Registro de charlas de seguridad: Importancia y mejores prácticas

En el ámbito laboral, la seguridad es una prioridad esencial para garantizar el bienestar de los trabajadores y la eficiencia operativa. Una herramienta clave para promover una cultura de prevención de riesgos son las charlas de seguridad. Sin embargo, para maximizar su efectividad, es fundamental llevar un registro detallado de estas sesiones. 

¿Qué son las charlas de seguridad?

Las charlas de seguridad, también conocidas como «charlas de 5 minutos», son sesiones breves y focalizadas que buscan concienciar al personal sobre los riesgos asociados a sus tareas diarias y promover prácticas seguras en el lugar de trabajo. Deben ser parte del plan de seguridad y salud en el trabajo de tu empresa. 

Estas charlas se caracterizan por su periodicidad y por abordar temas específicos de seguridad relevantes para las actividades que desempeñan los trabajadores.

Importancia del registro de charlas de seguridad en las organizaciones

Documentar las charlas de seguridad aporta múltiples beneficios a las organizaciones:

• Cumplimiento normativo: En muchos países, las leyes laborales exigen que las empresas implementen programas de seguridad y mantengan registros de las actividades relacionadas. Por ejemplo, en Chile, la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) establece que las empresas deben llevar un registro de capacitaciones en prevención de riesgos.
• Evidencia en auditorías: Los registros sirven como prueba tangible durante inspecciones o auditorías internas y externas, demostrando el compromiso de la empresa con la seguridad laboral.
• Identificación de áreas de mejora: Analizar los registros permite detectar patrones o áreas recurrentes de riesgo, facilitando la implementación de medidas preventivas más efectivas.
• Fomento de una cultura de seguridad: La regularidad y documentación de estas charlas refuerzan la importancia de la seguridad entre los empleados, promoviendo una cultura organizacional proactiva en la prevención de accidentes.
• Facilita la comunicación: Sirve como canal para que los trabajadores expresen sus preocupaciones y sugerencias relacionadas con la seguridad, fortaleciendo la comunicación interna.

Temas de charlas de seguridad

Seleccionar temas relevantes y adaptados a las particularidades de cada entorno laboral es crucial para mantener el interés y la pertinencia de las charlas de seguridad. A continuación, se presentan algunos de los temas más comunes:

Prevención de accidentes laborales

Aborda estrategias y prácticas para minimizar la ocurrencia de incidentes en el lugar de trabajo, enfatizando la identificación y control de riesgos.

Uso correcto de equipos de protección personal (EPP)

Instruye sobre la selección, uso y mantenimiento adecuados de los EPP, garantizando una protección efectiva contra los riesgos identificados.

Procedimientos en caso de emergencia

Proporciona directrices claras sobre cómo actuar ante situaciones de emergencia, como incendios, sismos o derrames de sustancias peligrosas, asegurando una respuesta rápida y coordinada.

Ergonomía en el trabajo

Enfatiza la importancia de adoptar posturas correctas y técnicas adecuadas en las tareas diarias para prevenir lesiones musculoesqueléticas y mejorar el bienestar general.

Para ejemplos concretos de charlas, lee este documento de Codelco.

Registrar participación en charlas de seguridad

Llevar un registro detallado de la participación en las charlas de seguridad es esencial para garantizar su efectividad y cumplimiento normativo. A continuación, se presentan métodos y herramientas para facilitar este proceso:

Formatos y documentos para el registro

Tradicionalmente, el registro de asistencia a las charlas de seguridad se ha realizado mediante formatos impresos que incluyen:

• Lista de asistencia: Documento donde los participantes firman para confirmar su presencia.
• Acta de la charla: Registro que detalla el tema tratado, el facilitador, la fecha y cualquier observación relevante.

Estos documentos deben ser archivados de manera organizada para futuras referencias y auditorías. Pero esto puede ser engorroso, y hasta imposible si se pierden los documentos, por eso no es recomendable realizar con papel los registros de participación.

Herramientas digitales para el registro de charlas

La digitalización ha simplificado el proceso de registro, ofreciendo soluciones más eficientes y seguras. Se puede utilizar Kizeo Forms, una aplicación flexible para:

• Registro y control de asistencia: Facilita la recopilación de datos en tiempo real, eliminando la necesidad de papel.
• Evaluaciones y encuestas: Posibilita enviar cuestionarios a los dispositivos móviles de los empleados para evaluar la comprensión de los temas tratados.
• Generación de informes personalizados: Automatiza la creación de reportes, agilizando el seguimiento y la toma de decisiones.

Implementar herramientas digitales como Kizeo Forms no solo optimiza el proceso de registro, sino que también mejora la precisión y accesibilidad de la información.

Equans Perú digitalizó sus capacitaciones en seguridad

Promover una cultura de seguridad y prevención de accidentes es uno de los pilares de Equans Perú, empresa de servicios multitécnicos. Por eso han acumulado más de 40.000 horas de formación para sus equipos.

Para garantizar la calidad de las charlas y registrar la asistencia de manera eficiente, los supervisores han recurrido a herramientas digitales. Kizeo Forms ha sido clave en este proceso: con un simple formulario digital, los participantes firman su asistencia y el supervisor puede agregar fotos como respaldo. Este método ha optimizado el control de participación y reducido la carga administrativa.

Normativas y regulaciones sobre el registro de charlas de seguridad

Dependiendo de tu país, puede haber leyes específicas sobre la obligatoriedad de registrar capacitaciones en seguridad.

Chile:

• La Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) exige que las empresas lleven un registro de capacitaciones en prevención de riesgos.
• La Ley N° 16.744 de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales establece que las empresas deben tomar todas las medidas necesarias para proteger a los trabajadores.

México:

• La NOM-030-STPS-2009 exige que las empresas capaciten “Al personal en general en forma periódica, información y orientación en prevención de riesgos, a través de conferencias, pláticas, consultas médicas, carteles, folletos, entre otros.”

Normativas internacionales:

•  ISO 45001: Estándar global para la gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Conclusión

El registro de charlas de seguridad no solo permite cumplir con las normativas, sino que también mejora la gestión de riesgos y la capacitación continua.

Adoptar herramientas digitales como Kizeo Forms facilita este proceso, optimizando la recopilación de datos, reduciendo errores y garantizando un acceso rápido a la información.

Recuerda: Un registro bien llevado no solo previene accidentes, sino que también protege a la empresa en auditorías. Invertir en seguridad es clave para un entorno laboral más seguro y eficiente