12Sep, 2016
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Comprendre et utiliser la Liste hiérarchique-référentielle

Simplifiez vos formulaires et remplissez-les plus rapidement grâce à l’outil Liste hiérarchique-référentielle.

Une Liste hiérarchique-référentielle est une Liste hiérarchique couplée à une Liste référentielle. Elle permet, à la suite d’une liste à plusieurs niveaux (9) de remplir automatiquement jusqu’à 49 champs références.

Exemple.

Nous sommes une entreprise délivrant des biens à destination des personnels soignants. Ayant un fichier client et afin de faciliter la saisie des formulaires, nous souhaitons pouvoir choisir dans un premier temps la région, le département, puis la ville et enfin le client. Lorsque le client serait choisi, ses informations se rempliraient automatiquement.

Etape 1: Créer une Liste hiérarchique-référentielle.

Une Liste hiérarchique-référentielle doit être une Liste externe. Deux options s’offrent à vous pour créer cette liste : l’importer depuis un fichier Excel ou la saisir manuellement.

Créer la liste dans Excel.

  • Ouvrez un fichier Excel.
  • Sur ce document, nommez la première ligne (A1, B1, C1…) de la partie Liste hiérarchique (la liste à plusieurs niveaux (9 maximum)) level_label. La dernière colonne de cette dernière devra se nommer label. Cette colonne label est commune aux deux listes, c’est la dernière colonne de la Liste hiérarchique et la première de la Liste référentielle. Les autres éléments de la Liste référentielle seront sous des colonnes nommées ref.
  • Saisissez votre liste.

Créez votre Liste hiérarchique-référentielle dans un fichier Excel.

Explications : prenons l’exemple Languedoc-Roussillon.
En sélectionnant Languedoc-Roussillon la liste suivante vous proposera Aude, Gard et Hérault. Et en choisissant Hérault : Béziers et Montpellier vous seront proposés. Si vous choisissez Montpellier : Girard, Dupont, Dufour et Martin apparaîtront. Si vous sélectionnez Martin : Marie, Montpellier, 25 avenue Saint Lazare, 34000 et 7620 iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (dans les champs références).

  • Rendez-vous ensuite dans le menu Liste externe puis Nouvelle liste.
  • Cliquez sur Parcourir… et sélectionnez votre fichier Excel.

Insérez votre Liste hiérarchique-référentielle dans Kizeo Forms.

Votre Liste hiérarchique-référentielle apparait alors dans la fenêtre.

  • N’oubliez pas d’enregistrer !

Saisir manuellement votre Liste hiérarchique-référentielle.

  • Rendez-vous dans Configuration -> Listes externes et enfin cliquez sur +Nouvelle liste.
  •  Vous devez saisir votre liste de la façon suivante.

Vous pouvez saisir manuellement votre Liste hiérarchique-référentielle.

/!\ IMPORTANT /!\ L’étape cruciale est la définition de votre liste, vous devez la saisir en deux temps :

  • Les éléments qui seront présent dans la Liste hiérarchique seront séparés par une barre anti slash : \. Elle est générée sur pc en appuyant sur « Alt gr » + « 8 » et sur Mac « Alt » + « Shift » + « : ». Cette partie de liste se terminera par une barre verticale |. Elle est générée sur pc avec un clavier azerty en appuyant sur « Alt gr » + « 6 »  et sur clavier qwerty «Alt gr » + « 1|& ». Elle est générée sur MAC avec un clavier azerty en appuyant sur « Alt »  + « Shift »  + « l »  et sur clavier qwerty « Alt » +« 7 » .
  • Les éléments qui seront présent dans la seconde partie de la liste, celle qui comprend le remplissage automatique des champs, seront séparés par la barre verticale |.

