En cualquier organización industrial, de facility o minera, los equipos de mantenimiento enfrentan el mismo desafío: la acumulación de órdenes de trabajo pendientes. Este fenómeno, conocido como backlog de mantenimiento, impacta directamente en la disponibilidad de los activos, los costos operativos y la seguridad de la operación.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es el backlog de mantenimiento?
- ¿Cómo se calcula el backlog de mantenimiento?
- ¿Cuál es un backlog de mantenimiento aceptable?
- Herramientas tecnológicas para gestionar y priorizar órdenes pendientes
- ¿Cómo gestionar el backlog de mantenimiento?
- Convierte tu backlog de mantenimiento en una ventaja competitiva
¿Qué es el backlog de mantenimiento?
El backlog de mantenimiento es un indicador que se refiere al conjunto de órdenes de trabajo pendientes que ya han sido aprobadas pero aún no se ejecutan. Dicho de otro modo: es la lista de tareas que esperan turno en la agenda de mantenimiento.
Su existencia no es necesariamente negativa; de hecho, contar con un backlog saludable permite:
- Garantizar que los técnicos siempre tengan trabajo asignado.
- Centralizar las solicitudes de mantenimiento en un único punto de control.
- Facilitar la planificación de recursos humanos y materiales.
- Evitar que se pierdan tareas críticas en el día a día.
Sin embargo, cuando el backlog se descontrola, se convierte en una señal de alerta: puede reflejar retrasos en actividades críticas, cuellos de botella en el área de mantenimiento y riesgos de seguridad o fallas operativas.
Un ejemplo real lo vemos en minería: si la orden de inspección de un molino SAG se acumula durante semanas en el backlog, podría pasar inadvertida una grieta crítica en su revestimiento, aumentando el riesgo de una detención no planificada de millones de dólares.
¿Cómo se calcula el backlog de mantenimiento?
La forma más común de calcularlo es usando esta fórmula:
Horas de trabajo pendientes ÷ Horas de capacidad productiva semanal = Semanas de backlog
De esta manera, el backlog se mide en “semanas de trabajo acumulado”.
Por ejemplo, una empresa que cuenta con:
- 3 técnicos de mantenimiento.
- 40 horas semanales cada uno → 120 horas de capacidad total.
- 1.200 horas acumuladas en órdenes de trabajo pendientes.
Su cálculo sería así: 1.200 ÷ 120 = 10 semanas de backlog.
Este resultado indica que el equipo necesitaría 10 semanas de trabajo continuo para ponerse al día, sin recibir nuevas órdenes. Una situación así revela que la operación está corriendo un alto riesgo:
- Muchas de esas tareas probablemente deben ser atendidas rápidamente.
- Las órdenes críticas podrían retrasarse demasiado.
- El mantenimiento correctivo puede crecer descontroladamente.
El cálculo es simple, pero lo importante está en lo que revela sobre la capacidad de la organización.
¿Cuál es un backlog de mantenimiento aceptable?
Un backlog cero no existe: siempre habrá órdenes pendientes en la lista. De hecho, un backlog controlado es un buen indicador de orden y planificación. El problema surge cuando se vuelve excesivo. Como regla general:
- Hasta 2 semanas por técnico = backlog aceptable y saludable.
- Entre 3 y 4 semanas = backlog en zona de alerta, conviene analizar causas.
- Más de 4 semanas = backlog excesivo, riesgo de fallas críticas y baja eficiencia.
¿Qué puede significar un backlog excesivo?
- Que hay menos técnicos de los necesarios para atender la demanda.
- Que los equipos presentan fallas recurrentes por falta de mantenimiento preventivo.
- Que la planificación no está priorizando adecuadamente las tareas críticas.
En otras palabras, el backlog es un termómetro de la salud del área de mantenimiento.
Herramientas tecnológicas para gestionar y priorizar órdenes pendientes
Las compañías emplean sistemas informáticos de gestión del mantenimiento para registrar, priorizar y dar seguimiento a las órdenes de trabajo. Existen herramientas como Computerized Maintenance Management System (CMMS), Enterprise Asset Management (EAM) y Field Service Management (FSM) como Kizeo Forms.
Con estas herramientas es posible:
- Registrar y priorizar órdenes en tiempo real.
- Asignar recursos humanos y materiales automáticamente.
- Generar indicadores de backlog y tendencias.
