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16Sep, 2016
32Réaction(s)

Comprendre et utiliser la Liste Référentielle

La Liste référentielle permet de lier plusieurs champs à une Liste. Lors de la saisie, en sélectionnant un item de cette liste, les données liées à cet item iront se remplir automatiquement dans les champs prévus à cet effet. Le champ permettant cette automatisation est le champ Référence (le champ Calcul le permet toujours). L’intérêt étant d’éviter à l’utilisateur de l’application de saisir des données déjà connues par l’entreprise. Cela lui fait gagner du temps et éviter les erreurs de saisie.

Etape 1 : Créez votre référentiel.

Créez un référentiel depuis un fichier Excel.

Cette option est recommandée en cas de longue liste. N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur la création de listes externes depuis Excel pour découvrir comment configurer votre liste Référentielle.

Saisissez  manuellement votre Liste référentielle.

  • Rendez-vous dans le menu Listes externes -> Créer une liste externe.
  • Ou depuis le menu Listes externes -> Mes listes externes -> Nouvelle liste.

cliquez sur le bouton nouvelle liste

Attention :  L’étape cruciale est la définition de votre liste, vous devez la saisir de la façon suivante :

Pomme|Espagne|2.20
Banane|Afrique|1.49
Orange|France|2.10
Fraise|France|3.10

Afin de vous aider lors de la saisie de votre liste référentielle, vous pouvez utiliser le bouton Ajouter une référence. Grâce à cela, un ‘pipe’ se générera automatiquement.

Astuce : Comment générer cette barre verticale, appelée ‘Pipe’, qui sépare chaque item de la liste ?

  • Sur PC clavier azerty Alt gr + 6 ; clavier qwerty Alt gr + « 1|& ».
  • Sur MAC clavier azerty Alt + Shift + l ; clavier qwerty Alt + 7.

Explications : Prenons l’exemple des pommes.
En sélectionnant la pomme, l’origine ainsi que le prix au kg iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (Référence ou Calcul).
La lecture se fait par colonne : la colonne 1 est définie par les fruits, la colonne 2 est définie par l’origine et la colonne 3 est définie par le prix au kilo.
Un référentiel peut comporter jusqu’à 50 colonnes.

Saisir manuellement une liste référentielle.
Saisir manuellement une liste référentielle.
Saisir manuellement une liste référentielle.
Saisir manuellement une liste référentielle.

Notes :

  • Certains caractères sont interdits pour des questions techniques, tels que  » ; /.
  • Si votre liste est amenée à évoluer de manière régulière, nous vous conseillons d’ajouter un code à votre liste (code:label|référence).

liste référentielle avec code

Etape 2 : Insérez votre Liste.

  • Rendez-vous maintenant dans la définition de votre formulaire (dans l’exemple illustré ci-dessous nous partons d’un formulaire vierge)
  • Insérez un élément Liste dans votre formulaire et cliquez sur le crayon afin de vous rendre dans ses options.

ajoutez un élément Liste

  • Dans Propriétés de l’élément Liste, allez chercher votre Liste externe.

Sélection de la liste externe.

  • La liste fera appel à la première colonne : le label (dans notre exemple les fruits).
  • N’oubliez pas de Valider vos réglages.

Note : Il est impossible de définir qu’une Liste référentielle est à ‘Sélection multiple’.

Etape 3 : Paramétrez le champ Référence (ou le champ Calcul).

L’outil Référence vient remplacer l’outil Calcul pour la fonctionnalité Liste référentielle. Ce dernier permet toujours de travailler avec cette liste mais il est préférable d’utiliser l’outil Référence.

Le champ Référence.

  • Insérez un composant Référence dans votre formulaire et allez dans ses propriétés.

Insertion du champ référence.

  • Dans les Propriétés du champ Référence faites le bon paramétrage. Sélectionnez le champ correspondant à votre Liste référentielle (ici ‘Fruits’) dans ‘Champs’. Dans ‘colonne’ appelez la colonne souhaitée. Dans notre exemple, nous souhaitons la colonne correspondant à l’origine soit la deuxième colonne. Nous sélectionnons alors 2.

