Comprendre et utiliser la Liste Référentielle
La Liste référentielle permet de lier plusieurs champs à une Liste. Lors de la saisie, en sélectionnant un item de cette liste, les données liées à cet item iront se remplir automatiquement dans les champs prévus à cet effet. Le champ permettant cette automatisation est le champ Référence (le champ Calcul le permet toujours). L’intérêt étant d’éviter à l’utilisateur de l’application de saisir des données déjà connues par l’entreprise. Cela lui fait gagner du temps et éviter les erreurs de saisie.
Cette option est recommandée en cas de longue liste. N’hésitez pas à consulter notre tutoriel sur la création de listes externes depuis Excel pour découvrir comment configurer votre liste Référentielle.
Attention : L’étape cruciale est la définition de votre liste, vous devez la saisir de la façon suivante :
Pomme|Espagne|2.20
Banane|Afrique|1.49
Orange|France|2.10
Fraise|France|3.10
Afin de vous aider lors de la saisie de votre liste référentielle, vous pouvez utiliser le bouton Ajouter une référence. Grâce à cela, un ‘pipe’ se générera automatiquement.
Astuce : Comment générer cette barre verticale, appelée ‘Pipe’, qui sépare chaque item de la liste ?
Explications : Prenons l’exemple des pommes.
En sélectionnant la pomme, l’origine ainsi que le prix au kg iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (Référence ou Calcul).
La lecture se fait par colonne : la colonne 1 est définie par les fruits, la colonne 2 est définie par l’origine et la colonne 3 est définie par le prix au kilo.
Un référentiel peut comporter jusqu’à 50 colonnes.
Notes :
Note : Il est impossible de définir qu’une Liste référentielle est à ‘Sélection multiple’.
L’outil Référence vient remplacer l’outil Calcul pour la fonctionnalité Liste référentielle. Ce dernier permet toujours de travailler avec cette liste mais il est préférable d’utiliser l’outil Référence.
Note : L’option Saisie modifiable permet de rendre le champ en question modifiable lors de la saisie par l’utilisateur. Par défaut le champ Référence n’est pas modifiable.
Note : Dans l’onglet Propriétés vous retrouverez l’option Saisie modifiable. Elle permet de rendre le champ en question modifiable lors de la saisie par l’utilisateur. Par défaut un champ Calcul n’est pas modifiable.
Appuyez sur la flèche de gauche ou de droite pour faire défiler les images.
Note : pour que le calcul s’effectue automatiquement, il y a un paramétrage à faire au préalable.
Il s’agit d’un exemple simple, vous pouvez bien évidemment imaginer un référentiel plus complexe.
Par exemple, une liste de clients avec divers champs qui font appel au numéro de téléphone, adresse, adresse mail, etc. ou une liste de chantiers avec divers éléments correspondants à chaque chantier.
L’intérêt ici est de pouvoir saisir un code-barres et d’obtenir les informations associées qui s’inséreront automatiquement dans les champs Références paramétrés.
Par exemple, vous proposez à la vente des bouteilles de jus de fruits. Vous avez besoin de connaitre le parfum et la taille du contenant, une fois le code-barres saisi, afin de réaliser un inventaire de votre stock.
Pour ce faire, vous devez créer une liste référentielle avec les codes-barres dans la colonne label.
Une fois votre liste référentielle créée et importée dans l’onglet Configuration, Listes externes, rendez-vous dans la définition de votre formulaire et insérez l’élément Code-barres.
Rendez-vous dans les options de votre champ Code-barres, en cliquant sur le crayon.
Dans l’onglet Avancé de l’élément Code-barres, sélectionnez votre liste externe dans la liste déroulante.
La Liste fera appel à la première colonne : les codes-barres (le label).
Il vous est possible d’utiliser les options suivantes :
Insérez ensuite un champ Référence dans votre formulaire. Dans les options du champ Référence, onglet Propriétés, sélectionnez le champ correspondant à votre Liste référentielle puis, sélectionnez la colonne auquel le champ Référence doit se rapporter.
