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27Nov, 2019
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Comment digitaliser vos rapports journaliers d’avancement des travaux de chantier ?

 

Anne-Cecile DUPEROU

Responsable du Déploiement du Projet d’entreprises
Etchart réseaux
etchart

Kizeo Forms

La solution mobile qui dématérialise les rapports journaliers d’avancement des travaux de chantier !

Dans cette étude de cas, Anne-Cécile, Responsable du Déploiement du Projet d’entreprises, nous explique les raisons qui ont poussé Etchart réseaux à choisir Kizeo Forms pour dématérialiser ses rapports journaliers d’avancement des travaux de chantier.

Un groupe pluridisciplinaire qui s’ouvre à la digitalisation de ses métiers.

Le groupe Etchart, acteur du BTP sur le grand sud-ouest, appuie son expertise sur 12 métiers majeurs du secteur, et sur l’expertise de 1 240 collaborateurs. Avec un chiffre d’affaires de près 350 millions le groupe poursuit son développement; pour ce faire il a notamment besoin de digitaliser ses métiers.

Parmi les métiers du groupe, nous retrouvons par exemple la filière TP. Cette structure est constituée d’entreprises spécialisées dans :

  • La construction, la réhabilitation et l’entretien des infrastructures de réseaux d’eau, de thermie et de télécommunications.
  • La réhabilitation sans tranchées (RCR), les équipements hydrauliques et Pompage (Opure), les métiers de la route et les aménagements urbains.
  • La fourniture de matériaux ou la production d’enrobés.

Les enjeux : faciliter la remontée d’informations et optimiser les outils de production.

Les interventions et chantiers menés par Etchart Réseaux peuvent durer de quelques heures (travaux en urgence, réparations, SAV…) à plusieurs semaines voire plusieurs mois. L’une des principales difficultés, nous confie Anne-Cécile, Responsable du Déploiement du Projet d’entreprises, consiste à collecter et diffuser rapidement les informations au sein de la filière.

Nos équipes travaillent sur des chantiers qui sont souvent éloignés de leur agence et ne passent pas quotidiennement au bureau, pour autant nous avons besoin d’une remontée d’infos rapide et fluide.
Le développement des outils numériques sur chantier, pour améliorer la performance de notre production et affirmer notre expertise est l’un des enjeux de notre Projet d’Entreprises.

Les rapports journaliers d’avancement des travaux de chantier avec Kizeo Forms !

Etchart Réseaux a essayé la solution de mobilité, Kizeo Forms, durant quelques semaines. Pour prendre sa décision, il a associé à sa démarche un chef de chantier, chargé d’utiliser la solution en conditions réelles sur le terrain. Etchart réseaux accorde une grande importance à l’avis des utilisateurs finaux. Il est donc essentiel pour le groupe d’essayer en situation réelle, toutes les solutions à mettre en place.

Nos premières impressions ont été favorables : un outil facile à prendre en main par l’utilisateur, souple et qui nous permettait de faire évoluer nos formulaires nous-mêmes et à notre rythme. Et surtout un outil qui fonctionnait en mode hors ligne !

Le déploiement de Kizeo Forms au sein de l’entreprise a pris quelques semaines. Dans un premier temps, il était nécessaire de préparer le back office (création des utilisateurs, conception des formulaires, des exports). Dans un deuxième temps Etchart Réseaux s’est équipé avec les dispositifs  mobiles indispensables : smartphones, tablettes, abonnements téléphoniques… A la suite de ces actions, Kizeo Forms, a été déployée progressivement sur le terrain, agence par agence. Tous les utilisateurs ont été formés sur leurs propres supports (smartphones, tablettes, etc.)

Il était important de pouvoir accompagner chaque utilisateur et de capitaliser sur les retours.

Un groupe social d’entreprise a été mis en place sur le Réseau Social de l’Entreprise (RSE).  Autrement dit, il permet à tous les salariés, d’être informés rapidement : des actualités du pôle réseaux, des procédures applicables, des mises à jour des bases de données, des nouveaux formulaires disponibles mais aussi d’échanger sur leurs astuces ou difficultés d’utilisation éventuelles.

Nous pouvons de cette façon sonder nos équipes sur l’intérêt, ou pas, de mettre en place tel ou tel type de formulaire.

Les cas d’application de Kizeo Forms.

Avant l’utilisation de Kizeo Forms au sein des entreprises d’Etchart Réseaux, la collecte des informations terrain n’était pas suffisamment rapide, fluide et efficace (ex : perte d’informations, manque d’homogénéité et de fiabilité des données recueillies). Elle présentait en somme, tous les désavantages de la saisie manuscrite sur des chantiers distants.

Kizeo Forms est essentiellement utilisée pour la saisie de formulaires récurrents (journaux de chantier, PV d’essais chantier, relevés d’utilisation des engins, vérifications d’engins, rapports d’intervention). Anne-Cécile nous précise que cet outil est également utilisé pour réaliser des sondages auprès des utilisateurs afin, par exemple, de recueillir les besoins en outillage et matériel. Le fonctionnement hors ligne est indispensable pour eux.

Nous avons une douzaine de formulaires actifs et quelques formulaires en test avant déploiement. Nos équipes terrain nous font régulièrement remonter des propositions de nouveaux formulaires à créer.

Exemples d’utilisation des rapports journaliers d’avancement des travaux de chantier :

 

Site inspection with Kizeo Forms
Site inspection with Kizeo Forms
Site inspection with Kizeo Forms
Site inspection with Kizeo Forms
Site inspection with Kizeo Forms
Site inspection with Kizeo Forms

Rapport d’intervention atelier : il permet aux mécaniciens de saisir leurs rapports d’interventions sur tablette.

Il a d’abord été décidé de transposer sur Kizeo Forms les formulaires qui étaient utilisés au format papier. Les utilisateurs ont rapidement fait des suggestions d’améliorations ou de création de nouveaux formulaires; en un mot Kizeo Forms est une boite à outils, proposant de nombreuses fonctionnalités. Ce qui permet de créer des formulaires au fur et à mesure de nos besoins.

Ce qui est très apprécié : le mode off line, la possibilité de joindre des photos ou de la géolocalisation lors des saisies.

La voix du terrain fait unanimité :

 

En résumé les points forts de la solution sont pour moi :

  • L’expérience utilisateur : prise en main facile et intuitive
  • En deuxième lieu la qualité de l’information remontée (plus de problèmes de relecture, plus de données manquantes, etc.)
  • Ainsi que le travail en temps réel : l’export est directement envoyé au bon destinataire
  • C’est aussi un système agile
  • Ensuite c’est un gain de temps mais également un gain économique

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