La digitalisation des entreprises avec Kizeo Forms

L’objectif de la transformation numérique est d’optimiser les performances des entreprises en automatisant les tâches, en facilitant la gestion des données et en améliorant l’expérience client. Grâce à des technologies numériques performantes, les entreprises peuvent mieux répondre aux attentes du marché et rester compétitives.

Dans cet article, nous allons explorer en profondeur :

• Les fondements de la digitalisation des entreprises et son importance.
• Les avantages concrets qu’elle apporte aux organisations.
• Les secteurs d’activité concernés et leurs transformations spécifiques.
• Les outils digitaux indispensables, avec un focus sur Kizeo Forms, une solution efficace pour simplifier la digitalisation.
• Les étapes essentielles pour mettre en place une stratégie digitale réussie.
• Les tendances et évolutions futures de la digitalisation.

Grâce à cet article, vous comprendrez pourquoi la digitalisation des entreprises n’est plus une option, mais une nécessité stratégique pour assurer efficacité, compétitivité et rentabilité.

1. Qu’est-ce que la digitalisation des entreprises ?
2. Les avantages de la digitalisation des entreprises
3. Quels sont les secteurs d’activité concernés par la digitalisation ?
4. Les outils de digitalisation
5. Comment mettre en place la digitalisation dans son entreprise ?
6. Le futur de la digitalisation en entreprise
7. Les professionnels témoignent

1. Qu’est-ce que la digitalisation des entreprises ?

1.1 – Définition et concepts clés

La digitalisation des entreprises consiste en l’intégration des technologies numériques dans tous les aspects de leur fonctionnement. Elle implique la conversion des processus traditionnels en solutions numériques pour améliorer l’efficacité opérationnelle, la gestion des données et la prise de décision.

➡️ Cas concret : Une entreprise de maintenance qui utilisait auparavant des formulaires papier pour le suivi des interventions peut désormais utiliser une application mobile pour récolter et centraliser toutes les données en temps réel.

Il est essentiel de différencier trois concepts souvent confondus :

• Digitalisation : Passage d’un format physique (ex. papier) à un format numérique (ex. formulaire électronique).
• Transformation digitale : Intégration profonde des nouvelles technologies dans tous les services de l’entreprise pour repenser ses processus.
• Transformation numérique : Approche plus large qui inclut la refonte du modèle économique en exploitant les nouvelles technologies.

La mise en place d’une stratégie digitale permet d’améliorer la gestion des ressources humaines, la communication interne et la réactivité face aux demandes du marché.

1.2 – Les moteurs de la digitalisation

La digitalisation est motivée par plusieurs facteurs :

✅ Facteurs économiques

• Augmentation du chiffre d’affaires grâce à une meilleure gestion des données.
• Optimisation des coûts en automatisant les tâches répétitives.
• Amélioration de la productivité des équipes.

✅ Facteurs technologiques

• Développement de solutions basées sur l’intelligence artificielle et le cloud computing.
• Émergence d’outils numériques facilitant la collaboration entre utilisateurs.
• Montée en puissance des outils digitaux pour fluidifier la gestion documentaire.

✅ Facteurs sociétaux

• Attentes des clients en matière de rapidité et de personnalisation.
• Un besoin d’optimiser la gestion des données personnelles.

En combinant ces facteurs, les entreprises peuvent répondre aux attentes des consommateurs tout en optimisant leur travail numérique.

2. Les avantages de la digitalisation des entreprises

2.1 – Avantages opérationnels

L’un des principaux bénéfices de la digitalisation est l’optimisation des processus internes. Elle permet d’améliorer :

• L’efficacité des équipes en réduisant le temps perdu sur des tâches répétitives sans valeur ajoutée.
• La gestion des documents en supprimant le papier et en centralisant les fichiers numériques.
• La réactivité face aux clients grâce à un accès immédiat aux informations nécessaires.