Dans notre exemple nous avons besoin de faire afficher automatiquement : le fruit, l’origine et prix. Nous ajouterons donc deux autres champs Référence.
Vous pouvez scanner un Tag NFC et obtenir les informations qui y sont associées dans les champs Référence paramétrés.
Par exemple, vous travaillez dans un magasin de vêtements, vous voulez scannez le Tag NFC présent sur l’étiquette afin d’obtenir la taille et le prix.
Il vous faut créer une liste référentielle avec dans la colonne label les informations contenues dans le Tag NFC. Dans notre exemple : le code-référence de chaque vêtement.
Une fois votre liste référentielle créée et importée dans l’onglet Configuration, Listes externes, rendez-vous dans la définition de votre formulaire et insérez l’élément Tag NFC.
Rendez-vous dans les options de votre champ Tag NFC, en cliquant sur le crayon.
Dans l’onglet Avancé de l’élément Tag NFC, sélectionnez votre liste externe dans la liste déroulante.
La Liste fera appel à la colonne 1, le label : les codes-références des vêtements.
Il vous est possible d’utiliser les options suivantes :
Insérez un champ Référence dans votre formulaire. Dans les options du champ Référence, onglet Propriétés, sélectionnez le champ correspondant à votre Liste référentielle puis, sélectionnez la colonne auquel le champ Référence doit se rapporter.
Dans notre exemple nous avons besoin de faire afficher automatiquement : le type de vêtement, la taille et le prix. Nous mettrons donc trois champs Référence.
N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !
Il y a 48 commentaires
Edouard V.
15 Jan, 2023
Bonjour,
Est-il possible de récupérer des références via une liste à sélection multiple ?
Ma liste à sélection multiple n’apparaît pas dans le champ référence.
Cordialement,
Edouard
Bastien Galzot
16 Jan, 2023
Bonjour Edouard,
Par défaut, il n’est pas possible de combiner une liste référentielle et un choix multiple.
Cependant, il existe un méthode qui consiste à mettre votre liste référentielle dans un champ tableau en choix simple, avec les champs références. De ce fait, vous pourrez effectuer un choix simple et restituer vos références pour chaque élément choisi dans la liste. N’oubliez pas également d’activer l’option « Empêcher la saisie de doublons parmi les choix de la liste dans un tableau ».
Bonne journée,
Cordialement,
Bastien.
ALEXIS HAUDEBERT
11 Jan, 2023
Bonjour,
Est-il possible de filtrer une liste existante d’après un critère afin d’éviter la re-saisie d’une nouvelle liste à alimenter.
Exemple: j’ai la liste du personnel, mais pour un champs donné, je ne veux pouvoir sélectionner qu’un type de métier, ou qu’un secteur.
Merci
Yannick Audigier
12 Jan, 2023
Bonjour Alexis,
Cela est tout à fait possible.
Pour cela, je vous invite à consulter notre tutoriel dédié aux listes filtrées en cliquant ici.
Si vous avez des questions complémentaires suite à la lecture de ce tutoriel, n’hésitez pas à contacter notre service support par mail à l’adresse support@kizeo.com
En vous souhaitant une bonne journée.
Cordialement,
Yannick
Jennifer
03 Sep, 2021
Bonjour,
Pourriez-vous augmenter le nombre de colonnes pour les listes référentielles (passer de 50 à 100 ?)
Merci
Patrick Carloni
06 Sep, 2021
Bonjour,
à aujourd’hui, il n’est pas possible d’augmenter le nombre de références dans une liste.
il existe toutefois une possibilité de contourner le problème.
Vous pouvez créer une deuxième liste avec les mêmes labels et 49 autres références. Sur le deuxième champ liste, vous pouvez filtrer le code par rapport au premier champ liste. Ce qui fera qu’à la saisie seule la valeur dans le premier champ apparaitra dans le second.
Je vous souhaite une bonne fin de journée.
