7 claves para digitalizar la administración de obras

La administración de obras de construcción abarca la gestión integral y continua de un proyecto, enfocándose no solo en su planificación, coordinación y control, sino también en la definición y seguimiento de las distintas tareas. Todo esto mientras se intentan cumplir con las fechas pactadas y sin olvidar la supervisión de la seguridad laboral.

Entre los problemas para administrar una obra, los más comunes son:

• Falta de capacitación y experiencia del personal de la obra
• Errores de planificación o de ejecución de la obra
• Incidencias relativas a la prevención de riesgos

¿Cómo se pueden evitar o minimizar? Contando con las herramientas y softwares adecuados para apoyar al trabajo del administrador. En este artículo te explicaremos cómo digitalizar la administración de obras de construcción y sus ventajas.

Responsabilidades clave de un administrador de obra

Un administrador de obra, también conocido como project manager o jefe de obra, es un profesional absolutamente clave en cualquier proyecto de construcción. Sus principales tareas son:

• Planificación de proyecto
• Coordinar y control la administración de obra
• Gestión de recursos humanos
• Gestión de recursos técnicos
• Gestión financiera
• Coordinación con otros sectores
• Gestión de la seguridad
• Documentación y registro

 

Administración eficiente en la construcción gracias a la digitalización

Los proyectos de construcción son cada vez más complejos y exigentes. Lo cual ha provocado que las empresas constructoras se vean en la necesidad de:

• Mejorar su planificación y controlar mejor los recursos
• Monitorizar en tiempo real la evolución
• Optimizar la comunicación interna
• Acelerar todos los procesos y etapas del proyecto

Las nuevas necesidades exigen trabajar con métodos más modernos, eficaces y fluidos. Y para ello es importante poner en marcha mecanismos de transformación digital, que abarquen los distintos procesos de un proyecto de construcción.

Los expertos consideran que, en un futuro próximo, el contexto de transformación digital del sector de la construcción se caracterizará por un protagonismo cada vez mayor de las tecnologías avanzadas, como son los software de administración de obras de construcción.

7 procesos claves para digitalizar tu administración de obras de construcción

Otra gran ventaja de digitalizar la administración de datos de tus proyectos de construcción, es que al tenerlos bien estructurados y recopilados de forma estratégica, se pueden analizar. Esto resulta de gran ayuda en la toma de decisiones de todo tipo: operaciones, ejecución, recursos humanos, inversiones, prevención de riesgos, entre otros. Así como también llevar a cabo las acciones correctivas más eficientes.

En el sector de la construcción se hace cada vez más necesario decir adiós a los documentos e informes en papel e incorporar una aplicación móvil, como Kizeo Forms, para la toma de datos en terreno.

Este software sencillo e intuitivo para los trabajadores en obra, pero, al mismo tiempo, con potencia y capacidad para optimizar la administración de distintos procesos recurrentes basados en la toma de datos y entre los documentos que podrás digitalizar está los reportes de incidencias, órdenes de trabajo, fichaje de horas trabajadas, entrega de EPPs, registro de almacén, acta de visita a la obra, informes de no conformidad, acta de reunión y más.

Digitalización del seguimiento de obra

Con Kizeo Forms, es posible crear fácilmente formularios digitales para llevar un registro y seguimiento completo de la obra: agregar planos, manuales, listas de inventario, notas de audio y hasta geolocalización. Con una aplicación de este tipo se pueden digitalizar documentos como:

• Bitácora de obra
• Acta de obra
• Informes semanales y mensuales de seguimiento de obra

La digitalización de estos documentos, permite añadir funciones tan valiosas y prácticas para el jefe de obra, como: completar todos los datos digitalmente, firmar digitalmente, añadir imágenes o audios, generar informes en Word, Excel o Pdf y enviarlos a la persona encargada, dar avisos por email y almacenar los datos en la nube para su análisis posterior. Además, puedes explorar todas las claves del software para control de obra con Kizeo Forms para optimizar aún más tu administración de proyectos.

Digitalización del control de seguridad y salud

Si deseas controlar eficazmente la seguridad, salud, prevención de accidentes y enfermedades profesionales, un software de administración de obras capaz de digitalizar los informes de incidencias y entrega de EPPs, es lo que necesitas.

