16Sep, 2016
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Diffusez automatiquement vos rapports par e-mail

L’envoi de documents par email depuis un smartphone fait partie des forces de Kizeo Forms ! Profitez-en !

Grâce à ses options d’envoi d’email, Kizeo Forms vous permet de diffuser directement les informations récoltées sur le terrain à vos collaborateurs, employés, commerciaux, partenaires, clients, etc.
Vous gagnerez du temps, des déplacements et de la réactivité au sein de votre structure.

Après ce tutoriel, les options d’Email n’auront plus de secret pour vous !

A quel moment se fait l’envoi ?

  • L’envoi de l’email ou des emails se fait quand l’utilisateur, sur mobile ou en saisie web, clique sur Enregistrer ou quand il modifie la donnée.
  • Vous pouvez ré-envoyer manuellement les emails depuis Données > Historique, en cliquant sur l’icône Icône email.

Comment définir un scénario d’email ?

Afin d’organiser la gestion d’email, Kizeo vous donne la possibilité de créer des scénarios d’envoi. C’est à dire, par exemple :

  • Un envoi pour prévenir votre manager que vous avez réalisé une nouvelle vente.
  • Un email pour votre client avec son bon de commande en pièce jointe (réaliser grâce au Word personnalisé).
  • Un email avec en pièce jointe, le récapitulatif de la vente pour vous même (réaliser grâce au Word personnalisé).
  • Un scenario en cas de modification du bon de commande pour prévenir votre client que sa demande a bien été prise en compte…

Ces scénarios peuvent être basés sur un champ utilisateur personnalisé, en fonction de la sélection d’un élément d’une liste, une case à cocher, le montant d’une commande, … c’est vous qui décidez !

  • Pour créer un nouveau scénario, rendez-vous dans le menu Configuration, onglet
  • Sélectionnez votre formulaire.
  • Allez dans les Optionsdu formulaire puis dans l’onglet Email.
  • Cliquez sur « Ajouter».

Pour créer un nouveau scénario

  • Pour désactiver un scénario, cliquez sur le menu déroulant puis sur « Désactiver ».

Désactiver un scénario

Astuce : Afin de faciliter la création d’un nouveau scénario, vous pouvez copier un modèle déjà existant.

  • Cliquez sur le menu déroulant de votre scénario puis sur Copier.
  • Un nouveau modèle sera généré avec la même configuration que le précèdent. A vous d’y apporter les modifications que vous souhaitez.

copier un scénario

Étape 1. Personnaliser le contenu de vos emails.

Vous pouvez rédiger et mettre en forme un objet et un message fixe en écrivant votre texte dans les zones Objet de l’email et Message de l’email.

Vous pouvez de plus insérer des liens, du code html, un tableau… C’est vous qui décidez de la mise en page de votre email.

Vous avez la possibilité de personnaliser ces informations grâce à des tags dynamiques, que nous appelons balises. Pré-saisissez vos balises (en commençant par ##) et nous les compléterons directement pour vous !

Note : Pensez à enregistrer votre formulaire pour obtenir vos balises récemment ajoutées.

Dans notre exemple nous souhaitons que le nom et prénom du contact soient remplacés par les informations relevées sur le terrain. Il en est de même pour la date, le numéro du bon de commande et le montant net.

Vous avez la possibilité de personnaliser ces informations grâce à des tags dynamiques

Remarque : vous pouvez insérer vos photos, dessins, audio… directement dans le message de l’email en insérant les balises de vos champs !

Étape 2. Paramétrer le(s) destinataire(s) de l’email.

Rendez-vous dans l’onglet destinataires pour paramétrer votre envoi.

Dans la zone de texte, vous pouvez :

  • Insérer la ou les adresses emails d’un ou plusieurs contacts
  • Vous pouvez également insérer la ou les balises d’un ou de plusieurs champs. Ainsi l’adresse email contenu dans ce champ après la saisie servira également à envoyer un email. Aide sur les balises.
  • Il est également possible d’envoyer le formulaire à la personne ayant rempli le formulaire, il faut simplement cocher l’option. L’adresse email prise en compte est celle que vous avez enregistrée dans la fiche de l’utilisateur (dans le menu Configuration, onglet Utilisateurs).
  • Cochez la case « Envoyer même si le champ est caché » afin que l’email parte même si le champ est invisible.

Note : Vous pouvez mélanger adresses emails fixes et balises.

Vous pouvez mélanger adresses emails fixes et balises

Rappel :

  • Liste des destinataires : la liste classique des destinataires.
  • CC ou copie carbone : permet de mettre en copie des personnes non concernées directement par le message et que vous souhaitez mettre au courant du contenu du message ou de l’envoi de l’email.
  • CCI ou copie carbone invisible : permet de mettre en copie des personnes sans que quiconque des destinataires ou bien des destinataires cachés ne voient qu’ils sont en copie.

 

ASTUCES :

  • Si vous souhaitez que plusieurs emails soient saisis dans un même élément, vous devez choisir l’élément Champ de saisie. Ce champ devra être de type texte et les adresses mails devront être séparées par des virgules. C’est par exemple une information que vous pouvez notifier à l’utilisateur grâce au texte d’aide qui se trouve dans les propriétés dans affichage.

Ajoutez un texte d'aide.

  • Vous pouvez définir une liste de contacts pour l’envoi des emails. Cette liste sera par exemple la liste de vos collaborateurs. Cette liste est à créer dans un composant Liste ou Liste externe. Elle doit être définie comme dans l’exemple qui suit : ‘Nom du contact <adressemailcontact>’. Sur le mobile, l’utilisateur verra les noms et adresses emails.

Définissez une liste de contacts.

  • Si vous souhaitez que les adresses emails ne soient pas visibles sur le mobile, vous devez saisir une liste code:label. Par exemple : « [email protected]:Paul Durand ». Dans ce cas, l’email partira à « [email protected] » et l’utilisateur verra uniquement Pierre Durand sur le mobile.

Définissez une liste de contacts avec un Code.

Étape 3. Déterminer le format du document à envoyer grâce à l’onglet Pièce jointe.

Il faut cocher le ou les formats souhaités pour l’envoi d’email :

cochez le ou les formats souhaités

Rappel : Pour chaque scenario, vous pouvez lui attribuer son propre rapport personnalisé. Un formulaire Bon d’intervention, peut avoir comme rapport personnalisé : un bon d’intervention (pour votre client), un bon de commande (pour le service achat), une facture (pour votre client) …

Les Fichiers attachés : Vous pouvez attacher un ou plusieurs fichiers à votre email. Ces documents apparaitront en pièce jointe de tous les emails envoyés et seront uniquement visibles par la personne qui réceptionnera l’email. L’utilisateur de l’application ne voit pas ces documents lors de la saisie.

Les fichiers autorisés sont : PDF (.pdf), Word (.docx), Excel (.xlsx) et images (.jpg, .png, .gif).

Cliquez ou simplement déposez votre fichier dans « Glissez-déposez vos fichiers ici… ».

Les Fichiers attachés

L’onglet Avancé

Cet onglet vous permet de renommer votre scenario d’email, de configurer l’adresse de réponse, les conditions d’envoi et les filtres.

 Le nom du scénario : Afin de faciliter votre organisation et de rapidement identifier les emails, vous pouvez renommer le nom de votre scenario.

le nom du scénario

L’adresse de réponse : Cet encadré vous permet de gérer l’affichage des coordonnées de l’expéditeur. Par défaut, le nom, prénom et l’adresse email de l’utilisateur sont affichés à l’aide des balises.

Notes : Vos destinataires peuvent directement répondre à l’email envoyé.

adresse de réponse

Vous pouvez bien entendu le modifier si vous souhaitez faire apparaître le nom de votre société ainsi que son adresse générique.

Vous pouvez bien entendu le modifier si vous souhaitez faire apparaître le nom de votre société ainsi que son adresse générique

Conditions d’envoi : Vous pouvez décider à quel moment l’email partira : en cas d’enregistrement et/ou en cas de modification. Pratique si vous souhaitez qu’un email prévienne vos clients que leur commande a bien été modifiée comme il le souhaitait !

Cliquez simplement sur Enregistrement et/ou sur Modification.

conditions d'envoi

Conditions avancées : La configuration des filtres.

Grâce aux filtres, vous pouvez aller encore plus loin dans la création de scénario !