Languedoc-Roussillon\Aude\Carcassonne\Thomas|Emma|Carcassonne|5 rue de Verdun|11000|23864
Languedoc-Roussillon\Aude\Narbonne\Bernard|Léo|Narbonne|12 rue Racine|11100|21745
Languedoc-Roussillon\Gard\Alès\Petit|Jules|Alès|3 chemin des Olivettes|30100|89512
Languedoc-Roussillon\Gard\Alès\Robert|Lina|Alès|17 Chemin saint-Georges|30100|98061
Languedoc-Roussillon\Gard\Nîmes\Richard|Alain|Nîmes|30 Avenue de la liberté|30000|90523
Languedoc-Roussillon\Hérault\Béziers\Leroy|Anaïs|Béziers|1 chemin des écoles|34500|79034
Languedoc-Roussillon\Hérault\Montpellier\Girard|Benoît|Montpellier|12 avenue de Palavace|34000|89765
Languedoc-Roussillon\Hérault\Montpellier\Dupont|Mireillle|Montpellier|1 avenue de la liberté|34000|98630
Languedoc-Roussillon\Hérault\Montpellier\Dufour|Antoine|Montpellier|5 rue de la Roqueturière|34000|76532
Languedoc-Roussillon\Hérault\Montpellier\Martin|Marie|Montpellier|25 avenue Saint Lazare|34000|54323
Picardie\Aisne\Saint Quentin\Muller|Pascal|Saint-Quentin|25 rue de Lyon|02100|34796
Picardie\Aisne\Soisson\Blanc\Olivier|Soisson|3 place de l’hotel de ville|2200|45218
Picardie\Oise\Beauvais\Lopez|Monique|Beauvais|36 avenue Jean Moulin|60000|43680

Explication : prenons l’exemple du Languedoc-Roussillon :
En sélectionnant la région du Languedoc-Roussillon la liste suivante vous proposera les départements Aude, Gard, Hérault, Lozère et Pyrénées Orientales. Et en choisissant l’Hérault, les villes Béziers, Montpellier et Pézènas vous seront proposées. Si vous choisissez Montpellier : Girard, Dupont, Dufour et Martin apparaîtront. Si vous sélectionnez Martin : Marie, Montpellier, 25 avenue Saint Lazare, 34000 et 7620 iront se mettre dans les champs prévus à cet effet (dans les champs références).

NB : Certains caractères sont interdits pour des questions techniques, tels que  » ; /.

A ce stade là, vous avez fait le plus dur !

Etape 2: Insérer la liste dans un formulaire.

  • Rendez-vous maintenant dans la définition de votre formulaire et insérez un élément Liste.

Insérez un champ liste dans votre formulaire Kizeo Forms.

  • Rendez-vous dans les options de votre élément Liste, en cliquant sur le crayon icone modifier d'un formulaire kizeo forms.
  • Dans l’onglet Propriétés, sélectionnez la Liste externe créée, dans l’exemple ‘Clients’.

Paramétrez votre champ liste.

NB : Il est impossible de définir qu’une Liste référentielle est à Sélection multiple.

/!\ N’oubliez pas de Valider vos réglages.

Etape 3: Paramétrer le champ Référence.

  • Insérez un composant Référence dans le formulaire et allez dans ses propriétés.

Insérez un élément référence dans votre formulaire.

  • Dans les Propriétés du champ Référence faites le bon paramétrage. Il faut d’une part définir la liste qui est liée à ce champ, puis dire quelle colonne de la la liste référentielle viendra peupler ce champ.

Dans ‘Champs’, sélectionnez votre Liste : ici ‘Nom’. Dans ‘colonne’ appelez la colonne souhaitée. La première colonne, correspondant à label ne peut pas être saisie dans un champ Référence, donc le choix des colonnes commence à deux. Nous sélectionnons alors 2.

Configurez votre champ référence.

  • Renouvelez l’opération pour autant de colonnes présentent dans votre document. Dans notre exemple, il y a 5 colonnes ref (mais 6 avec label). Nous ajoutons donc cinq éléments Référence et paramétrons leurs propriétés. Notre dernier élément se présentant ainsi :

Paramétrez autant de champs références que de colonnes présentent dans votre document.

NB : L’option Saisie modifiable permet de rendre le champ en question modifiable lors de la saisie par l’utilisateur. Par défaut le champ Référence n’est pas modifiable.

N’oubliez pas d’enregistrer !

Résultat sur le mobile.

Voyez ci-dessous le résultat. Après avoir choisi ‘Martin’, toutes ses informations se sont automatiquement remplies.

Aperçu de votre liste hiérarchique-référentielle sur le mobile ou tablette.

Toutes les informations de votre liste hiérarchique-référentielle se remplissent automatiquement.

Astuce : vous pouvez afficher, dans votre document Word ou Excel personnalisétout ou partie de la hiérarchie de votre liste. Pour connaître la syntaxe des balises à utiliser, nous vous invitons à consulter le tutoriel Aide balises, section « Les balises liste hiérarchique« .


Pour aller plus loin…


 

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