➡️ Cas concret : Une entreprise de logistique qui adopte un logiciel SaaS peut suivre l’acheminement des colis en temps réel, réduisant ainsi les erreurs de livraison.

Réduction de l’utilisation du papier et des coûts associés : L’élimination du papier réduit considérablement les coûts liés à l’impression, au stockage et à l’archivage des documents. La digitalisation améliore aussi l’accès aux données, optimise la traçabilité et réduit les risques de perte d’informations. Elle s’inscrit dans une démarche écologique et de responsabilité environnementale.

Automatisation des processus métier : L’automatisation des tâches chronophages optimise les processus internes et libère du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée. Elle réduit les erreurs humaines, accélère la prise de décision et améliore la productivité. Grâce aux outils digitaux, les interventions sont plus efficaces et la gestion des flux d’informations devient fluide.

2.2 – Avantages stratégiques

La digitalisation ne se limite pas aux gains de productivité. Elle permet aussi d’améliorer :

• L’expérience client en proposant des services adaptés aux besoins des consommateurs.
• La compétitivité en facilitant l’adoption de nouveaux modèles économiques.
• L’innovation en favorisant l’expérimentation et l’amélioration continue.

➡️ Cas concret : Les entreprises utilisant les réseaux sociaux pour interagir avec leur clientèle voient une hausse de la fidélisation et du taux de conversion.

3. Quels sont les secteurs d’activité concernés par la digitalisation ?

La digitalisation des entreprises touche l’ensemble des secteurs d’activité, mais certains en bénéficient plus que d’autres. En effet, la mise en place d’outils numériques dans certains domaines permet une amélioration significative des performances et une réduction des coûts.

De nombreuses industries, autrefois dominées par des processus papier et des interventions manuelles, ont aujourd’hui besoin d’utiliser des outils digitaux pour rester compétitives.

Voici un tour d’horizon détaillé des secteurs les plus concernés par la transformation digitale.

3.1 – Secteurs prioritaires : les industries en pleine transformation numérique

Top 5 secteurs à digitaliser :
Dans un contexte de transformation digitale, ces secteurs sont considérés comme prioritaires car ils nécessitent des solutions innovantes pour optimiser leurs opérations :

• Le BTP
• La maintenance
• L’énergie
• Le transport et la logistique
• L’environnement

3.2 – La digitalisation dans les différents secteurs

Certains secteurs d’activité sont particulièrement prioritaires dans leur projet de transformation. La modernisation de leurs processus grâce à la digitalisation leur permet d’améliorer leur compétitivité, de réduire leurs coûts et de mieux répondre aux attentes de leurs clients :

🏗️ Digitalisation dans le secteur du BTP et de la construction :

Le secteur du BTP est fortement impacté par la transformation numérique. Autrefois basé sur des processus papier, il est aujourd’hui en pleine mutation grâce à l’intégration des technologies numériques.

Avantages de la digitalisation dans le BTP :
▪️ Centralisation des données des chantiers en direct.
▪️ Optimisation du suivi des interventions avec des outils digitaux.
▪️ Réduction des erreurs et des délais grâce à l’automatisation des tâches répétitives.

Retrouvez des exemples de processus BTP digitalisés :
▪️ Que pouvons-nous digitaliser dans la réunion de chantier ?
▪️ La digitalisation du PV de réception de travaux

🚜 Digitalisation dans le secteur agricole :

L’agriculture adopte progressivement les outils numériques pour optimiser ses performances. La mise en place de solutions connectées permet une meilleure gestion des cultures et du matériel agricole.

Comment la digitalisation aide l’agriculture ?
▪️ Utilisation de capteurs connectés pour surveiller la qualité des cultures.
▪️ Centralisation des données d’exploitation pour un suivi efficace.
▪️ Automatisation des tâches répétitives comme l’arrosage intelligent.

