Der potenzielle Kunde soll sich ernst genommen fühlen, was durch eine kurze Reaktionszeit oder Response Time nach der Messe gewährleistet wird. Gibt es innerhalb weniger Tage kein Follow-Up zur Messe, besteht die Gefahr, dass der Kunde Sie vergisst oder ein Wettbewerber Ihnen zuvorkommt. Bei bestehenden Kunden riskiert man, die Kundenbindung zu schwächen, sollten Ihre Fragen und Ihr Feedback nicht zeitnah adressiert werden.

Versenden Sie keine beliebigen E-Mails, sondern relevante Informationen. Je mehr Sie über den Kunden wissen, desto gezielter können Sie auf seine Interessen eingehen. So gelingt es Ihnen, die Aufmerksamkeit des Kunden zu behalten.

Merke: Erstellen Sie einen guten Leadbogen, sammeln Sie wichtige Informationen, bleiben Sie organisiert und kontaktieren Sie den Kunden schnell mit relevanten Themen. Eine schnelle Kontaktaufnahme ist professionell und bietet Ihnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Besonders in den ersten Wochen nach der Messe ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit entscheidend, um sich gegen Wettbewerber durchzusetzen.

Segmentierung und Nachverfolgung von Messekontakten

Es ist nicht immer zielführend, potenziellen Kunden sofort detaillierte Informationen zu schicken. Daher ist es wichtig, Messekontakte zu segmentieren. Dabei sollte die Nachbereitung an das jeweilige Segment angepasst werden.

Heiße Leads, die sofort an den Vertrieb übergeben werden müssen, sollten von Kontakten unterschieden werden, die erst durch kontinuierliche Pflege reifen müssen. Methoden wie die BANT-Methode (Budget, Authority, Need, Timing) können dabei hilfreich sein. Generell kann ein erfahrenes Messeteam Kunden gut einschätzen.

Merke: Mit einem guten Lead-Management-System können Sie wichtige Kundeninformationen organisieren und die Nachbereitung effizienter gestalten. Dadurch holen Sie das Maximum aus Ihrer Messenachbereitung heraus.

Der erste Schritt: ein personalisiertes Dankeschön

Der erste Schritt der Messenachbereitung sollte eine personalisierte Dankesnachricht sein. Diese muss nicht lang sein – es reicht, kurz für das Gespräch zu danken. Ein persönliches Dankeschön hinterlässt einen positiven Eindruck und stärkt die Kundenbindung.

Wenn Sie versprochen haben, zusätzliche Produktinformationen oder Dokumente zu teilen, einen weiteren Termin zu vereinbaren oder spezielle Angebote bereitzustellen, ist es wichtig, diese Vereinbarungen zeitnah einzuhalten. Dies schafft Vertrauen und zeigt Professionalität – ein oft unterschätzter, aber wichtiger Aspekt der Messenachbereitung.

Kontinuierliche Kontaktpflege

Die Nachbereitung endet nicht mit der ersten Kontaktaufnahme. Es braucht eine dauerhafte Pflege der Kundenbeziehungen, um potenzielle Kunden in langfristige Geschäftspartner zu verwandeln. Nutzen Sie Ihr CRM-System, um regelmäßige Follow-ups zu planen und den Kontakt aufrechtzuerhalten. Regelmäßigkeit in der Kontaktpflege ist wichtig, um auch Monate nach der Messe die Kundenbindung zu stärken und Geschäftsmöglichkeiten zu nutzen, die sich erst später ergeben.

Digitale Tools zum effizienten Lead-Management

Die Digitalisierung bietet sowohl während der Messe als auch bei der Messenachbereitung enorme Vorteile. Dank digitaler Tools wie Kizeo Forms werden Leads direkt mit dem Tablet oder Smartphone erfasst und in Echtzeit in Ihr CRM-System integriert. Dies ermöglicht eine sofortige Kategorisierung und Bearbeitung der Leads. Bei der Verwendung von digitalen Anwendungen wie Kizeo Forms sind alle erfassten Daten zentral und jederzeit abrufbar.

Ein großer Vorteil besteht in der direkten Einteilung der Kontakte. Mit einem Tippen kann zwischen bestehenden und potenziellen Kunden unterschieden werden. Das Formular kann sich automatisch der ausgewählten Kontaktkategorie anpassen. So können Ihre Mitarbeiter sich, durch das Nutzen eines digitalen Lead-Management-Systems, vollkommen auf die Kundengespräche konzentrieren.

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Fazit

Eine erfolgreiche Messenachbereitung ist entscheidend, um den Messeerfolg zu maximieren, damit aus Messekontakten langfristige Geschäftspartner werden. Gründliche Vorbereitung, die darauf aufbauende schnelle und angepasste Nachbereitung, sowie kontinuierliche Pflege der Kontakte sind die Schlüssel zum Messeerfolg.

Nach der Messe ist vor der Messe. Um diese Abläufe mit jeder Messe zu verbessern, denken Sie daran, Ihre Performance kritisch zu bewerten. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung, um Ihre Prozesse zu optimieren und sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen.