¿Cómo se hace la hoja de verificación de calidad digital?

La hoja de verificación de calidad tiene un papel importante en el proceso de control de calidad de cualquier empresa. Tradicionalmente, para realizar las hojas de verificación de calidad se han utilizado plantillas en papel que se iban complementando a mano.

Pero este método conlleva una serie de limitaciones y problemas: se pueden cometer olvidos y errores con facilidad, imposibilidad de volcar  automáticamente la información recogida en un software informático, entre otros.

Cualquiera de esas situaciones puede retrasar o hasta parar el proceso de control de calidad de tu empresa.

¿Qué es una hoja de verificación de calidad?

Básicamente, es un formulario diseñado para recopilar datos, por lo que se usa como herramienta genérica para iniciar un proceso de control de actividades para detectar errores y  áreas de mejora, y también para encontrar soluciones a problemas concretos. Se usa típicamente para una inspección de calidad o un control de gestión de riesgos.

Las hojas de verificación están consideradas unas de las 7 herramientas de calidad junto a las siguientes:

• Diagrama de Ishikawa o Diagrama de causa-efecto. Sirve para identificar muchas  posibles causas de un efecto o problema, clasificándolas en categorías.
• Diagrama de flujo. Muestra la secuencia de pasos y las distintas posibilidades  que se pueden dar en un proceso: actividades, puntos de decisión,  ramificaciones y  rutas paralelas, así como el orden general de proceso.
• Gráfico de control. Se utiliza para determinar si un proceso es estable o tiene un comportamiento predecible. Los requisitos establecidos previamente se representan a través de una los límites superior e inferior de las especificaciones.
• Histograma. Consiste en diagramas de barras y se utiliza para describir la tendencia central, dispersión y forma de una distribución estadística.
• Diagrama de Pareto. Herramienta que permite clasificar gráficamente la información de mayor a menor relevancia, con el objeto de destacar los problemas más importantes.
• Diagrama de dispersión. Normalmente se usa para mostrar cómo se relacionan dos variables entre sí, con el fin de analizar su nivel de dependencia o de independencia.

¿Para qué sirve esta hoja de verificación en un control de calidad?

Las hojas de verificación de calidad se utilizan en las siguientes fases o etapas de un control de calidad:

• Comprensión del problema.
• Implementación del plan específico para solucionar este problema.
• Asegurar la permanencia de las mejoras que están funcionando.

Kaoru Ishikawa, creador del diagrama que lleva su nombre, identificó los siguientes usos de una lista de verificación:

• Para cuantificar los defectos por producto.
• Para cuantificar defectos por localización.
• Para cuantificar defectos por causa (máquina o trabajador).
• Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (hoja de chequeo de calidad).

Los tipos de defectos o errores que se pueden identificar con una lista de chequeo son:

• Errores de contabilidad, facturación, gestión de contratos y en todo tipo de trámites administrativos.
• Mal funcionamiento en maquinarias o infraestructuras.
• Incumplimientos en los plazos de entrega de productos o en la realización de servicios.
• Quejas de los clientes respecto al trato recibido o por una calidad deficiente en productos o servicios.
• Absentismo laboral difícilmente justificable o excesivo.
• Incumplimientos de leyes y normativas.
• Entre otros

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Ventajas de las hojas de chequeo o de verificación

Las hojas de verificación de calidad son fundamentales en los procesos de control de calidad por varias razones:

• Simplificación de la recolección de datos: Facilitan la recolección y el análisis de datos, permitiendo que los operarios registren fácilmente información sobre defectos, tiempos de proceso, o cualquier otro parámetro relevante.
• Identificación de problemas: Ayudan a identificar y visualizar problemas recurrentes. Al registrar defectos o errores específicos, se puede identificar rápidamente patrones o tendencias que requieran atención.
• Mejora continua: Son una herramienta esencial para las actividades de mejora continua. Al analizar los datos recopilados, se pueden implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar la calidad del producto.
• Reducción de costos: Al mejorar la calidad y eficiencia del proceso mediante el uso de hojas de verificación, se reducen los costos asociados con re-trabajos, devoluciones o desperdicios.
• Estándares de calidad: Proporcionan un método estandarizado para la evaluación de calidad, asegurando que todos los operarios evalúen los productos o procesos bajo los mismos criterios.

¿Cómo se confecciona correctamente una hoja de verificación de calidad digital?

Aunque no existe una plantilla de hoja de verificación estándar, sí se pueden seguir algunos pasos para crear una hoja de verificación eficiente:

1. Determinar detalladamente el proceso a observar

Para ello debemos responder a las siguientes preguntas: 

• ¿Qué datos necesitamos?
• ¿Cómo se registran los datos?
• ¿Quién realizará la recopilación de datos?
• Recolectados los datos, ¿qué uso les daremos?
• ¿Quiénes se van a encargar de proponer mejoras y verificar que se cumplan?

2. Definir el período de tiempo de recogida de los datos 

Puede tratarse de horas, días, semanas e incluso meses, dependiendo de la magnitud del estudio.

3. Diseñar una hoja clara, fácil de usar y adaptable

Para ello es muy recomendable digitalizar el proceso, cambiando el formato papel por otros métodos mucho más cómodos y eficientes, como un archivo en Excel, o, yendo más allá: algún software específico de creación de formularios digitales.

4. Hacer una prueba piloto a modo de test 

No siempre se da con la hoja de verificación idónea a la primera, por lo que es recomendable ir haciendo pruebas hasta encontrar el formato idóneo. Esto es muy sencillo con programas digitales, con los que fácilmente podemos crear versiones de hojas o formularios, hasta encontrar la que mejor se adapte a lo que necesitamos en cada momento.

5. Recopilar datos con rigor y objetividad

La toma de datos sobre el terreno es fundamental, por lo que las personas que las realizan deben tomarse muy en serio este trabajo, tomando todos los datos que hagan falta de forma metódica, rigurosa y sistemática.

6. Generar informes donde se plasmen las conclusiones del estudio

Una vez se han recogido los datos, es fundamental generar informes con las conclusiones que nos permitan implementar las mejoras necesarias. Si se trata de informes automatizados y en tiempo real, lo que se pueden conseguir con determinadas Apps o software específicos, estaremos añadiendo mucho valor y eficacia a nuestro trabajo.

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¿Por qué digitalizar la hoja de verificación?

Si realizamos una comparación entre una hoja de verificación digital y una en papel, no hay duda de que la balanza se decantará hacia el formato digital por sus múltiples ventajas, como poder olvidarnos del papel y ganar en rapidez y eficacia.

Pero si además usamos sistemas de gestión de formularios y reportes como Kizeo Forms, que puede usarse como App para móviles y tablets, las ventajas se multiplican. Al usar esta herramienta se abren posibilidades como:

• Toma de datos sobre el terreno con un smartphone o tablet.
• Ejecución offline/online. No es necesario tener conectividad a internet para capturar los datos.
• Envío de reportes automáticos y diseño de escenario de correos automáticos.
• Importar base de datos para tener a la disposición los inventarios, nóminas o cualquier otra base de datos de la empresa.
• Formularios dinámicos que despliegan distintas secciones según las respuestas previas.
• Transferir formularios entre distintos usuarios para que otro miembro del equipo termine de llenar el formulario o valide la información ingresada antes de generar el reporte.
• Enviar notificaciones de alerta por email. Esto es útil para compañías que elaboran checklists de buen funcionamiento de máquinas y se detectan fallas graves.

Con Kizeo Forms vas a conseguir mucho más que crear una hoja de verificación de calidad digital, ya que te va a ayudar en el proceso completo de tus estrategias y acciones de mejora continua.