Retrouvez des exemples d’outils digitaux dans l’agriculture :
▪️ Carnet de terrain : récoltez les fruits de la numérisation
▪️ Fiches d’agréage numérique

⚡️ Digitalisation dans le secteur de l’énergie :

Le secteur de l’énergie doit s’adapter aux défis environnementaux et technologiques. La transformation digitale permet une gestion optimisée des réseaux électriques et une meilleure maintenance des infrastructures.

Pourquoi digitaliser le secteur énergétique ?
▪️ Optimisation de la maintenance des installations.
▪️ Un accès aux données simplifié et plus rapide.
▪️ Déploiement de technologies numériques pour la gestion des réseaux.

Cas d’étude sur la digitalisation de l’énergie :
▪️ Digitalisation du secteur de l’énergie

♻️ Digitalisation dans le secteur de l’environnement :

La digitalisation des entreprises dans l’environnement permet d’améliorer la gestion des déchets et de réduire l’impact écologique.

Impact positif de la digitalisation sur l’environnement :
▪️ Optimisation des circuits de recyclage grâce aux outils digitaux.
▪️ Réduction du gaspillage des ressources naturelles.
▪️ Amélioration des politiques environnementales des entreprises.

📡 Digitalisation dans le secteur des télécommunications :

L’industrie des télécoms s’appuie fortement sur la transformation digitale pour améliorer ses services et renforcer la gestion de ses infrastructures.

Pourquoi les télécoms investissent dans la digitalisation ?
▪️ Gestion efficace des réseaux et des équipements.
▪️ Meilleure anticipation des pannes grâce aux outils d’analyse.
▪️ Amélioration du service client

🛠️ Digitalisation dans le secteur de la maintenance :

Le secteur de la maintenance bénéficie largement de la transformation digitale. Les outils connectés permettent d’automatiser les tâches répétitives et d’assurer un suivi précis des interventions.

Atouts de la digitalisation pour la maintenance :
▪️ Centralisation des historiques d’intervention.
▪️ Prise de décisions rapides basées sur des analyses en temps réel.
▪️ Réduction des coûts d’entretien.

📦 Digitalisation dans le secteur de la logistique :

La logistique est un secteur où la digitalisation joue un rôle clé dans l’optimisation des flux, la gestion des stocks et la traçabilité des produits. L’utilisation d’outils digitaux permet aux entreprises d’améliorer leur efficacité opérationnelle et de garantir des délais de livraison plus courts.

Pourquoi digitaliser la logistique ?
▪️ Automatisation de la gestion des stocks et des livraisons.
▪️ Meilleure planification des itinéraires grâce à l’intelligence artificielle.
▪️ Suivi des expéditions et anticipation des retards.
▪️ Utilisation d’un logiciel SaaS pour centraliser toutes les informations.

Des exemples de solution digitale pour la logistique :
▪️ Digitaliser ses interventions avec un logiciel de logistique
▪️ Digitaliser la gestion des équipements

➡️ Cas concret :
Une entreprise de transport peut automatiser les tâches répétitives en utilisant une application mobile pour le suivi des véhicules et la gestion des bordereaux de livraison.

🚨 Digitalisation dans le secteur de la sécurité :

La transformation digitale a un impact majeur sur le secteur de la sécurité. L’utilisation d’outils numériques améliore le suivi des interventions et renforce la traçabilité des actions menées sur le terrain.

Avantages de la digitalisation pour la sécurité :
▪️ Centralisation des rapports d’incidents facilitant leur consultation.
▪️ Surveillance optimisée grâce aux systèmes connectés (caméras intelligentes, capteurs IoT).
▪️ Amélioration des rondes de sécurité avec des rapports automatisés.
▪️ Réduction des erreurs humaines grâce à des outils digitaux.

➡️ Cas concret :
Une entreprise de sécurité privée utilise une application mobile pour que ses agents puissent envoyer des rapports d’intervention en direct, avec des photos et des signatures électroniques.