Propriétés du champ référence.

  • Renouvelez l’opération pour autant de colonnes présentent dans votre document. Dans notre exemple, trois colonnes. Nous ajoutons donc un second élément Référence et paramétrons ses propriétés.

Paramétrage du champ référence.

Note : L’option Saisie modifiable permet de rendre le champ en question modifiable lors de la saisie par l’utilisateur. Par défaut le champ Référence n’est pas modifiable.

Le champ calcul.

  • Insérez un composant Calcul dans votre formulaire et allez dans ses propriétés.

Insertion du champ calcul.

  • Allez dans l’onglet Calcul et ajoutez le champ ‘liste [Colonne 2]’.

Les propriétés du champ calcul.

  • Vérifiez que la formule soit bien sélectionnée.

Vérification du paramétrage.

  • Renouvelez l’opération pour les autres colonnes.

Note : Dans l’onglet Propriétés vous retrouverez l’option Saisie modifiable. Elle permet de rendre le champ en question modifiable lors de la saisie par l’utilisateur. Par défaut un champ Calcul n’est pas modifiable.

Résultat sur le mobile.

Appuyez sur la flèche de gauche ou de droite pour faire défiler les images.

Aperçu de la liste référentielle sur le mobile.
Aperçu de la liste référentielle sur le mobile.
Aperçu de la liste référentielle sur le mobile.
Aperçu de la liste référentielle sur le mobile.

Note : pour que le calcul s’effectue automatiquement, il y a un paramétrage à faire au préalable.

Il s’agit d’un exemple simple, vous pouvez bien évidemment imaginer un référentiel plus complexe.
Par exemple, une liste de clients avec divers champs qui font appel au numéro de téléphone, adresse, adresse mail, etc. ou une liste de chantiers avec divers éléments correspondants à chaque chantier.

Associer une liste référentielle à un champ code-barres.

L’intérêt ici est de pouvoir saisir un code-barres et d’obtenir les informations associées qui s’inséreront automatiquement dans les champs Références paramétrés.

Par exemple, vous proposez à la vente des bouteilles de jus de fruits. Vous avez besoin de connaitre le parfum et la taille du contenant, une fois le code-barres saisi, afin de réaliser un inventaire de votre stock.

Pour ce faire, vous devez créer une liste référentielle avec les codes-barres dans la colonne label.

Création de la liste référentielle associée à un code barre.

Une fois votre liste référentielle créée et importée dans l’onglet Configuration, Listes externes, rendez-vous dans la définition de votre formulaire et insérez l’élément Code-barres.

Rendez-vous dans les options de votre champ Code-barres, en cliquant sur le crayon.

Insertion du champ code-barres.

Dans l’onglet Avancé de l’élément Code-barres, sélectionnez votre liste externe dans la liste déroulante.

Sélection de la liste externe dans les propriétés du champ code-barres.

La Liste fera appel à la première colonne : les codes-barres (le label).

Il vous est possible d’utiliser les options suivantes :

  • « Prendre la localisation automatiquement » pour enregistrer automatiquement les coordonnées GPS lorsque vous utiliserez le champ Code-barres,
  • « Suppression du paragraphe dans le Word personnalisé si donnée vide ou invisible» si vous n’avez pas saisie le champ Code-barres, le paragraphe en question n’apparaîtra pas dans votre document Word personnalisé.
  • « Lecture seule en modification ou push » si l’on ne veut pas que l’on puisse modifier le champ une fois la saisie enregistrée ou lors d’un envoi pré-rempli en push.

Insérez ensuite un  champ Référence dans votre formulaire. Dans les options du champ Référence, onglet Propriétés, sélectionnez le champ correspondant à votre Liste référentielle puis, sélectionnez la colonne auquel le champ Référence doit se rapporter.

Propriétés du champ référence.

Dans notre exemple nous avons besoin de faire afficher automatiquement : le fruit, l’origine et prix. Nous ajouterons donc deux autres champs Référence.

