Inspecciones de Seguridad: cómo optimizar su seguimiento

La seguridad en el trabajo no es solo un requisito legal, es un pilar esencial para garantizar la salud de los trabajadores, la continuidad de las operaciones y la sostenibilidad de cualquier organización. Entre las prácticas más efectivas para mantener ambientes laborales seguros destacan las inspecciones de seguridad, herramientas preventivas que permiten detectar a tiempo actos inseguros, condiciones subestándar y riesgos críticos antes de que se transformen en accidentes o enfermedades profesionales.

Tabla de contenidos

1. ¿Qué es una inspección de seguridad?
2. Pasos a seguir en las inspecciones de seguridad
3. Cómo reportar los hallazgos de la inspección
4. Mejor seguimiento al proceso con Kizeo Forms

¿Qué es una inspección de seguridad?

Una inspección de seguridad es una técnica analítica y preventiva que consiste en recorrer de forma sistemática un área de trabajo para identificar condiciones inseguras, prácticas incorrectas y comportamientos permisivos.

Existen distintos tipos de inspecciones:

• Planeadas o programadas: se realizan con base en un cronograma, con listas de verificación específicas y responsables designados.
• Informales: surgen de la observación cotidiana y el compromiso del personal en su puesto de trabajo.
• Generales: abarcan todas las áreas de la organización.
• De partes críticas: se enfocan en instalaciones, equipos o tareas con mayor potencial de riesgo (ejemplo: calderas, trabajos en altura, instalaciones eléctricas).

En todos los casos, el objetivo es el mismo: detectar riesgos antes de que ocurran accidentes y tomar medidas de control inmediatas o planificadas.

Objetivos de las inspecciones de seguridad

De acuerdo con la normativa y la experiencia práctica en prevención de riesgos, las inspecciones de seguridad buscan:

1. Identificar condiciones sub estándar y actos inseguros en equipos, instalaciones, materiales y comportamiento del personal.
2. Prevenir accidentes y enfermedades profesionales, reduciendo al mínimo los daños y pérdidas.
3. Verificar el estado de maquinarias, herramientas y sistemas de protección (extintores, botiquines, equipos de protección personal, etc.).
4. Retroalimentar positivamente la cultura de seguridad: cada hallazgo y acción correctiva fortalece la credibilidad en la gestión preventiva.
5. Asignar prioridades de intervención, de acuerdo con la criticidad del riesgo (alto, moderado o bajo).
6. Evaluar el compromiso de supervisores y trabajadores con las normas y procedimientos de seguridad.

En resumen, las inspecciones no solo buscan detectar problemas, sino también generar mejoras continuas en la organización.

Pasos a seguir en las inspecciones de seguridad

El proceso de una inspección efectiva incluye varias etapas clave:

1. Definir directivas: La alta dirección debe establecer lineamientos claros sobre la importancia de las inspecciones y el compromiso esperado.
2. Planificación y programación: Crear un cronograma que especifique áreas a inspeccionar, frecuencia, responsables y listas de verificación.
3. Preparación: Disponer de los formatos o listas de chequeo específicos (orden y limpieza, instalaciones eléctricas, equipos de emergencia, etc.).
4. Ejecución de la inspección: es importante que se siga el recorrido planificado. Los inspectores deben observar si existen condiciones inseguras y/o prácticas peligrosas. Recolectar notas y evidencias (fotos, registros).
5. Informe de la inspección: Documentar hallazgos, evaluar riesgos, proponer medidas correctivas, asignar responsables y plazos.
6. Seguimiento: Verificar que las acciones correctivas se ejecuten en el tiempo estipulado.

Este ciclo no debe verse como un evento aislado, sino como un proceso de mejora continua que retroalimenta al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Cómo reportar los hallazgos de la inspección

El valor de una inspección no termina en el recorrido: su impacto real depende de cómo se reportan los hallazgos. Un informe bien elaborado debe ser objetivo, claro y práctico para facilitar la toma de decisiones y el seguimiento de acciones correctivas.