  • Le filtre simple : permet de configurer des filtres simples. Vous souhaitez que votre email parte seulement si la case à cocher « je souhaite être en copie » soit cochée.
    – Sélectionnez votre case à cocher dans le menu déroulant.
    – Cliquez sur =.
    – Sélectionnez Oui.
    – Désormais quand votre case sera cochée, vous serez averti !

le filtre simple

  • Vous souhaitez qu’un format d’email bien spécifique soit envoyé par région ? C’est désormais possible !
    – Configurez dans un premier temps vos champs utilisateur personnalisé afin que chacun de vos utilisateurs appartiennent à une région spécifique.
    – Configurez votre email.
    – Sélectionnez votre filtre simple.
    – Cliquez sur Région et =.
    – Indiquez votre région.
    – Désormais, cet email sera envoyé si votre utilisateur fait partie de la région Auvergne-Rhône-Alpes.

le filtre simple par région

  • Le filtre de date dynamique : ce filtre vous autorise à envoyer un email par rapport à une date/heure. Vous souhaitez par exemple envoyer un bon de commande si la date de livraison est supérieure à 7 jours.
    – Sélectionnez votre date de livraison.
    – Sélectionnez supérieur ou égal (≥)
    – Saisissez 7.
    – Sélectionnez Jours.
    – Désormais, votre facture partira si la livraison est prévue dans une semaine.

Le filtre de date dynamique

  • Le filtre paramétré : permet de s’adapter à la donnée saisie ou la valeur par défaut. Vous souhaitez par exemple que si la date de saisie soit supérieure à la date de commande, l’envoi de facture soit effectué.
    – Sélectionnez la date de réponse du formulaire et supérieur ou égal (≥).
    – Sélectionnez votre date de commande.
    – Désormais, votre facture sera envoyée si la date de saisie du formulaire est supérieure à la date de commande !

Le filtre paramétré 

  • Vous souhaitez qu’un bon de commande sans frais d’expédition soit envoyé si la commande est passée dans la même région que le fournisseur ? Rien de plus simple !
    – Sélectionnez votre Région de l’entreprise puis =.
    – Sélectionnez votre Région de livraison.
    – Désormais, votre bon de commande sans frais sera envoyé si l’entreprise et le fournisseur sont dans la même région !

le filtre paramétré

Rappel : Vous pouvez définir autant de scénario que vous le souhaitez.

  • Fermez et Enregistrez votre formulaire.

Le ré-envoi d’email.

Vous avez la possibilité depuis l’historique, de renvoyer vos emails.
Avant le renvoi, l’aperçu de l’email vous permet de modifier le corps du texte, l’objet ainsi que le ou les destinataires.

Une fois les modifications faites, cliquez sur Ré-envoyer le mail pour envoyer votre email.

Le ré-envoi d’email


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N’hésitez pas à commenter cet article !
Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions, suggestions, remarques, etc. !


Il y a 20 commentaires

  • Calvet

    09 Déc, 2016

    Bonjour,

    Je suis en train d’utiliser la nouvelle fonctionnalité multi exports. Avec celle-ci, j’aimerai envoyer un premier formulaire sous un format PDF à une personne puis le second formulaire différent sous format Word à une seconde personne. Je n’arrive pas à le faire. Cela est il possible ?

    Cordialement,

    Guillaume Calvet

    • Sarah Marivaux

      09 Déc, 2016

      Bonjour,
      Cette fonctionnalité est en cours de développement chez nous. Elle devrait être disponible au mois de Janvier.

      Cordialement,

  • Lowinski

    14 Déc, 2016

    Bonjour,
    Avons nous la possiblité aujourd’hui d’avoir un accusé de reception lors de l’envoi du formulaire par email ?
    Merci d’avance.
    Cordialement,

    Kévin Lowinski

    • Jean-Didier Baculard

      14 Déc, 2016

      Bonjour

      Nous n’avons pas cette option. En fait il n’y a pas de « standard » d’accusé de réception dans les emails sur internet. Il faudrait que Kizeo implémente une solution alternative. Nous y réfléchissons.

      Jean-Didier Baculard
      Responsable Technique
      Kizeo

  • Elias

    19 Déc, 2016

    Bonjour, je souhaite envoyer un mail à plusieurs personnes en même temps en les cochant dans une liste. Est ce possible? Y a-t-il une solution qui répond à mon besoin, autre que la saisie libre dans un champ de texte comme indiqué dans le tuto
    merci de votre retour

    • Amanda Colombeau

      20 Déc, 2016

      Bonjour,
      C’est tout à fait possible. Pour cela, saisissez les éléments de votre liste suivant un des deux formats ci-dessous.