  • N’oubliez pas de valider vos réglages et d’enregistrer votre formulaire.

Associer une liste référentielle à un champ Tag NFC. 

Vous pouvez scanner un Tag NFC et obtenir les informations qui y sont associées dans les champs Référence paramétrés.

Par exemple, vous travaillez dans un magasin de vêtements, vous voulez scannez le Tag NFC présent sur l’étiquette afin d’obtenir la taille et le prix.

Il vous faut créer une liste référentielle avec dans la colonne label les informations contenues dans le Tag NFC. Dans notre exemple : le code-référence de chaque vêtement.

Création de la liste référentielle associée à un Tag NFC.

Une fois votre liste référentielle créée et importée dans l’onglet Configuration, Listes externes, rendez-vous dans la définition de votre formulaire et insérez l’élément Tag NFC.

Insertion de l'élément tag NFC.

Rendez-vous dans les options de votre champ Tag NFC, en cliquant sur le crayon.
Dans l’onglet Avancé de l’élément Tag NFC, sélectionnez votre liste externe dans la liste déroulante.

Sélection de la liste externe dans les propriétés du champ Tag NFC.

La Liste fera appel à la colonne 1, le label : les codes-références des vêtements.

Il vous est possible d’utiliser les options suivantes :

  • « Prendre la localisation automatiquement » pour enregistrer automatiquement les coordonnées gps lorsque vous utiliserez le champ Tag NFC,
  • « Suppression du paragraphe dans le Word personnalisé si donnée vide ou invisible» si vous n’avez pas saisie le champ Tag NFC, le paragraphe en question n’apparaîtra pas dans votre document Word personnalisé.
  • « Lecture seule en modification ou push » si l’on ne veut pas que l’on puisse modifier le champ une fois la saisie enregistrée ou lors d’un envoi pré-rempli en push.

Insérez un  champ Référence dans votre formulaire. Dans les options du champ Référence, onglet Propriétés, sélectionnez le champ correspondant à votre Liste référentielle puis, sélectionnez la colonne auquel le champ Référence doit se rapporter.

Paramétrage du champ référence.

Dans notre exemple nous avons besoin de faire afficher automatiquement : le type de vêtement, la taille et le prix. Nous mettrons donc trois champs Référence.

  • N’oubliez pas de valider vos réglages et d’enregistrer votre formulaire.

Pour aller plus loin…


 

N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 32 commentaires

  • Sébastien

    05 Sep, 2019

    Bonjour j’aimerai utiliser une liste externe crée à partir d’un fichier excel qui puisse se mette à jour automatiquement si je modifie mon ecxel est-ce possible?
    Par avance merci

    • Patrick Carloni

      05 Sep, 2019

      Bonjour,

      Nous proposons une solution pour la mise à jour automatique des listes externes avec notre connecteur SharePoint. Ce connecteur vous permet de mettre à jour une liste SharePoint à partir de données saisies dans vos formulaires, puis de mettre à jour une liste externe Kizeo à partir d’une liste SharePoint.
      Sinon vous avez la possibilité de passer par notre Web Service. Cette deuxième solution nécessite que vous fassiez du développement en interne.
      Si vous souhaitez plus de renseignement, je vous invite à vous rapprocher de notre support technique (support@kizeo.com).
      En espérant avoir répondu à votre question.

  • Anne-Cécile DUPEROU

    23 Août, 2019

    Bonjour,
    nous utilisons une liste référentielle du personnel afin que la personne réalisant la saisie sur kizeo, s’il ne s’agit pas de l’utilisateur kizeo, puisse se sélectionner.
    La plupart du temps la personne qui saisit est bien l’utilisateur, est il possible de proposer par défaut le nom de l’utilisateur dans une liste référentielle?
    Merci

    • Adeline

      26 Août, 2019

      Bonjour,

      Je vous invite à consulter le tutoriel sur les listes filtrées par les champs utilisateurs personnalisés qui vous permettra d’obtenir ce que vous souhaitez. Pour cela, cliquez ici

      Je reste à votre disposition en cas de besoins.
      Cordialement

  • Christophe

    18 Juin, 2019

    Bonjour,

    Petite question. J’ai créé une liste externe, ai inséré un champ du type “Liste” dans mon formulaire ainsi qu’un champ référence. Lorsque je choisis un élément dans ma liste, le champ référence se met bien à jour automatiquement. Jusque là, tout va bien.

