La estandarización de procesos, sin duda, es uno de los puntos en común que tienen los negocios más exitosos y rentables del panorama empresarial actual. Cuando se establecen modelos y normas comunes para llevar a cabo una actividad, es más fácil evitar problemas y solucionar imprevistos.
Y es que la forma en que se realizan las actividades dentro de la empresa puede definir cómo es la experiencia de los clientes y si están satisfechos con los servicios brindados. Aún así, la búsqueda por la satisfacción de los clientes no es el único objetivo de las empresas que optan por la estandarización de procesos.
La estandarización permite:
- Conocer el funcionamiento real de los procesos
- Cumplir con los estándares de calidad, requisitos reglamentarios, e incluso los tiempos de entrega
- Evitar pérdidas, desviaciones y alteraciones
¿Qué es la estandarización de procesos?
Estandarizar procesos significa implementar una serie de pautas claras y precisas que hay que seguir para ejecutar un proceso de trabajo concreto. Es decir, instaurar una metodología que define la manera en que los trabajadores deben completar una determinada tarea o secuencia de tareas para ofrecer un servicio o producto.
¿Cómo puedo estandarizar mis procesos de trabajo?
Lo primero que debes hacer para estandarizar los procesos de trabajos es estudiar cómo se están haciendo los procesos en la actualidad. También debes definir cuáles son los objetivos de la estandarización. Con este estudio puedes adquirir las herramientas o softwares que necesitas para estandarizar los procesos.
Debes indicar por escrito cómo se deben realizar las tareas. También debes incluir cómo responder ante incidentes. Es recomendable que dentro del plan de estandarización incluyas capacitaciones a los empleados sobre los nuevos procesos.
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¿Por qué estandarizar procesos en una empresa?
Como acabamos de ver, la estandarización de procesos puede ayudarnos a garantizar que los productos y servicios se realicen siempre de la misma manera, optimizando y asegurando una calidad constante, y aumentando la competitividad en el mercado. Así, la estandarización de procesos genera grandes beneficios para tu negocio.
Aunque establecer un orden y procedimientos estandarizados puede resultar complicado, las ventajas que consigues supera con creces el coste de implementarlos. De hecho, es importante pensar en la estandarización de procesos como un camino que hay que recorrer para llegar a la excelencia operativa.
Para ayudarte en esto, a continuación te contamos 5 beneficios que consigues al estandarizar tus procesos para mejorar tu gestión operativa.
Beneficios de estandarizar procesos
Se podría decir que la estandarización de procesos optimiza todo el funcionamiento de la empresa, haciendo más sencillo el trabajo de los equipos y fomentando la mejora continua. Es decir:
1. Aumenta la productividad
Organizar las tareas y definir instrucciones de trabajo claras reduce (incluso elimina) las dudas que pueden surgir en el puesto de trabajo. Además, al seguir procesos estándar, los trabajadores tienen mayor control sobre todas las tareas que ejecutan, lo que facilita el desempeño de sus funciones.
2. Reduce los costes operativos
Estandarizar los procesos implica realizar las actividades siguiendo las mismas pautas y hacer un mejor uso de tus recursos. En consecuencia, se reduce el gasto de materiales, el tiempo que consumen los empleados en cada tarea.
3. Optimiza el tiempo de trabajo
Como los técnicos y compañeros de oficina saben cómo proceder en cada momento para completar cada tarea se optimiza su tiempo de trabajo y aumenta su eficiencia.
4. Elimina errores humanos
La estandarización obliga a todo el equipo y responsables a formarse, conocer y entender los procesos, lo que agiliza la delegación de responsabilidades y facilita el cumplimiento con los requisitos legales y de calidad. Además, también aumenta el compromiso con los objetivos marcados.
5. Aumenta la satisfacción del cliente
Tener tus procedimientos bajo control te permite satisfacer las necesidades de tus clientes de forma rápida y eficiente. Así, tus clientes se sienten bien atendidos y facilitas su relación con tu negocio. Además, con procesos claros garantizas la entrega de tus productos y servicios con mayor calidad y rapidez.
Ya ves la importancia de la estandarización de procesos. Te asegura que las actividades de tu negocio se ejecutan siempre de la misma manera, te ayuda a implementar un modelo de trabajo optimizado y a solucionar los problemas del día a día.
Estandariza tus procesos con Kizeo Forms
Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que te permite estandarizar todos tus procesos, ya que digitaliza la recopilación y gestión de tareas desde cualquier lugar.
A través de la plataforma web, puedes diseñar formularios personalizados para cada proceso, con las instrucciones, listas de verificación y flujos de trabajo necesarios para completar las actividades. Y, desde la app, cada empleado accede a la información necesaria para desempeñar sus funciones, lo que agiliza su trabajo.
Además, con unos pocos clics se pueden generar informes con fotos, audios y datos de mayor calidad, lo que facilita la supervisión de los empleados y acelera la transmisión de información.
Kizeo Forms permite generar reportes automáticos y enviarlos al instante por correo electrónico. Puedes crear distintos correos automatizados que son enviados según condiciones que establezcas. Por ejemplo, puedes crear escenarios distintos dependiendo del resultado de la inspección de una ficha de mantenimiento de maquinaria.
De esta manera, Kizeo Forms te ayuda a estandarizar y automatizar tus procesos. En consecuencia, aumenta la productividad y eficiencia de tu negocio y la satisfacción de tus clientes. ¿Quieres estandarizar tus procesos?
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