- Coordinar tareas entre diferentes áreas (operaciones, logística, compras).
- Obtener trazabilidad completa de cada orden (quién la generó, quién la ejecutó, cuándo se cerró).
¿Cómo gestionar el backlog de mantenimiento?
Más allá de las herramientas, el éxito en la gestión del backlog depende de procesos claros y disciplina en su ejecución. Por ejemplo, las empresas mineras adoptan metodologías para planificar, programar y ejecutar el mantenimiento diferido de forma ordenada.
1. Recepción y aprobación de órdenes
- Revisar diariamente todas las solicitudes nuevas.
- Ejecutar de inmediato los trabajos urgentes o menores.
- Solo enviar al backlog las órdenes que realmente requieren planificación.
Este filtro inicial evita que el backlog se llene de tareas irrelevantes o duplicadas.
2. Limpieza periódica del backlog
Un backlog saturado de órdenes antiguas, duplicadas o mal registradas entorpece la planificación. La buena práctica es depurarlo de forma periódica:
- Cerrar las órdenes completadas el mismo día.
- Cancelar las que no se ejecutarán.
- Reagrupar duplicados.
Algunas empresas designan a un planificador responsable del saneamiento del backlog de manera continua.
3. Clasificación por estados
La segmentación hace más manejable el backlog. Un esquema muy usado es:
- Por planificar → aún falta definir alcance, materiales, riesgos.
- Planificadas sin recursos → aprobadas, pero en espera de repuestos o disponibilidad.
- Listas para ejecutar → plan completo y recursos asignados, solo falta calendarizar.
Con estas etiquetas, los supervisores pueden visualizar con claridad dónde están los cuellos de botella.
4. Planificación integrada al calendario
El backlog debe alimentar la programación semanal o mensual. Para ello:
- Separar trabajos de rutina de los que requieren paradas programadas. En minería, ciertos mantenimientos diferidos sólo se pueden ejecutar durante paros de planta programados (por ejemplo, grandes overhauls de molinos, cambios de revestimientos, etc.). Para gestionarlas sin desordenar el backlog diario, se mantienen ocultas del listado regular hasta acercarse la fecha del shutdown.
- Calendarizar según disponibilidad de recursos.
- Filtrar por disciplina (mecánico, eléctrico, instrumentación) y tipo de mantenimiento (preventivo, correctivo, predictivo).
5. Revisión y seguimiento periódico
Las reuniones semanales de planificación permiten:
- Analizar la evolución del backlog.
- Detectar causas de acumulación (ej. 30% por falta de repuestos, 50% por correctivos inesperados).
- Implementar acciones específicas: reforzar inventarios, aumentar preventivos, reasignar personal.
6. Priorización basada en valor
No todas las órdenes son iguales. La priorización debe considerar:
- Antigüedad: órdenes que llevan más de 30 días no deben seguir esperando.
- Criticidad: órdenes relacionadas con seguridad, producción o medio ambiente tienen prioridad máxima.
- Impacto en sistemas: concentrarse en activos críticos o de fallas recurrentes.
Algunas empresas usan matrices de criticidad o códigos de prioridad en su CMMS para asegurar decisiones objetivas.
Convierte tu backlog de mantenimiento en una ventaja competitiva
El backlog de mantenimiento es mucho más que una lista de tareas: es un indicador estratégico de la capacidad del área de mantenimiento para cumplir sus objetivos.
- Un backlog controlado mantiene equipos disponibles y productivos.
- Un backlog excesivo señala problemas de planificación, recursos o disciplina.
- Con procesos claros, tecnología adecuada y revisiones periódicas, el backlog se convierte en un motor de eficiencia en lugar de un obstáculo.
Empresas que aplican estas prácticas reportan menos fallas no planificadas, mayor confiabilidad de activos y reducción de costos operativos.
Y con soluciones digitales como Kizeo Forms, el backlog deja de ser un dolor de cabeza para convertirse en una ventaja competitiva: información centralizada, tareas priorizadas y equipos siempre alineados.
Nuestros técnicos pueden saber si la actividad es reiterativa y requiere desarrollarse en un bloque mayor a un día. Pueden ver la notificación anterior y saber lo que sucedió y, por ende, pueden tomar acciones y decisiones respecto a esa información.
– Jhon Pérez, Jefe de Mantenimiento y Confiabilidad en Equans Chile
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