    Cependant, le champ référence peut-être modifié par l’utilisateur et j’aimerais que celui-ci ne puisse sélecter que certains éléments. Autrement dit, il faudrait que le champ référence soit lui-même aussi une liste. Est-ce possible?

    Merci d’avance,

    Christophe

    • Adeline

      18 Juin, 2019

      Bonjour,

      Il n’est pas possible de mettre une liste dans un champ référence. En revanche vous pouvez ajouter un champ liste et lui mettre des conditions de visibilité indiquant qu’il apparait si le champ liste précédent est différent de “vide” et une condition par rapport au champ référence indiquant par exemple que la deuxième liste apparait si on inscrit “autre” dans le champ référence.

      Je reste à votre disposition par téléphone au 04 90 23 67 60 si vous rencontrez des difficultés à le mettre en œuvre.
      Cordialement

  • Robert M

    06 Juin, 2019

    Bonjour,

    Je voudrais qu’un champ Liste de mon formulaire évolue automatiquement, à partir de valeurs prédéterminées, en fonction des données des autres champs de mon formulaire. C’est à dire conditionner automatiquement le choix de l’élément de la liste en fonction des données d’autres champs (comme pour les options de visibilité, mais appliqué au choix d’un élément d’une liste)
    Exemple :
    Si le champ “identifiant” est non vide, alors la liste Statut prend automatiquement la valeur “demande effectuée”. Si le champ “contact fournisseur” est non vide, alors la liste Statut prend la valeur “commande passée”, etc

    Merci

    • Charles Leconte

      06 Juin, 2019

      Bonjour,

      Pour pouvoir vous répondre précisément, pouvez-vous nous envoyer votre demande par mail à l’adresse support@kizeo.com en spécifiant votre code entreprise ainsi que le formulaire concerné.

      Merci.

  • Helene

    29 Mai, 2019

    Bonjour
    J’ai fait une liste externe comportant trois colonnes, entité, périmètre, chantier ; dans le compte rendu je voudrais afficher les valeurs de chaque colonne, pour l’instant j’arrive à afficher le champ lui même avec la valeur de la 3e colonne ; je voudrais dans une autre partie du compte rendu afficher la valeur de la 1ere colonne… MERCI

    • Adeline

      29 Mai, 2019

      Bonjour,

      Si je comprends bien votre demande, vous avez une liste hiérarchique et vous souhaitez avoir un affichage des différentes hiérarchies dans le formulaire et/ou les exports. Si c’est bien cela, il serait nécessaire de mettre ces hiérarchies également en référence dans la liste et d’ajouter des champs référence dans votre formulaire pour avoir les informations. Vous pouvez cacher ces champs si vous le souhaitez et uniquement utiliser les balises dans les exports.
      En espérant avoir répondu à votre question.
      Cordialement

  • BotteF

    27 Mar, 2019

    Bonjour,

    Je ne retrouve pas la question que j’avais postée içi il y a quelques jours, je la reposte donc :

    J’ai un tableau excel qui contient trois colonnes: “code chantier” , “nom chantier”, “ville chantier” qui me permettent de retrouver un chantier.
    Je souhaite que l’utilisateur du formulaire puisse chercher le chantier soit par nom, soit par code, soit par ville et qu’en fonction de son choix, les autres champs se remplissent automatiquement.

    J’ai essayé d’utiliser une liste référentielle, mais cela m’impose une recherche par label uniquement donc je ne vois pas comment faire.

    Merci d’avance,
    Cordialement.

