L’application mobile note de frais, finies les notes Excel
Avec notre application mobile note de frais, stop aux tickets qui se perdent et aux tableaux Excel fastidieux. Photographiez vos justificatifs sur chantier, standardisez les champs, réduisez les ressaisies et accélérez la validation. Exportez en PDF ou Excel pour la compta.
Pas de CB requise – Sans engagement
Bénéfices
L’application mobile pour les notes de frais : passez du chaos Excel au suivi clair
Les notes de frais se font souvent entre deux interventions, sur chantier ou en déplacement. Avec Kizeo Forms, collectez vos justificatifs sur mobile directement sur site, standardisez la saisie et accélérez le traitement côté compta, sans paperasse ni ressaisie.
Sans Kizeo Forms
- Process manuel sous Excel fastidieux et coûteux
- Tickets de caisse papier, risque de perte
- 53€ et 20min = temps + dépenses pour 1 note de frais
- Saisie des notes compliquées et fastidieuses
- Calculs totaux, TTC, HT, TVA pénibles
- Déplacements hors-ligne = photos perdues
Avec Kizeo Forms
- Notes de frais sans papier, workflow de traitement automatisé
- Justificatifs photo centralisés sécurisés et toujours retrouvables
- Notes de frais centralisées, 15€/mois avec Kizeo Forms
- Formulaire mobile simple et guidé pour saisir vite
- TVA et montants cadrés, règles de saisie anti erreurs
- Synchronisation automatique dès retour du réseau
Saisissez vos frais terrain, même hors ligne
Saisissez vos dépenses en mobilité sur l’application mobile notes de frais, même sur chantier sans réseau. Réduisez les oublis grâce aux champs guidés, aux photos de justificatifs et à l’envoi dès la reconnexion.
Centralisez reçus et validations en un lieu
Centralisez toutes les notes de frais et justificatifs dans un espace unique, accessible aux équipes terrain, RH et compta. Accélérez le contrôle, retrouvez un reçu en quelques secondes et sécurisez la traçabilité.
Accélérez remboursements avec les calculs automatiques
Accélérez le traitement en automatisant les calculs d’indemnités kilométriques et de remboursements, sans tableurs Excel. Gagnez des heures chaque mois, limitez les erreurs et fluidifiez les validations multi-sites.
Éliminez le papier et les pertes
Éliminez les formulaires papier et les tickets égarés en capturant les justificatifs dès l’achat. Diminuez les litiges, facilitez les audits et gardez une preuve datée et géolocalisée, utile en environnement BTP.
Comment ça marche ?
Créez votre formulaire de notes de frais
Partez d’un modèle prêt à l’emploi ou personnalisez vos champs : catégories, TVA, imputations, pièces jointes, validations. Standardisez la saisie, éliminez les oublis, adaptez-vous à vos règles internes.
Saisissez vos frais sur mobile, même hors ligne
Depuis l’application mobile, prenez en photo vos justificatifs, renseignez en quelques secondes. Fonctionne sur chantier et en déplacement : mode hors-ligne, puis synchronisation automatique dès le retour réseau.
Automatisez calculs, contrôles et envois comptables
Déclenchez calculs automatiques, contrôles de champs, et exports (PDF/Excel/CSV). Envoyez les rapports en temps réel au demandeur et à la comptabilité via e-mails automatiques. Réduisez la ressaisie, accélérez la validation.
Une solution universelle
Des outils adaptés aux notes de frais terrain
Sur le terrain, les notes de frais s’accumulent vite : tickets qui se perdent, TVA incertaine, validation lente. Avec Kizeo Forms, collectez et centralisez vos dépenses en quelques secondes, puis transmettez des données fiables à la comptabilité, sans ressaisie, en toute conformité.
+25 champs personnalisables
Automatisez les totaux, plafonds et règles de remboursement (repas, péage, hôtel, indemnités). Vous évitez les erreurs de TVA et les discussions : la notes de frais est juste du premier coup.
Photographiez vos tickets et factures dès l’achat, même sur chantier. Vous gardez une preuve claire, datée et centralisée, sans enveloppes papier ni risque de perte lors des déplacements.
Faites valider la dépense par le chef de chantier, le manager ou la comptabilité directement dans le formulaire. Vous sécurisez l’approbation, réduisez les allers-retours et accélérez le remboursement des équipes terrain.
De nombreuses options disponibles
Guidez vos équipes : vous ne voyez que les questions utiles selon le type de dépense. Résultat : moins de saisie, moins d’incohérences, et des informations toujours complètes pour l’imputation chantier et analytique.
Générez automatiquement un PDF ou un fichier Excel prêt pour la compta, avec votre charte et vos tableaux récapitulatifs. Vous simplifiez les contrôles, préparez les audits et gagnez du temps à la clôture.
Envoyez automatiquement vos demandes de remboursement, justificatifs par e-mail à la comptabilité et recevez une copie.
Témoignages
Nos techniciens réalisent leurs déclarations de notes de frais de manière quotidienne. Ils y joignent la photo des tickets de paiement. Ce qui nous permet en cas de perte de l’original de ce justificatif, de retrouver une preuve.
Mélanie Dougé
Responsable Comptable et Paie chez IPFLEX
Kizeo Forms nous est également utile pour digitaliser nos process administratifs tels que les demandes de congés payés, de RTT, etc.