Martin Isabelle
01 Juil, 2021
Bonjour,
dans mon formulaire j’ai une liste de contact que je peux sélectionner. J’aimerais qu’un mail automatique soit envoyé au contact sélectionné par l’utilisateur cependant dans le paramétrage de l’envoi de l’e-mail je ne peux pas sélectionner ce champs car ce n’est pas un champ « contact ». Comment puis-je faire?
Nathalie Castagnier
01 Juil, 2021
Bonjour Isabelle,
Compte tenu de la spécificité de votre demande, je vous invite à contacter notre équipe Support à l’adresse mail: support@kizeo.com, en précisant votre code entreprise, le nom du formulaire et le nom du champ concerné.
Je vous souhaite une agréable journée.
Nathalie
Nicolas
19 Juin, 2021
Bonjour,
dans un formulaire j’utilise la fonction liste externe du champ code-barre pour alimenter des champs références. le scan se passe bien sur le mobile, mais les champs références ne se remplissent pas. j’ai ajouté dans le même formulaire un champ liste avec la même liste externe, les champs références associés se complètent correctement. Avez-vous déjà rencontrer le cas ?
Merci de votre aide.
Kurt Carpels
21 Juin, 2021
Bonjour,
Au vu de la spécificité de votre demande, je vous invite à contacter notre équipe Support via l’adresse mail: support@kizeo.com, en précisant votre code entreprise, le nom du formulaire et le nom du champ code-barre concerné.
Je vous souhaite une agréable journée.
Kurt
nicolas
15 Nov, 2020
bonjour
je ne sais pas si je suis dans la bonne rubrique. voila ma question : est il possible d’utiliser les données de saisies dans un formule comme liste externe ? j’aurais besoin de cette informations pour que mes agents de terrain puisses consulter l’historique des interventions en scannant le code barre de l’équipement.
merci de votre aide.
Charles Leconte
16 Nov, 2020
Bonjour Nicolas,
Il est possible d’afficher un historique en utilisant une liste externe référentielle. Pour que celle-ci soit alimentée automatiquement, il vous faudra forcément passer par l’API Kizeo ou notre connecteur Sharepoint. Ces deux solutions demandent de bonnes connaissances en informatique.
Bonne semaine à vous,
Charles
KIRCHMEYER Pierre
08 Jan, 2020
Bonjour, je souhaiterai savoir combien de référence il est possible de mettre dans un formulaire?
Cordialement Pierre k.
Adeline
09 Jan, 2020
Bonjour,
Vous pouvez mettre un maximum de 49 références par liste externe.
Je reste à votre disposition en cas de besoins.
Cordialement
Didier MARX
12 Déc, 2019
Comment récupérer dans un champ invisible la valeur du label d’une liste ? a priori le champ référence ne permet pas d’avoir la « colonne » 1 qui contient ce label .
Merci de votre aide.
Adeline
13 Déc, 2019
Bonjour,
Vous avez deux possibilités, soit vous insérez un champ calcul qui vient afficher ce qui est sélectionné dans le champ liste. Soit vous insérez le label en référence également dans votre liste externe et vous faite apparaitre cette référence.
Cordialement
Sébastien
05 Sep, 2019
Bonjour j’aimerai utiliser une liste externe crée à partir d’un fichier excel qui puisse se mette à jour automatiquement si je modifie mon ecxel est-ce possible?
Par avance merci
Patrick Carloni
05 Sep, 2019
Bonjour,
Nous proposons une solution pour la mise à jour automatique des listes externes avec notre connecteur SharePoint. Ce connecteur vous permet de mettre à jour une liste SharePoint à partir de données saisies dans vos formulaires, puis de mettre à jour une liste externe Kizeo à partir d’une liste SharePoint.
Sinon vous avez la possibilité de passer par notre Web Service. Cette deuxième solution nécessite que vous fassiez du développement en interne.
Si vous souhaitez plus de renseignements, je vous invite à vous rapprocher de notre support technique (support@kizeo.com).
En espérant avoir répondu à votre question.
Anne-Cécile DUPEROU
23 Août, 2019
Bonjour,
nous utilisons une liste référentielle du personnel afin que la personne réalisant la saisie sur kizeo, s’il ne s’agit pas de l’utilisateur kizeo, puisse se sélectionner.