👔 Digitalisation dans le secteur des ressources humaines :

Les ressources humaines sont en pleine mutation grâce à la digitalisation. La gestion du personnel, la formation et le suivi administratif sont désormais optimisés grâce aux technologies numériques.

Comment la digitalisation transforme les RH ?
▪️ Automatisation des tâches répétitives (gestion des congés, gestion des déplacements, suivi des performances).
▪️ Utilisation de solutions SaaS pour simplifier la gestion administrative.
▪️ Mise en place d’outils numériques pour le recrutement et la formation des employés.
▪️ Amélioration de l’expérience collaborateur grâce à des plateformes interactives.

Des exemples de solutions digitales pour les RH :
▪️ Green IT en RH
▪️ 7 avantages de la dématérialisation des notes de frais

➡️ Cas concret :
Une entreprise adopte une plateforme de gestion des congés et des absences qui permet aux employés de faire leurs demandes directement via une application mobile.

🏢 Digitalisation dans le secteur de l’immobilier :

Le secteur immobilier est en pleine transformation numérique, avec des outils permettant d’automatiser la gestion des transactions, des visites et des contrats.

Pourquoi digitaliser l’immobilier ?
▪️ Simplification des démarches administratives grâce aux outils numériques.
▪️ Automatisation des signatures de contrats grâce aux signatures électroniques.
▪️ Gestion optimisée des biens et des documents via des solutions SaaS.

➡️ Cas concret :
Un agent immobilier utilise une tablette pour faire ses états des lieux, réduisant ainsi les délais administratifs.

🎓 Digitalisation dans le secteur de la formation :

Le secteur de la formation connaît une révolution digitale avec l’essor des plateformes e-learning et des outils interactifs.

Pourquoi digitaliser la formation ?
▪️ Accès aux cours en ligne depuis n’importe où, à tout moment.
▪️ Suivi personnalisé des apprenants.
▪️ Utilisation d’outils numériques interactifs pour favoriser l’apprentissage.
▪️ Mise en place de formations adaptées aux besoins des entreprises.

Un exemple de digitalisation dans la formation :
▪️ Avantages du numérique dans les écoles

➡️ Cas concret :
Une école de commerce met en place une plateforme en ligne permettant aux étudiants de suivre leurs cours et de passer des examens à distance.

4. Les outils de digitalisation

Les secteurs d’activité concernés par la digitalisation
La mise en place de la transformation numérique repose sur l’intégration d’outils numériques adaptés aux besoins des entreprises. Ces solutions permettent d’automatiser les tâches répétitives, d’améliorer la gestion des informations et d’optimiser la communication entre les équipes.

Le choix des outils digitaux est un élément clé de la réussite de la digitalisation des entreprises. Il existe différentes catégories de solutions, allant des logiciels de gestion aux plateformes collaboratives en passant par les applications mobiles.

4.1 – Catégories d’outils digitaux

L’utilisation d’outils numériques permet d’améliorer l’expérience client, de sécuriser les données et d’optimiser les opérations internes. Voici les principales catégories d’outils digitaux utilisés dans la transformation digitale.

1. Outils de gestion et de productivité

Ces outils permettent d’améliorer l’organisation interne, d’optimiser les processus et d’accroître l’efficacité opérationnelle :

ERP (Enterprise Resource Planning) :
Un ERP centralise les données et automatise les tâches de gestion comptable, financière et logistique.
CRM (Customer Relationship Management) :
Un CRM facilite le suivi des interactions clients et optimise les stratégies de vente.
Solutions de gestion documentaire :
Elles permettent d’organiser et de sécuriser les fichiers numériques, réduisant ainsi l’usage du papier.
Plateformes collaboratives :
Elles favorisent le travail numérique et facilitent la communication entre équipes.
Logiciels SaaS (Software as a Service) :
Les logiciels SaaS sont des applications accessibles en ligne qui offrent flexibilité, évolutivité et accessibilité.

