Guía de control de operaciones para empresas competitivas

La gestión eficiente de las operaciones es vital para cualquier empresa que busque mantenerse competitiva en el mercado. Controlar las operaciones significa tener un dominio sobre los procesos que permiten entregar productos o servicios de manera eficaz.

¿Qué es el control de operaciones?

El control de operaciones es el proceso de planificar, organizar, dirigir y supervisar los recursos y procesos necesarios para producir bienes o servicios conforme a los estándares de calidad y eficiencia establecidos.  Controlar las operaciones permite a las empresas:

• Mejorar su eficiencia. Mediante la supervisión constante y el ajuste de los procesos operativos, las empresas pueden identificar áreas de desperdicio y eliminarlas, lo que resulta en una mayor eficiencia y productividad.
• Aumentar la satisfacción del cliente. El control de operaciones establece estándares de calidad para los productos y servicios, garantizando que estos cumplan o superen las expectativas de los clientes.
• Reducir costos. Al optimizar los procesos y eliminar actividades innecesarias o redundantes, las empresas pueden mejorar su rentabilidad.
• Cumplir con los objetivos. Alinea las operaciones diarias con los objetivos estratégicos de la empresa. Asegurando que cada actividad contribuya de manera efectiva a la visión y misión organizacional.
• Adaptarse a cambios. El control de operaciones permite a las empresas responder rápidamente a los cambios del mercado o a las crisis operativas, adaptando sus procesos para mantener la continuidad del negocio.

El papel del área de control de operaciones en una empresa

El área de operaciones es el corazón de una empresa, encargada de transformar los insumos en productos o servicios finales. Las funciones específicas varían según el sector y el tamaño de la organización pero en general deben:

• Coordinar la colaboración entre departamentos
• Gestionar la mejora continua
• Promover la innovación

Por ejemplo, SUEZ es una empresa multinacional que se dedica a la gestión del agua, gestión de residuos y servicios energéticos. En ella trabajan más de 40 mil trabajadores en 40 países. Claramente, el monitoreo continuo de sus procesos operativos es de suma importancia para ellos.

Dentro de su departamento de operaciones cuentan con supervisores como Romain Gallardo, quien se enfoca en minimizar los retrasos de información, garantizar la seguridad en trabajos de riesgo y satisfacer las expectativas de los clientes. Para Gallardo, manejar adecuadamente los datos en procesos de reciclaje y valorización de desechos es clave para diseñar operaciones eficientes que no solo mejoren el rendimiento sino que también reduzcan costos.

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Riesgos operativos a los que se enfrentan las empresas

Los riesgos operativos incluyen desde fallos en la maquinaria hasta errores humanos, pasando por interrupciones en la cadena de suministro y ciberataques. Estos riesgos pueden causar desde leves inconvenientes hasta graves pérdidas financieras o daños a la reputación de la empresa. Identificar, evaluar y mitigar estos riesgos es esencial para una gestión operativa eficaz.

Metodologías para la Gestión de Operaciones

Para optimizar la gestión de operaciones, las empresas pueden adoptar varias metodologías, cada una con sus propias técnicas y herramientas específicas para mejorar la eficiencia y la calidad.

Lean Manufacturing

La metodología Lean Manufacturing, originalmente desarrollada en el sector automotriz por Toyota, es versátil y puede ser aplicada en una amplia gama de empresas, más allá de la manufactura, donde se busca eliminar desperdicios y mejorar la eficiencia.

Six Sigma

Six Sigma es un enfoque disciplinado y basado en datos para eliminar defectos en cualquier proceso. De manufactura a transacciones financieras, su objetivo es mejorar la calidad y reducir la variación mediante la aplicación de un conjunto estructurado de herramientas y técnicas, siguiendo metodologías DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar) o DMADV (Definir, Medir, Analizar, Diseñar, Verificar).

Metodología Agile

Agile es una metodología principalmente utilizada en el desarrollo de software que promueve la gestión de proyectos iterativos y flexibles. Se basa en la entrega continua de pequeñas partes del proyecto, permitiendo ajustes rápidos en respuesta a cambios en los requisitos o condiciones del mercado.

Indicadores operativos

Los indicadores operativos son métricas clave utilizadas para medir el rendimiento de los procesos de negocio de una empresa. Algunos de los indicadores más comunes son:

• Tiempo de Ciclo: Mide el tiempo total que toma completar un proceso desde su inicio hasta su fin. Es especialmente útil en manufactura y desarrollo de productos para identificar cuellos de botella.
• Tasa de Defectos: Calcula el porcentaje de productos o servicios que no cumplen con los estándares de calidad. Ayuda a identificar problemas en los procesos de producción o servicio al cliente.
• Eficiencia de la Producción: Compara la producción real con la capacidad de producción máxima. Este indicador puede señalar problemas de equipamiento, mano de obra o planificación.
• Tiempo de Inactividad: Mide el tiempo en que la maquinaria o los sistemas están fuera de servicio y no producen. La reducción del tiempo de inactividad es crucial para aumentar la productividad.
• Satisfacción del Cliente: A través de encuestas y otros métodos de feedback, mide cuán satisfechos están los clientes con los productos o servicios. Es esencial para retener clientes y mejorar los productos o servicios.
• Rendimiento del Proveedor: Evalúa la calidad, puntualidad y costo de los productos o servicios proporcionados por los proveedores. Esto puede incluir tasas de defectos de los materiales suministrados o la fiabilidad de la entrega.

Estos indicadores operativos, cuando se monitorean y analizan regularmente, proporcionan información valiosa que puede ayudar a las empresas a tomar decisiones estratégicas para mejorar sus procesos, productos, y servicios.

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Herramientas para el Control de Operaciones

Para garantizar una gestión eficiente de las operaciones, las empresas se apoyan en diversas herramientas tecnológicas. Estas herramientas no solo ayudan a monitorear y controlar los procesos operativos, sino que también facilitan la toma de decisiones basada en datos.

• Sistemas ERP: Vitales para la integración y gestión de operaciones empresariales, desde producción hasta distribución, ofreciendo una visión completa para una gestión eficaz de recursos.
• Sistemas CRM: Cruciales para gestionar interacciones con clientes y fortalecer relaciones comerciales, ayudando a entender y satisfacer mejor las necesidades de los clientes, impulsando ventas y satisfacción.
• Herramientas de recolección de datos: utilizar herramientas como Kizeo Forms permite a empresas con operaciones en terreno capturar de manera precisa  información en tiempo real, elevando la comunicación y eficiencia.
• Análisis de Datos: Plataformas esenciales para procesar y analizar datos, identificando tendencias y optimizando procesos para decisiones informadas que mejoran el rendimiento.
• Gestión de Proyectos: Herramientas como Asana, Trello y Microsoft Project ayudan en la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos, mejorando la colaboración, cumplimiento de plazos y gestión de recursos.

Conclusión

El control y gestión de operaciones es una tarea compleja pero esencial para el éxito de cualquier empresa. A través de la implementación de metodologías adecuadas, el uso de indicadores operativos y la aplicación de herramientas tecnológicas avanzadas, las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa.

La experiencia de líderes como SUEZ y Equans, demuestra que una gestión operativa efectiva no solo reduce costos sino que también mejora la calidad y la satisfacción del cliente, asegurando así una ventaja competitiva sostenible.