Mantén ordenado el registro de toda la información, cumpliendo con la normativa, al mismo tiempo que cuidas a tus colaboradores.

Digitalización en las instrucciones para facturar al cliente y pedidos

Para que un proyecto de obra pueda ejecutarse con éxito, es de vital importancia mantener un fluido flujo de información entre el jefe de obra, los empleados que trabajan sobre el terreno, los que lo hacen en la oficina, así como con clientes y proveedores.

En este aspecto, la digitalización permite capturar información de las operaciones de los distintos departamentos e integrar con, por ejemplo, el ERP o el CRM u otro software centralizado de la empresa. De esta forma, nos aseguramos que se factura los servicios correctos y se realizan los pedidos necesarios para que la cadena de trabajo pueda funcionar sin interrupciones.

Entérate cómo la constructora Somatec digitaliza su gestión de mantenimiento, solicitud de materiales, facturación”.

Control de acceso a obra

Otra de las funcionalidades de la digitalización, es que permite realizar un control de quién puede o no acceder a la obra. Por ejemplo, se puede realizar un listado previo con los accesos permitidos y a pie de obra, una persona encargada puede verificar quién puede acceder y quién no y llevar un registro con firma digital.

Informes digitales de entrega de materiales

Contar con una herramienta digital útil para la administración de obra, te permite gestionar la entrega y uso de los materiales. Solo debes usar campos específicos para la adquisición, entrega o salida. En unos pocos clics, habrás automatizado esta labor para no volver a perder tiempo creando informes manuales repetitivos.

Crea reportes que den cuenta de tu stock. Evita quedar sin existencias, una circunstancia indeseable, ya que puede ser motivo de retrasos y hasta de paralización de un proyecto.

Informes de mantenimiento de máquinas

Con Kizeo Forms, gestiona el mantenimiento de la maquinaria de obra, de una forma muy ágil y cómoda desde tu smartphone. Puedes ocupar funciones como:

• Planificación, y asignación de tareas de mantenimiento, tanto preventivas como correctivas.
• Gestión de inventario de piezas de repuesto, materiales y herramientas necesarias para la resolución de averías.
• Cumplimiento de partes de trabajo.

Empieza a crear tus órdenes de trabajo y asignarlas a tu personal en terreno.

Control de las horas invertidas

La digitalización del control horario de los empleados, permite un perfecto conocimiento de las horas trabajadas y la generación de informes, al instante. De esta manera, se facilita y automatiza el trabajo de elaboración de nóminas y de facturación de clientes, evitando errores.

Con una aplicación móvil como Kizeo Forms, podrás registrar toda la jornada laboral, gestionar las horas extras, reportes de trabajo y más.

El valor añadido de un software de este tipo, es que funciona como un completo gestor de obra, pudiendo transformar, automáticamente, los datos capturados en informes, exportarlos a archivos en Word, Pdf y Excel o enviarlos por email a supervisores, clientes y proveedores.

Kizeo Forms es una aplicación de gran agilidad, que te permite trabajar sobre el terreno con móviles y tablets. En la biblioteca de plantillas de Kizeo Forms encontrarás muchos de estos formularios móviles que podrán ayudarte a documentar el progreso, controlar la calidad y garantizar la seguridad al mismo tiempo.

Modelo de formulario de solicitud de materiales

Un modelo de formulario para la solicitud de materiales, es un documento diseñado para recopilar información específica de los solicitantes que requieren materiales o suministros. Este tipo de formulario suele incluir campos para detalles, cómo el nombre del solicitante, la cantidad y descripción de los materiales necesarios y cualquier información adicional. Su propósito es agilizar el proceso de solicitud, seguimiento y administración de materiales, garantizando una organización eficiente y un registro claro de las necesidades de la construcción.

¿Quieres saber cómo se vería un reporte de un formulario de supervisión de obra con Kizeo Forms? Haz clic en el botón para ver un formato de ejemplo.

La digitalización de la administración de obra de construcción es fundamental para afrontar los desafíos actuales y futuros en el sector, mejorando la gestión, la seguridad y la eficiencia en los proyectos de construcción. La adopción de software y herramientas adecuadas es esencial para lograr una transformación exitosa en esta industria.

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