Interview d’Anthony Slimani, Responsable Contrôle Qualité Manufacturing chez OVH

23Juil, 2018

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Pouvez-vous nous en dire plus sur votre entreprise ?

OVH est un fournisseur mondial de cloud hyper-évolutif qui offre aux entreprises une valeur et des performances de référence dans le secteur. Fondé en 1999, le groupe gère et maintient 28 datacenters sur 12 sites et 4 continents, déploie son propre réseau mondial de fibre optique et maîtrise l’intégralité de la chaîne de l’hébergement. En s’appuyant sur ses infrastructures en propre, OVH propose des outils et solutions simples et puissants, qui mettent la technologie au service du métier et révolutionnent les manières de travailler de plus d’un million de clients à travers le monde.

Aujourd’hui, OVH compte 2 500 collaborateurs dans 18 pays, 28 centres de données sur 4 continents. Après avoir ouvert de nouveaux centres de données en Pologne, à Singapour, en Australie, en Allemagne et en Grande-Bretagne au cours de l’année 2017, OVH a récemment ouvert deux centres de données aux États-Unis.

Pourriez-vous nous expliquer le(s) genre(s) de problème(s) que vous rencontriez dans le cadre de votre activité avant d’utiliser Kizeo Forms ?

Chez OVH, nous réalisions déjà nos audits via des formulaires numériques. Le logiciel que nous utilisions ne nous permettait que l’envoi et l’export de rapports PDF. Nous étions donc confrontés à tout un processus ultérieur de saisie et de traitement des résultats dans différents fichiers Excel, avant de pouvoir les analyser. Par ailleurs, les formulaires étaient stockés localement : à chaque mise à jour de formulaire, il nous fallait le diffuser sur tous les supports puis accompagner les équipes sur place pour nous assurer de son bon fonctionnement. C’était très chronophage.

Nous avons alors cherché un logiciel nous permettant de fluidifier et d’automatiser notre processus de contrôle. Les prérequis étaient l’envoi d’e-mails en automatique, l’exploitation des données en 2 clics et la possibilité de lier le logiciel à nos différentes interfaces. Notre choix s’est naturellement porté sur Kizeo Forms, que nous connaissions bien puisque l’entreprise avait fait partie de notre programme d’accompagnement des startups, le « Digital Launch Pad », et s’appuie toujours sur les infrastructures d’OVH.

Au quotidien, comment utilisez-vous Kizeo Forms dans votre entreprise ?

La solution Kizeo Forms est déployée et utilisée dans de nombreux services d’OVH : à la qualité, à la production, en « datacentre » ou même en HSE (hygiène, sécurité, environnement). Nous avons actuellement 70 formulaires, dont une cinquantaine sont fonctionnels et régulièrement utilisés. Chacun est autonome et peut créer ses propres formulaires, en accord avec ses besoins.

La transition du papier au numérique se fait tout naturellement. C’était un besoin exprimé par de nombreux services et de nombreux collaborateurs : le papier, implique une saisie et un traitement des données manuelles, souvent longs et fastidieux.

Kizeo Forms a été facile à prendre en main : la création de formulaires est intuitive et simple (ce n’est pas du code !), les tutoriels sont clairs et précis, et notre chargée de clientèle est toujours joignable. Le passage sur Kizeo Forms nous a également permis d’étendre notre champ d’action et de basculer un grand nombre de formulaires, checklists Excel ou Word.

Selon vous qu’est-ce que Kizeo Forms a apporté à votre entreprise ?

L’impact de Kizeo Forms sur notre travail au quotidien est indéniable. En utilisant Kizeo, nous avons pu étendre notre champ d’activité et déployer la qualité dans des zones ou des services où nous n’agissions pas encore. Pour le service qualité, cela représente environ 15 h de gain de temps par semaine grâce à Kizeo, tout en élargissant notre champ d’action !

L’arrivée de Kizeo Forms a dans l’ensemble été très bien perçue par les collaborateurs. Nous essayons toujours de créer les formulaires de la manière la plus ludique et ergonomique possible.

Pouvez-vous, partager avec nous un exemple de projet ou d’opération réussi ?

Au service production par exemple, les collaborateurs notaient en fin de journée les résultats du contrôle qualité de chaque lot de produits sur un petit carnet. Nous avions peu de volontaires pour assurer ces contrôles.

Avec Kizeo Forms, nous avons créé un formulaire qui assure la même fonction de suivi des résultats du contrôle qualité. Désormais, les collaborateurs entrent les informations de la journée en moins de 5 minutes, et tout est automatiquement envoyé et archivé. Les volontaires sont maintenant bien plus nombreux pour remplir le formulaire numérique que ceux qui se présentaient pour écrire sur le petit carnet papier !

Quelle est l’option de Kizeo Forms que vous préférez ?

Le paramétrage et l’envoi automatique d’e-mails représentent un gain de temps énorme. Il nous suffit de configurer le modèle et tout est automatisé, suivant les différents scénarii créés.

Selon vous, quelles améliorations pourraient être apportées à Kizeo Forms ?

Quatre points d’amélioration reviennent souvent de la part des utilisateurs de Kizeo Form chez OVH :

• La mise en surbrillance de la réponse choisie lors de la saisie de formulaires sur tablette ou mobile (une case en gris ou en couleur sera bien plus visible qu’un petit « v » à droite)
• Intégrer un calculateur de %. L’outil calcul permet d’y arriver mais l’opération reste lourde à mettre en place
• L’affichage d’un message de validation lors de l’enregistrement, stipulant que « votre saisie a bien été enregistrée et envoyée ». Nous avons beaucoup de doubles enregistrements, car les utilisateurs pensent que les données n’ont pas été enregistrées.
• La possibilité de mettre des séparateurs dans les tableaux

Souhaitez-vous ajouter autre chose ?

Un grand merci à Estelle Genovardo qui a toujours été disponible, joignable et qui a répondu à toutes nos questions et interrogations très rapidement et avec efficacité.

Anthony Slimani