La digitalización de procesos se ha convertido en una necesidad fundamental para las empresas modernas. Ya sea que necesites ahorrar tiempo o reducir errores, los formularios digitales son un gran aliado en el día a día de tu gestión.
Comparativo: Google Forms, Microsoft Forms y Kizeo Forms
¿Por qué apostar por formularios digitales? Fácil. Porque es la forma más simple y eficiente de llevar cualquier tipo de documento en papel al mundo digital. Pero elegir la herramienta o software adecuado puede llevarte mucho tiempo. Sin duda, la mejor forma es probar cada app y decidir cuál es la más adecuada para ti, tu empresa y tus necesidades.
Hemos querido hacértelo sencillo: te ofrecemos un comparativo de 3 herramientas para que valores alternativas para la creación de los formularios digitales.
|
Características |
Kizeo Forms
|
Google Forms
|
Microsoft Forms
|
| Personalización | Alta | Limitada | Moderada |
| Modo offline | Sí | No | No |
| Costo | Requiere suscripción | Gratuito | Requiere suscripción |
| Facilidad de Uso | Avanzada | Simple | Simple |
| Transferencia de información | ✔︎ | ✘ | ✘ |
| Control de accesos los datos | ✔︎ | ✘ | ✘ |
| Formulario rellenables por personas externas a la empresa | ✔︎ | ✔︎ | ✔︎ |
Análisis en profundidad de las app creadoras de formularios
1. Google Forms
Como es probable que ya lo sepas, Google Forms es la herramienta de la suite de Google para crear formularios online. Las empresas que la usan, sobre todo, para responder cuestionarios. Veamos qué ofrece y en qué aspectos se queda corta.
Puntos fuertes Google Forms
Gratuito e integrado con el ecosistema de herramientas Google: Google Forms es una herramienta gratuita que está integrada con otras aplicaciones de Google, lo que facilita su acceso y uso sin costos adicionales.
Colaboración en Tiempo Real: Permite la colaboración en tiempo real, lo que significa que varios usuarios pueden trabajar en un formulario simultáneamente.
Envío de formularios a personas externas de la empresa: una de las funcionalidades más potentes de Google Forms es que permite enviar un enlace con el formulario a rellenar. Este enlace lo pueden abrir y rellenar, dependiendo de los permisos de cada formulario, cualquier persona que tenga acceso al mismo. Este es ideal si lo que necesitas es, por ejemplo, recibir opiniones de clientes o para capturar datos de clientes.
Exportación de datos automáticamente a Google Sheets: Todos los datos recogidos por medio de Google Forms se exportan automáticamente a Sheets, el software en la nube para hacer cálculos de Google. Es muy cómodo y práctico.
Desventajas para empresas
Limitaciones de Personalización: Aunque es fácil de usar, Google Forms tiene limitaciones en términos de personalización avanzada y diseño. Puedes cambiar la portada, el fondo o la tipografía. Sin embargo, más allá de esto no puedes hacerlo al 100% a la medida de tu empresa.
Capacidad de Almacenamiento: La cantidad de datos y fotos que se pueden recopilar y almacenar en Google Forms puede ser limitada para empresas con grandes volúmenes de información.
Limitaciones en validación de datos: no es posible recibir el formulario rellenado para validar. Esto quiere decir que, si por ejemplo, quieres confirmar si la información ingresada es correcta, no tienes ninguna opción que te permita solicitar correcciones de un dato ya enviado.
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2. Microsoft Forms
Microsoft Forms es la alternativa de la familia Microsoft para crear cuestionarios y encuestas online. No tiene una versión de escritorio como tal y está muy enfocada en recibir feedback, valoraciones o comentarios. ¿Qué te puede ofrecer?
Puntos fuertes Microsoft Forms
Plantillas personalizadas: Microsoft Forms incluye plantillas personalizables que pueden acelerar el proceso de creación de formularios.
Integración con Microsoft 365: Microsoft Forms se integra de manera fluida con otras aplicaciones de Microsoft, como Excel y SharePoint, lo que facilita la gestión de datos y la colaboración en entornos empresariales.
Almacena los datos directamente en Excel: igual que con los formularios de Google, Microsoft te permite exportar todos tus datos al instante a Excel. Puedes hacerlo tanto en la versión de escritorio como en la nube de este software
Puntos débiles
Requiere suscripción a Microsoft 365: Para acceder a todas las características de Microsoft Forms, se necesita una suscripción a Microsoft 365, lo que puede resultar costoso.
Campos disponibles muy básicos: solo cuentas con 8 campos para rellenar información. Puedes incluir: fecha y hora, clasificación, texto, opciones, Likert, cargar archivo y Net Promoter Score.
Limitaciones en validación de datos: igual que en el caso de Google Forms, tampoco puedes validar o solicitar correcciones a los datos rellenados en el formulario
3. Kizeo Forms
Kizeo Forms es un software en la nube diseñado para empresas que necesitan ahorrar tiempo y ganar en agilidad en sus procesos operativos. Cuenta con una plataforma web para el diseño de formularios y app para rellenar información. ¿Por qué la eligen las empresas?
Puntos fuertes Kizeo Forms
Personalización Avanzada: Uno de los puntos fuertes más destacados de Kizeo Forms es su capacidad para la personalización avanzada de formularios digitales. Con más de 25 campos, agrega fotos, geolocalización, códigos QR, firmas, notas de voz y más.
Modo off line: puedes rellenar datos desde cualquier lugar ya que Kizeo Forms permite registrar datos sin conexión a Internet y, una vez que vuelve a estar en línea, envía los datos de forma automática. Perfecto para quienes trabajan en ubicaciones remotas o en áreas con conectividad limitada.
Exportaciones a medida: después de rellenar un formulario, todos los datos registrados se pueden exportar en formato PDF, Word o Excel. También se pueden enviar emails automatizados con la información que elijas. Es muy útil si necesitas generar informes que requieren un formato específico.
Registro de datos ilimitado: Kizeo Forms no impone restricciones en cuanto a la cantidad de datos que puedes recopilar y almacenar.
Biblioteca de modelos: cuenta con más de 50 plantillas disponibles de todo tipo de documentos (partes de trabajo, albaranes, checklist de calidad…)
Desventajas
Curva de aprendizaje: Para aprovechar al máximo todas las características de Kizeo Forms, es necesario invertir tiempo en aprender a utilizar la herramienta, lo que puede ser un desafío para algunos usuarios.
Requiere subscripción: El modelo de precios se basa en una suscripción mensual por usuario.
Sin opción de rellenar formularios por personas externas: Con Kizeo Forms, para rellenar datos, es necesario tener una suscripción de usuario. A diferencia de los otros dos softwares, no puedes crear un enlace para enviar a personas que no tengan licencias.
Conclusiones, ¿qué creador de formularios digitales elegir?
Si has llegado hasta aquí, es probable que ya te hayas dado cuenta que, la mejor herramienta, dependerá de para qué necesites tus formularios. Si lo que estás buscando es crear formularios simples para recibir feedback u opiniones, es probable que con Google Forms o Microsoft Forms tengas suficiente.
Una alternativa a Google Forms o Microsoft Forms es Kizeo Forms si lo que necesitas es una herramienta más robusta. Con nuestro software cloud puedes crear flujos de información y gestionar diversos niveles de permisos.
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