➡️ Cas concret : Une entreprise qui adopte un CRM peut suivre ses prospects plus efficacement et améliorer la gestion des relances commerciales.

2. Focus sur les Logiciels SaaS (Software as a Service)

3 avantages majeurs :
▪️ Accessibilité à distance : L’ensemble des collaborateurs peut utiliser des outils en mobilité.
▪️ Coût réduit : Pas besoin d’investir dans des serveurs internes, les mises à jour sont automatiques.
▪️ Évolutivité : Les logiciels SaaS s’adaptent à la croissance et aux besoins de l’entreprise.

➡️ Cas concret : Un gestionnaire de flotte utilise un logiciel SaaS pour optimiser l’itinéraire de ses livreurs en fonction du trafic en direct.

4.2 – Kizeo Forms : des formulaires mobiles pour une transformation agile

1. Présentation de Kizeo Forms

Kizeo Forms permet aux entreprises de remplacer les formulaires papier par des solutions numériques, ce qui facilite la collecte, le stockage et l’analyse des données.

Kizeo Forms est une solution SaaS de digitalisation d’interventions terrain, de processus et de formulaires. L’outil permet le passage du format papier au format numérique, adapté à toute taille d’entreprise et à tout secteur. Le logiciel est conçu pour collecter et gérer les données terrain via une application mobile intuitive. La digitalisation des documents et des processus permet une réduction significative des erreurs liées aux manipulations manuelles et accélère la transmission des informations.

Les principales fonctionnalités de Kizeo Forms incluent la création de formulaires 100 % personnalisables sans aucun codage informatique. La collecte de données se fait en direct et une intégration avec d’autres outils numériques est facilitée.

De surcroît, ces fonctionnalités permettent aux entreprises de gagner du temps, d’être plus flexible et plus réactives. Cela assure une meilleure traçabilité des données. L’accessibilité via l’application mobile permet aux utilisateurs de saisir des données de manière efficace, quel que soit leur emplacement, ce qui est essentiel pour gérer des interventions sur le terrain.

▪️ Solution 100% personnalisable : Les formulaires s’adaptent aux besoins de chaque entreprise.
▪️ Collecte et analyse des données en temps réel : Plus besoin de ressaisir manuellement les informations.
▪️ Intégration avec d’autres outils numériques : Kizeo Forms s’interface avec des logiciels ERP et CRM.
▪️ Sécurisation des données : Protection contre la perte d’informations sensibles.

2. Comment Kizeo Forms facilite la transformation digitale

Kizeo Forms simplifie les processus de collecte de données. Cela est crucial pour la transformation digitale des entreprises. En permettant la collecte de données directement sur le terrain via une application mobile, l’outil élimine les besoins en papier et les risques d’erreurs de saisie.

En centralisant les informations, la solution permet une gestion plus efficace des données et une meilleure prise de décision stratégique. Cela se traduit par une meilleure transparence des données et une amélioration de la communication au sein de l’entreprise.

De plus, Kizeo Forms s’intègre facilement à d’autres logiciels, facilitant ainsi les projets de transformation et l’adoption de nouvelles technologies par les entreprises. Cette intégration fluide permet aux entreprises de connecter Kizeo Forms à leurs systèmes existants, optimisant ainsi les flux de travail et améliorant leur productivité.

3. L’importance des applications mobiles dans la digitalisation

L’utilisation d’applications mobiles professionnelles améliore la réactivité des équipes sur le terrain.

▪️ Saisie des informations en mobilité : Moins de perte de temps avec les formulaires papier.
▪️ Une transmission des données assurée : Accès immédiat aux informations.
▪️ Gestion facilitée des interventions : Photos, signatures électroniques et annotations directement intégrées

4. Digitalisation des interventions avec Kizeo Forms

Présentation des avantages de l’utilisation de Kizeo Forms sur le terrain :

L’utilisation de Kizeo Forms sur le terrain offre plusieurs avantages significatifs. L’outil dématérialise non seulement les processus spécifiques aux métiers de n’importe quel domaine d’activité, mais aussi une grande variété de documents administratifs, RH et commerciaux.

