5 beneficios de la estandarización de procesos

La estandarización de procesos, sin duda, es uno de los puntos en común que tienen los negocios más exitosos y rentables del panorama empresarial actual. Cuando se establecen modelos y normas comunes para llevar a cabo una actividad, es más fácil evitar problemas y solucionar imprevistos.

Y es que la forma en que se realizan las actividades dentro de la empresa puede definir cómo es la experiencia de los clientes y si están satisfechos con los servicios brindados.  Aún así, la búsqueda por la satisfacción de los clientes no es el único objetivo de las empresas que optan por la estandarización de procesos.

La estandarización permite:

• Conocer el funcionamiento real de los procesos
• Cumplir con los estándares de calidad, requisitos reglamentarios, e incluso los tiempos de entrega
• Evitar pérdidas, desviaciones y alteraciones

¿Qué es la estandarización de procesos?

Estandarizar procesos significa implementar una serie de pautas claras y precisas que hay que seguir para ejecutar un proceso de trabajo concreto. Es decir, instaurar una metodología que define la manera en que los trabajadores deben completar una determinada tarea o secuencia de tareas para ofrecer un servicio o producto.

Se podría decir que la estandarización de procesos optimiza todo el funcionamiento de la empresa, haciendo más sencillo el trabajo de los equipos y fomentando la mejora continua. Es decir:

1. Aumenta la productividad

Organizar las tareas y definir instrucciones de trabajo claras reduce (incluso elimina) las dudas que pueden surgir en el puesto de trabajo. Además, al seguir procesos estándar, los trabajadores tienen mayor control sobre todas las tareas que ejecutan, lo que facilita el desempeño de sus funciones.

2. Reduce los costes operativos

Estandarizar los procesos implica realizar las actividades siguiendo las mismas pautas y hacer un mejor uso de tus recursos. En consecuencia, se reduce el gasto de materiales, el tiempo que consumen los empleados en cada tarea.

3. Optimiza el tiempo de trabajo

Como los técnicos y compañeros de oficina saben cómo proceder en cada momento para completar cada tarea se optimiza su tiempo de trabajo y aumenta su eficiencia.

4. Elimina errores humanos

La estandarización obliga a todo el equipo y responsables a formarse, conocer y entender los procesos, lo que agiliza la delegación de responsabilidades y facilita el cumplimiento con los requisitos legales y de calidad. Además, también aumenta el compromiso con los objetivos marcados.

5. Aumenta la satisfacción del cliente

Tener tus procedimientos bajo control te permite satisfacer las necesidades de tus clientes de forma rápida y eficiente. Así, tus clientes se sienten bien atendidos y facilitas su relación con tu negocio. Además, con procesos claros garantizas la entrega de tus productos y servicios con mayor calidad y rapidez.

Ya ves la importancia de la estandarización de procesos. Te asegura que las actividades de tu negocio se ejecutan siempre de la misma manera, te ayuda a implementar un modelo de trabajo optimizado y a solucionar los problemas del día a día.

Estandariza tus procesos con Kizeo Forms

Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que te permite estandarizar todos tus procesos, ya que digitaliza la recopilación y gestión de tareas desde cualquier lugar.

A través de la plataforma web, puedes diseñar formularios personalizados para cada proceso, con las instrucciones, listas de verificación y flujos de trabajo necesarios para completar las actividades. Y, desde la app, cada empleado accede a la información necesaria para desempeñar sus funciones, lo que agiliza su trabajo.

Además, con unos pocos clics se pueden generar informes con fotos, audios y datos de mayor calidad, lo que facilita la supervisión de los empleados y acelera la transmisión de información.

Kizeo Forms permite generar reportes automáticos y enviarlos al instante por correo electrónico. Puedes crear distintos correos automatizados que son enviados según condiciones que establezcas. Por ejemplo, puedes crear escenarios distintos dependiendo del resultado de la inspección de una ficha de mantenimiento de maquinaria.

De esta manera, Kizeo Forms te ayuda a estandarizar y automatizar tus procesos. En consecuencia, aumenta la productividad y eficiencia de tu negocio y la satisfacción de tus clientes. ¿Quieres estandarizar tus procesos?

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