David Afonso
Responsable Bureau d’Étude
Testez notre template mobile de notes de frais
Ajoutez le modèle de notes de frais prêt à l’emploi à votre compte Kizeo Forms et commencez à digitaliser vos frais en quelques clics. Idéal pour les équipes terrain : vous standardisez la saisie, limitez les oublis et récupérez des données propres.
- Calculs automatiques pour les frais kilométriques et frais de déplacement
- Check-list par catégorie pour guider la saisie et réduire les erreurs
- Listing des justificatifs à photographier et associer à la demande
Lancez un premier test avec 2–3 collaborateurs, validez votre processus, puis ajustez le modèle selon vos besoins. Essayez maintenant, vous verrez tout de suite ce que vous gagnez en temps de traitement et en fiabilité des informations.
Avec notre application mobile de notes de frais, digitalisez tous vos process RH
Voir tous nos modèlesDemande de congés
Gain de temps
Secteurs
-
RH
FAQ – Tout savoir sur notre application mobile de notes de frais
Comment une application mobile de notes de frais remplace un process manuel, sous Excel devenu fastidieux et coûteux ?
Avec Kizeo Forms, vous digitalisez la collecte en mobilité et vous supprimez la ressaisie : les équipes terrain remplissent un formulaire guidé, joignent les justificatifs et tout remonte automatiquement au bureau. Moins d’erreurs, moins de temps perdu et des données standardisées pour vos reportings.
Comment éviter de perdre des tickets de caisse et des justificatifs papier avec une application mobile de notes de frais ?
Capturez les justificatifs directement dans Kizeo Forms (photo ou fichier) et associez-les à la notes de frais dès la saisie.
Vous centralisez tout au même endroit, avec une traçabilité claire par chantier, équipe ou centre de coût.
Comment faire une notes de frais sans papier même en déplacement ?
Kizeo Forms fonctionne en mode hors connexion : vos équipes saisissent la notes de frais sur le terrain, puis synchronisent dès qu’elles retrouvent du réseau.
Vous gardez la continuité opérationnelle, même en zone blanche ou en sous-sol.
Comment éviter que l’appli demande 10 fois le même renseignement ?
Avec Kizeo Forms, vous créez des formulaires intelligents : listes déroulantes (chantier, site, véhicule), champs pré-remplis, règles conditionnelles et reprise automatique d’informations.
Vous réduisez la saisie au strict nécessaire et vous accélérez la déclaration.
Comment simplifier le calcul TVA avec une application mobile de notes de frais ?
Dans Kizeo Forms, vous imposez des champs et des contrôles (taux proposés, formats, calculs automatiques) pour éviter les erreurs de TVA et les oublis.
Vous récupérez des données propres dès la première saisie, prêtes à être exploitées par l’administratif.
Comment mettre en place le contrôle et validation / approbation en temps réel ?
Kizeo Forms déclenche des workflows : envoi automatique par e-mail, notifications et circuits de validation selon vos règles (montant, type de dépense, chantier).
Vous suivez l’avancement et vous accélérez les validations sans relance manuelle.
Quels exports (CSV, PDF ou Excel) l’application peut-elle fournir pour un export comptable ?
Kizeo Forms exporte vos notes de frais en Excel/CSV et génère des PDF structurés, avec pièces jointes si besoin.
Vous alimentez plus facilement votre comptabilité et votre analytique (chantier, affaire, activité) sans retraitement.
Pourquoi une application mobile de notes de frais peut être rentable pour une PME ?
Le ROI vient surtout de la suppression des tâches invisibles : collecte chronophage, relances, ressaisie et corrections.
Avec Kizeo Forms, vous standardisez le process, vous fiabilisez la donnée et vous gagnez du temps dès les premières semaines de déploiement.
Explorez nos ressources complémentaires sur les Ressources Humaines
Quel CERFA digitaliser ? Les formulaires prioritaires selon votre secteur d’activité : RH, BTP, Environnement.
14/01/2026
Lire l’article
Digitaliser un formulaire CERFA : méthodes, bonnes pratiques et workflow terrain (sans stress pour la conformité)
14/01/2026
Lire l’article
Supprimer le papier en entreprise : le guide terrain (BTP, maintenance, QHSE) pour passer au zéro papier sans perdre en conformité
06/01/2026
Lire l’article
Pourquoi adopter une application mobile professionnelle pour développer vos affaires ?
09/10/2025
Lire l’article
Le smartphone : outil de travail efficace pour la collecte de données terrain
29/08/2023
Lire l’article
Kizeo Forms, un outil pour automatiser les procédures administratives en EHPAD
21/08/2018
Lire l’article
Avec Kizeo Forms simplifiez les formalités d’adhésion à votre association sportive
13/06/2018
Lire l’article
PME, TPE, Start-up : on vous donne la solution pour automatiser vos processus RH !
01/06/2018
Lire l’article
Fiche de suivi de formation dématerialisée un véritable gain de temps pour vous !
21/05/2018
Lire l’article
Malade de la paperasserie ? Découvrez les formulaires numériques pour les soins de santé !
23/04/2018
Lire l’article
Digitalisation de la formation : une nouvelle raison d’utiliser son smartphone
10/04/2018
Lire l’article