La plupart du temps la personne qui saisit est bien l’utilisateur, est il possible de proposer par défaut le nom de l’utilisateur dans une liste référentielle?
Merci
Adeline
26 Août, 2019
Bonjour,
Je vous invite à consulter le tutoriel sur les listes filtrées par les champs utilisateurs personnalisés qui vous permettra d’obtenir ce que vous souhaitez. Pour cela, cliquez ici
Je reste à votre disposition en cas de besoins.
Cordialement
Christophe
18 Juin, 2019
Bonjour,
Petite question. J’ai créé une liste externe, ai inséré un champ du type « Liste » dans mon formulaire ainsi qu’un champ référence. Lorsque je choisis un élément dans ma liste, le champ référence se met bien à jour automatiquement. Jusque là, tout va bien.
Cependant, le champ référence peut-être modifié par l’utilisateur et j’aimerais que celui-ci ne puisse sélecter que certains éléments. Autrement dit, il faudrait que le champ référence soit lui-même aussi une liste. Est-ce possible?
Merci d’avance,
Christophe
Adeline
18 Juin, 2019
Bonjour,
Il n’est pas possible de mettre une liste dans un champ référence. En revanche vous pouvez ajouter un champ liste et lui mettre des conditions de visibilité indiquant qu’il apparait si le champ liste précédent est différent de « vide » et une condition par rapport au champ référence indiquant par exemple que la deuxième liste apparait si on inscrit « autre » dans le champ référence.
Je reste à votre disposition par téléphone au 04 90 23 67 60 si vous rencontrez des difficultés à le mettre en œuvre.
Cordialement
Robert M
06 Juin, 2019
Bonjour,
Je voudrais qu’un champ Liste de mon formulaire évolue automatiquement, à partir de valeurs prédéterminées, en fonction des données des autres champs de mon formulaire. C’est à dire conditionner automatiquement le choix de l’élément de la liste en fonction des données d’autres champs (comme pour les options de visibilité, mais appliqué au choix d’un élément d’une liste)
Exemple :
Si le champ « identifiant » est non vide, alors la liste Statut prend automatiquement la valeur « demande effectuée ». Si le champ « contact fournisseur » est non vide, alors la liste Statut prend la valeur « commande passée », etc
Merci
Charles Leconte
06 Juin, 2019
Bonjour,
Pour pouvoir vous répondre précisément, pouvez-vous nous envoyer votre demande par mail à l’adresse support@kizeo.com en spécifiant votre code entreprise ainsi que le formulaire concerné.
Merci.
Helene
29 Mai, 2019
Bonjour
J’ai fait une liste externe comportant trois colonnes, entité, périmètre, chantier ; dans le compte rendu je voudrais afficher les valeurs de chaque colonne, pour l’instant j’arrive à afficher le champ lui même avec la valeur de la 3e colonne ; je voudrais dans une autre partie du compte rendu afficher la valeur de la 1ere colonne… MERCI
Adeline
29 Mai, 2019
Bonjour,
Si je comprends bien votre demande, vous avez une liste hiérarchique et vous souhaitez avoir un affichage des différentes hiérarchies dans le formulaire et/ou les exports. Si c’est bien cela, il serait nécessaire de mettre ces hiérarchies également en référence dans la liste et d’ajouter des champs référence dans votre formulaire pour avoir les informations. Vous pouvez cacher ces champs si vous le souhaitez et uniquement utiliser les balises dans les exports.
En espérant avoir répondu à votre question.
Cordialement
BotteF
27 Mar, 2019
Bonjour,
Je ne retrouve pas la question que j’avais postée içi il y a quelques jours, je la reposte donc :
J’ai un tableau excel qui contient trois colonnes: « code chantier » , « nom chantier », « ville chantier » qui me permettent de retrouver un chantier.
Je souhaite que l’utilisateur du formulaire puisse chercher le chantier soit par nom, soit par code, soit par ville et qu’en fonction de son choix, les autres champs se remplissent automatiquement.