      – Choix 1 avec <> pour que les adresses email soient apparentes :
      Charles DURAND <[email protected]>
      Remy DUPOND <[email protected]>
      Josiane PETIT <[email protected]>

      – Choix 2 avec code:label pour que seuls les noms et prénoms soient apparents :
      [email protected]:Charles DURAND
      [email protected]:Remy DUPOND
      [email protected]:Josiane PETIT

      N’oubliez pas d’aller dans les options du formulaire, onglet « Email » pour sélectionner votre champ liste dans le menu déroulant « L’adresse contenue dans cet élément ».
      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

  • Thomas

    29 Déc, 2016

    Bonjour,
    Est-il possible de mettre des informations contenues dans un tableau dans le corps du mail personnalisé?
    Merci par avance pour votre retour.
    Cordialement.

    • Camila Mazas

      30 Déc, 2016

      Bonjour Monsieur,

      Actuellement ce n’est pas possible, la balise tableau ne fonctionne pas dans le corps de l’email.
      Néanmoins nous sommes en train de revoir la partie email de Kizeo Forms et cette balise fonctionnera dans les emails à partir du mois de février.

      L’équipe de Kizeo vous souhaite une bonne fin d’année.

  • koopmans Olivier

    06 Jan, 2017

    Bonjour,
    une fois que je recois le mail, je n’ai pas les valeurs du tableau completé?
    j’ai bien les titres du tableau mais pas les quantitées du tableau ?
    pouvez vous m’aider?

    Merci à vous

    • Amanda Colombeau

      09 Jan, 2017

      Bonjour Monsieur Koopmans,
      Pour l’instant toutes les balises ne fonctionnent pas dans le corps de l’email et notamment la balise tableau.
      C’est une évolution prévue pour le premier trimestre 2017.
      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

  • DAHMANI Mustapha

    18 Jan, 2017

    Bonsoir,
    Est il possible d’envoyer un mail en fonction de la réponse à une question dans un formulaire ?
    Merci d’avance de votre réponse.
    Cdt.

    • Sarah Marivaux

      19 Jan, 2017

      Bonjour,

      Il est possible d’envoyer un email en fonction de la réponse à une question.
      Il faut mettre, en fonction de votre réponse, une adresse email ou non dans le code (vous pouvez utiliser cette astuce afin de facilement écrire le code).
      Notre équipe technique est en train de travailler sur une amélioration afin de rendre cette possibilité beaucoup plus facile à l’aide de scénario.

      Si vous avez du mal à la mise en place, n’hésitez pas à nous contacter au 04 90 23 67 60.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

  • Desbrières

    23 Jan, 2017

    Bonjour,

    existe-t-il une balise qui permettent de retranscrire uniquement l’année, ou le numéro du mois, ou le numéro du jour ?
    J’ai trouvé uniquement la balise ##date##.

    Par avance merci.

    Bien cordialement,

    Martin Desbrières

    • Amanda Colombeau

      24 Jan, 2017

      Bonjour Monsieur Desbrières,

      Pour l’instant les formats de balises existants pour la date sont les suivants :
      ##datetime## : format numérique (01/01/2016).
      ##datetime:short## : format texte court (1er Jan. 2016).
      ##datetime:medium## : format texte moyen (1er janvier 2016).
      ##datetime:long## : format texte long ( Vendredi 1er Janvier 2016).
      ##datetime:iso## : format iso (2016-01-01).

      Restant à votre disposition.
      Cordialement.

  • dinisdi

    25 Jan, 2017

    Bonjour

    Je souhaiterais savoir comment retirer du corps du mail l’indication « Créé avec Kizeo Forms ».
    J’utilise de nombreuse solution, c’est généralement lorqu’on utilise une version gratuite ou freemium que ce type d’indication reste.
    Merci d’avance de votre réponse

  • Nicolas

    17 Fév, 2017

    Bonjour,
    Est-il possible de renommer automatiquement une série de photos envoyée en tant que pièces jointes?
    exemple: ##champs1##_##nom_balise_photo_1##.jpg

    Merci d’avance de votre réponse

    • Sarah Marivaux

      17 Fév, 2017

      Bonjour,

      Nous ne pouvons malheureusement pas renommer les photos.

      Cordialement,
      Marivaux Sarah.

  • Dumas

    28 Fév, 2017

    bonjour
    est-il possible de nommer de maniere dynamique (avec les balises) le fichier pdf envoyé par email ?

    • Sarah Marivaux

      01 Mar, 2017

      Bonjour,

      Vous pouvez renommer vos fichiers PDF depuis l’onglet Export -> Tous les exports ou l’onglet de votre Export personnalisé. Saisissez ensuite votre titre dans la zone de saisie Modifier les noms de vos fichiers d’exportation.
      Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel.

      Cordialement,

      Sarah Marivaux.

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