Algunos aspectos clave que todo informe de inspección debe incluir son:

• Identificación básica: fecha (año, mes, día), área inspeccionada, nombre del inspector y responsables de la zona evaluada.
• Descripción precisa y objetiva: cada hallazgo debe redactarse de manera clara y concisa, evitando interpretaciones personales o ambiguas.
• Enumeración de hallazgos: listar de manera consecutiva los elementos observados permite un análisis rápido y facilita la trazabilidad.
• Cuantificación de evidencias: registrar la cantidad de hallazgos encontrados ayuda a medir la magnitud del riesgo y a dar un mejor seguimiento. Se pueden registrar en una matriz de riesgos.
• Detalle de condiciones y actos inseguros: especificar las circunstancias físicas (condiciones) y los comportamientos observados (actos inseguros), apoyándose en evidencia como fotografías, videos o notas de voz.
• Comparación con inspecciones anteriores: identificar si los hallazgos corresponden a problemas ya reportados y evaluar el grado de avance en las acciones correctivas.
• Definición de responsables y plazos: cada hallazgo debe acompañarse de un responsable asignado y una fecha límite de resolución.
• Plan de seguimiento: indicar cómo y cuándo se verificará la efectividad de las medidas implementadas, para asegurar que el riesgo fue realmente eliminado o controlado.

En este punto, la rapidez y calidad del reporte son cruciales: un hallazgo mal documentado puede retrasar su corrección.

Mejor seguimiento al proceso con Kizeo Forms

Si bien los formatos en papel y hojas de cálculo han sido la norma durante años, hoy en día las organizaciones requieren herramientas digitales que hagan el proceso más ágil, transparente y auditable.

Con Kizeo Forms, las empresas pueden transformar completamente la forma en que gestionan sus inspecciones de seguridad:

• Digitalización de listas de verificación: Formularios personalizados para cada tipo de inspección (orden y limpieza, EPP, equipos críticos, etc.).
• Captura de evidencias en terreno: Fotos, firmas digitales, geolocalización y comentarios registrados directamente desde un dispositivo móvil.
• Clasificación automática de hallazgos: Configuración de criterios que permiten calificar riesgos según su gravedad y criticidad.
• Flujos de trabajo automatizados: Los reportes llegan en tiempo real a los responsables, con notificaciones y alertas.
• Seguimiento centralizado: Una vista histórica de las inspecciones pasadas y sus hallazgos para conseguir tendencias.
• Exportación y trazabilidad: Informes automáticos en Excel o PDF para auditores, comités de seguridad y entes reguladores.

Con Kizeo Forms los supervisores de Salud y Seguridad en el Trabajo no solo ahorran tiempo y reducen errores, sino que también garantizan que ninguna acción correctiva quede pendiente y fortalecen la cultura preventiva en la organización.

Caso de éxito: la experiencia de un departamento SSOMA con más de 58 supervisores

En Equans Perú trabajan más de 2.000 colaboradores distribuidos en todo el país. Desde el área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medioambiente (SSOMA), con base en Lima, el reto es asegurar el cumplimiento normativo y garantizar que cada trabajador realice sus actividades de forma segura.

“Para nosotros el cumplimiento legal es una de nuestras prioridades y la seguridad, salud ocupacional y medioambiente requiere de una gran cantidad de registros que son obligatorios de llevar.”
— Patricia Murguía, Gerente de Gestión de Talento y SSOMA

Antes de digitalizar sus procesos, el equipo debía solicitar constantemente informes a distintos departamentos para analizarlos en el comité semanal de SSOMA. La información en papel no siempre era confiable ni consistente, lo que dificultaba la toma rápida de decisiones.

Con la implementación de Kizeo Forms, todos los datos recogidos en terreno se centralizan automáticamente y se integran a una herramienta de Business Intelligence. Esto les permite visualizar indicadores casi en tiempo real, detectar desviaciones y actuar con mayor precisión.

Hoy, el área de SSOMA de Equans cuenta con 58 supervisores de seguridad que registran diariamente sus actividades en Kizeo Forms:

• Capacitaciones de seguridad.
• Análisis de trabajos seguros.
• Entregas de equipos de protección personal.
• Inspecciones de seguridad.

Gracias a esta digitalización, Equans ha logrado transformar la gestión preventiva en un proceso ágil, confiable y orientado a la acción, fortaleciendo su compromiso con la seguridad y el cumplimiento legal. Sigue leyendo sobre su experiencia digitalizando su gestión de salud y seguridad ocupacional.