J’ai essayé d’utiliser une liste référentielle, mais cela m’impose une recherche par label uniquement donc je ne vois pas comment faire.
Merci d’avance,
Cordialement.
Sarah Marivaux
27 Mar, 2019
Bonjour,
Vous ne l’avez pas retrouvé ci-dessous car vous l’aviez posté sous un autre tutoriel.
Je vous conseille de transformer votre liste référentielle en liste hiérarchique référentielle. Ainsi, vous pourrez effectuer une recherche sur l’ensemble de ces informations.
Cordialement,
Didier
26 Nov, 2018
Bonjour,
Nous souhaiterions identifier nos équipements de divers bâtiments par QR CODE unique. Existe-il une limite au nombre enregistrements dans une liste référentielle. Nous visons les 10.000 (voir plus si on intègre les bureaux et locaux) équipements dans les bâtiments référencé par QR CODE.
Merci
Jean-Didier Baculard
27 Nov, 2018
Bonjour
Aucun souci.
Cordialement
Estelle
04 Nov, 2018
Bonjour,
J’ai créé une liste référentielle avec nom, adresse et numéros de téléphone.
Lorsque je sélectionne le nom, j’ai l’adresse et le numéro de téléphone qui apparaissent sur le formulaire et qui se remplissent automatiquement (normal).
Je souhaiterais avoir ces informations là uniquement sur l’export de données Word / PDF. Est-ce possible de masquer les champs pré-remplis sur le questionnaire pour ne pas polluer l’utilisateur de ces informations là ?
Merci d’avance.
Jean-Didier Baculard
05 Nov, 2018
Bonjour
Oui c’est tout à fait possible, il faut utiliser l’option « Champ toujours caché » dans la visibilité des champs. Ensuite dans le rapport personnalisé il ne faut pas oublier de mettre l’option « Afficher les champs invisible ».
Cordialement
Michel Vercelloni
19 Juin, 2018
Bonjour,
nous utilisons une liste référentielle (simple) qui donne des résultats d’affichage différents entre IOS et Android ?
Sur Android, le champ référencé apparait sur le formulaire mobile et nous y voyons bien la « valeur » se rajouter.
Par contre sur IOS, le champ apparait mais reste non renseigné, nous avons du créer un 2ème formulaire pour test, dans lequel le champs référencé se trouve en 2ème position sur le formulaire mobile et ainsi il apparait ?? Bug ?
Merci de votre aide afin que nous puissions utiliser qu’un seul et unique formulaire.
Cordialement
Michel V.
Soraya Boualam
19 Juin, 2018
Bonjour,
Afin de nous permettre de vous aider, merci de nous envoyer un e-mail à support@kizeo.com, en nous précisant votre code entreprise et le nom du formulaire concerné.
Dans cette attente,
Meilleures salutations.
QUENDERFF
06 Nov, 2017
Bonjour,
J’aimerais à l’aide d’un QR code, afficher dans un formulaire sous forme de tableau toutes les champs qui possèdent le texte lu du QR code.
Exemple :
QR Code : 3A2
Liste de référénce :
3A2 : Ouverture
3A2 : nettoyage
3A2 : ….
D’avance merci.
Cordialement.
Thomas Delcros
06 Nov, 2017
Bonjour,
Cette fonctionnalité n’existe pas tel quel dans Kizeo Forms.
Cependant, avec la sortie prochaine des listes filtrées, vous pourrez faire en sorte que seules les valeurs de votre liste possédant la valeur lue dans le QR code apparaissent sur votre mobile,
Cordialement,
MOTTEUX Aurélien
12 Oct, 2017
Bonjour,
Lors de la saisie Web, lorsque le texte de la valeur choisie est plus long que la largeur de la zone affichée, le texte revient bien à la ligne, cependant, les petites lignes grises qui permettent de séparer visuellement les éléments à sélectionnée se retrouvent complètement désalignée par rapport aux valeurs à choisir.