    • Sarah Marivaux

      27 Mar, 2019

      Bonjour,

      Vous ne l’avez pas retrouvé ci-dessous car vous l’aviez posté sous un autre tutoriel.
      Je vous conseille de transformer votre liste référentielle en liste hiérarchique référentielle. Ainsi, vous pourrez effectuer une recherche sur l’ensemble de ces informations.

      Cordialement,

  • Didier

    26 Nov, 2018

    Bonjour,
    Nous souhaiterions identifier nos équipements de divers bâtiments par QR CODE unique. Existe-il une limite au nombre enregistrements dans une liste référentielle. Nous visons les 10.000 (voir plus si on intègre les bureaux et locaux) équipements dans les bâtiments référencé par QR CODE.
    Merci

    • Jean-Didier Baculard

      27 Nov, 2018

      Bonjour

      Aucun souci.

      Cordialement

  • Estelle

    04 Nov, 2018

    Bonjour,
    J’ai créé une liste référentielle avec nom, adresse et numéros de téléphone.
    Lorsque je sélectionne le nom, j’ai l’adresse et le numéro de téléphone qui apparaissent sur le formulaire et qui se remplissent automatiquement (normal).
    Je souhaiterais avoir ces informations là uniquement sur l’export de données Word / PDF. Est-ce possible de masquer les champs pré-remplis sur le questionnaire pour ne pas polluer l’utilisateur de ces informations là ?
    Merci d’avance.

    • Jean-Didier Baculard

      05 Nov, 2018

      Bonjour

      Oui c’est tout à fait possible, il faut utiliser l’option “Champ toujours caché” dans la visibilité des champs. Ensuite dans le rapport personnalisé il ne faut pas oublier de mettre l’option “Afficher les champs invisible”.

      Cordialement

  • Michel Vercelloni

    19 Juin, 2018

    Bonjour,
    nous utilisons une liste référentielle (simple) qui donne des résultats d’affichage différents entre IOS et Android ?
    Sur Android, le champ référencé apparait sur le formulaire mobile et nous y voyons bien la “valeur” se rajouter.
    Par contre sur IOS, le champ apparait mais reste non renseigné, nous avons du créer un 2ème formulaire pour test, dans lequel le champs référencé se trouve en 2ème position sur le formulaire mobile et ainsi il apparait ?? Bug ?
    Merci de votre aide afin que nous puissions utiliser qu’un seul et unique formulaire.
    Cordialement
    Michel V.

    • Soraya Boualam

      19 Juin, 2018

      Bonjour,

      Afin de nous permettre de vous aider, merci de nous envoyer un e-mail à support@kizeo.com, en nous précisant votre code entreprise et le nom du formulaire concerné.
      Dans cette attente,

      Meilleures salutations.

  • QUENDERFF

    06 Nov, 2017

    Bonjour,
    J’aimerais à l’aide d’un QR code, afficher dans un formulaire sous forme de tableau toutes les champs qui possèdent le texte lu du QR code.
    Exemple :
    QR Code : 3A2
    Liste de référénce :
    3A2 : Ouverture
    3A2 : nettoyage
    3A2 : ….
    D’avance merci.

    Cordialement.

    • Thomas Delcros

      06 Nov, 2017

      Bonjour,

      Cette fonctionnalité n’existe pas tel quel dans Kizeo Forms.
      Cependant, avec la sortie prochaine des listes filtrées, vous pourrez faire en sorte que seules les valeurs de votre liste possédant la valeur lue dans le QR code apparaissent sur votre mobile,

      Cordialement,

  • MOTTEUX Aurélien

    12 Oct, 2017

    Bonjour,
    Lors de la saisie Web, lorsque le texte de la valeur choisie est plus long que la largeur de la zone affichée, le texte revient bien à la ligne, cependant, les petites lignes grises qui permettent de séparer visuellement les éléments à sélectionnée se retrouvent complètement désalignée par rapport aux valeurs à choisir.
    Ce que je dis n’est probablement pas clair, il faut faire un essai avec des listes avec des textes de choix très long pour comprendre.
    Pourriez-vous regarder dans quelle mesure cela pourrait être amélioré?
    Merci d’avance,
    Aurélien.