Ce que je dis n’est probablement pas clair, il faut faire un essai avec des listes avec des textes de choix très long pour comprendre.
Pourriez-vous regarder dans quelle mesure cela pourrait être amélioré?
Merci d’avance,
Aurélien.
Agostinho Quintela
12 Oct, 2017
Bonjour,
En effet, sur des listes à long libellé, il y a un petit soucis d’affichage. Celui-ci sera corrigé très prochainement.
Cordialement,
Sylvain
28 Sep, 2017
Bonjour,
Peut on préremplir un élément contact après sélection d’un élément d’une liste ?
Pour info, ma liste contient des noms et adresses mail.
Jean-Didier Baculard
04 Oct, 2017
Bonjour
Non ce n’est pas possible. Une liste référentielle remplit des champs références uniquement.
Cordialement
Sylvain
14 Sep, 2017
Bonjour,
j’ai créé un champ référence dans un formulaire en cochant la case « saisie modifiable ».
Est-il possible de détecter par suite si l’utilisateur a modifié cette donnée?
Je voudrais que se soit visible ensuite dans mon export.
Merci d’avance
Sarah Marivaux
14 Sep, 2017
Bonjour,
Nous ne pouvons malheureusement pas signaler la modification à l’export.
Cordialement,
Laurent
21 Juil, 2017
Bonjour,
Je souhaiterai être capable de saisir une donnée qui n’est pas dans la liste (exemple : arrivage ponctuel et exceptionnel), et éventuellement ajouter cette donnée à ma liste.
Est-ce possible ?
Cordialement
Laurent
Sarah Marivaux
21 Juil, 2017
Bonjour,
Si vous souhaitez saisir une donnée absente d’une liste, je vous conseille de jouer sur la visibilité d’un champ de saisie. Vous le rendez visible, par exemple, lorsque vous cliquez sur Autre.
Si vous avez des compétences en interne en programmation, vous pouvez programmer l’ajout de la saisie de manière automatique via notre web service.
Cordialement,
joe
04 Mar, 2017
Bonjour
Je cherche à faire un formulaire ou j’ai une case à cocher pour selectionner chaque corps d’etat present sur mon chantier. Une fois que j’ai coché cette case, j’aimerais qu’une liste apparaisse ou je sélectionne un de mes maçon,. Une fois mon macon selectionné, apparaisse un tableau ou la 1ere colonne est le nom de l’entreprise, la seconde le nom et prenom du macon la 3eme le portable et la 4eme le mail.
Mes questions sont:
– comment faire apparaitre ce tableau suite à mon choix
– comment et ou renseigner les coordoonées de mes macons ?
Merci par avance 🙂
Sarah Marivaux
06 Mar, 2017
Bonjour,
– Pour l’apparition de votre tableau, vous pouvez jouer sur la visibilité de vos éléments. Pour chaque maçon, vous créerez son propre tableau. Ensuite, rendez-vous dans les options de vos éléments onglet visibilité.
– Pour les coordonnées de vos maçons, vous pouvez créer une liste référentielle. Lorsque vous choisirez un de vos ouvriers, son nom, prénom, numéro de portable et mail apparaîtront dans un élément référence.
Cordialement,
Sarah Marivaux.
Christophe
25 Jan, 2017
Bonjour,
Je souhaiterais savoir s’il est possible lorsque je créé ma liste de choisir plusieurs réponses. Dans le premier exemple : Pomme + banane.
Puis dans la fonction référence de comptabiliser les prix de la pomme + banane.
Merci d’avance
Sarah Marivaux
25 Jan, 2017
Bonjour,
Il n’est pas possible d’avoir une liste référentielle à choix multiple.
Je vous conseille de faire une liste référentielle et un champ Référence puis de les insérer dans un tableau. Vous pourrez ainsi, dans chaque ligne de votre tableau, insérer pomme puis banane.
Hors de votre tableau, vous insérerez ensuite un champ Calcul qui viendra faire la somme des prix contenu dans vos champs Références.
Restant à votre disposition,
Cordialement,
Sarah Marivaux.
Poster un commentaire