    • Agostinho Quintela

      12 Oct, 2017

      Bonjour,
      En effet, sur des listes à long libellé, il y a un petit soucis d’affichage. Celui-ci sera corrigé très prochainement.

      Cordialement,

  • Sylvain

    28 Sep, 2017

    Bonjour,
    Peut on préremplir un élément contact après sélection d’un élément d’une liste ?
    Pour info, ma liste contient des noms et adresses mail.

    • Jean-Didier Baculard

      04 Oct, 2017

      Bonjour

      Non ce n’est pas possible. Une liste référentielle remplit des champs références uniquement.

      Cordialement

  • Sylvain

    14 Sep, 2017

    Bonjour,
    j’ai créé un champ référence dans un formulaire en cochant la case “saisie modifiable”.
    Est-il possible de détecter par suite si l’utilisateur a modifié cette donnée?
    Je voudrais que se soit visible ensuite dans mon export.

    Merci d’avance

    • Sarah Marivaux

      14 Sep, 2017

      Bonjour,

      Nous ne pouvons malheureusement pas signaler la modification à l’export.

      Cordialement,

  • Laurent

    21 Juil, 2017

    Bonjour,

    Je souhaiterai être capable de saisir une donnée qui n’est pas dans la liste (exemple : arrivage ponctuel et exceptionnel), et éventuellement ajouter cette donnée à ma liste.
    Est-ce possible ?

    Cordialement

    Laurent

    • Sarah Marivaux

      21 Juil, 2017

      Bonjour,
      Si vous souhaitez saisir une donnée absente d’une liste, je vous conseille de jouer sur la visibilité d’un champ de saisie. Vous le rendez visible, par exemple, lorsque vous cliquez sur Autre.
      Si vous avez des compétences en interne en programmation, vous pouvez programmer l’ajout de la saisie de manière automatique via notre web service.

      Cordialement,

  • joe

    04 Mar, 2017

    Bonjour
    Je cherche à faire un formulaire ou j’ai une case à cocher pour selectionner chaque corps d’etat present sur mon chantier. Une fois que j’ai coché cette case, j’aimerais qu’une liste apparaisse ou je sélectionne un de mes maçon,. Une fois mon macon selectionné, apparaisse un tableau ou la 1ere colonne est le nom de l’entreprise, la seconde le nom et prenom du macon la 3eme le portable et la 4eme le mail.

    Mes questions sont:
    – comment faire apparaitre ce tableau suite à mon choix
    – comment et ou renseigner les coordoonées de mes macons ?
    Merci par avance 🙂

    • Sarah Marivaux

      06 Mar, 2017

      Bonjour,

      – Pour l’apparition de votre tableau, vous pouvez jouer sur la visibilité de vos éléments. Pour chaque maçon, vous créerez son propre tableau. Ensuite, rendez-vous dans les options de vos éléments onglet visibilité.
      – Pour les coordonnées de vos maçons, vous pouvez créer une liste référentielle. Lorsque vous choisirez un de vos ouvriers, son nom, prénom, numéro de portable et mail apparaîtront dans un élément référence.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

  • Christophe

    25 Jan, 2017

    Bonjour,
    Je souhaiterais savoir s’il est possible lorsque je créé ma liste de choisir plusieurs réponses. Dans le premier exemple : Pomme + banane.
    Puis dans la fonction référence de comptabiliser les prix de la pomme + banane.
    Merci d’avance

    • Sarah Marivaux

      25 Jan, 2017

      Bonjour,

      Il n’est pas possible d’avoir une liste référentielle à choix multiple.
      Je vous conseille de faire une liste référentielle et un champ Référence puis de les insérer dans un tableau. Vous pourrez ainsi, dans chaque ligne de votre tableau, insérer pomme puis banane.
      Hors de votre tableau, vous insérerez ensuite un champ Calcul qui viendra faire la somme des prix contenu dans vos champs Références.

      Restant à votre disposition,
      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

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