Ainsi, sa mobilité et l’accessibilité des données permettent une meilleure communication et un partage d’informations efficace entre le bureau et le terrain. Les équipes sur le terrain peuvent saisir des données avec leur smartphone ou tablette, ce qui accélère le flux d’informations et améliore la prise de décision.

Kizeo Forms permet de numériser des processus variés tels que des inspections, rapports, comptes rendus, de la maintenance, des audits, etc., facilitant ainsi la documentation et le suivi des interventions. Cela assure une traçabilité complète des actions réalisées, renforçant la qualité et la conformité des données collectées.

L’outil possède aussi la signature électronique qui permet de sécuriser et d’accélérer la validation des documents sans avoir besoin d’impression :

▪️ Gain de temps et réduction des coûts.
▪️ Sécurisation des transactions et conformité aux normes légales.
▪️ Amélioration de l’expérience client grâce à un processus fluide et instantané.

En outre, l’application est facile à prendre en main, ce qui facilite l’adoption par les agents terrains, même ceux ayant peu de compétences techniques.

Le logiciel améliore la productivité en automatisant les tâches répétitives et en réduisant les erreurs humaines. Également, les données collectées sont automatiquement envoyées au back-office, réduisant ainsi le besoin de ressaisie manuelle. Les entreprises constatent une amélioration notable de leur efficacité opérationnelle et une augmentation de leur productivité grâce à une gestion optimisée des interventions terrain et une meilleure réactivité aux demandes administratives et commerciales.

Un gain de temps considérable :

Avant la digitalisation, les processus manuels étaient souvent longs et sujets à des erreurs. Par conséquent, la gestion des documents papier nécessitait du temps pour la ressaisie, le tri et l’archivage. Cela ralentissait et alourdissait toutes les opérations.

Avec Kizeo Forms, les entreprises peuvent numériser leurs documents, ce qui réduit le temps nécessaire pour la collecte de données. De même, le temps de traitement de la donnée est diminué de 70%. La saisie de données en mobilité permet également de gagner du temps, car les informations sont instantanément disponibles pour le traitement et l’analyse.

En outre, la centralisation des données permet une récupération rapide de l’information, réduisant les délais de réponse et améliorant la satisfaction client. Ainsi, les économies de temps réalisées grâce à Kizeo Forms permettent aux entreprises de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, contribuant ainsi à une meilleure performance globale.

5. Cas d’usage multi-secteurs

Premièrement, Kizeo Forms est un outil polyvalent utilisé dans de nombreux domaines d’activité pour dématérialiser divers processus métier. Prenons quelques cas de figure parmi les secteurs les plus courants :

• Dans le secteur de la construction par exemple, il facilite la gestion des chantiers en permettant la création de rapports d’avancement, la saisie des heures de travail et la gestion des inventaires.
• Les entreprises de maintenance utilisent Kizeo Forms pour planifier les interventions, suivre les réparations et générer des rapports détaillés après chaque intervention.
• Dans le secteur de l’énergie, Kizeo Forms est utilisé pour effectuer des inspections de sécurité, suivre les relevés de compteurs et ou encore gérer les audits de conformité.
• Les entreprises de transport et logistique utilisent la solution pour gérer les livraisons, suivre les véhicules de la flotte et effectuer des contrôles de sécurité.
• Dans le domaine de la gestion immobilière, l’application facilite les visites de propriétés, les états des lieux et la gestion des demandes de réparation.
• Etc.

6. Cas d’usage divers de processus

En second lieu, l’outil est aussi très efficace pour tout ce qui concerne la gestion des documents RH. Kizeo Forms simplifie là aussi une multitude de processus tels que :

• Des demandes de congés
• Des notes de frais kilométriques
• Des décharges de responsabilité
• La gestion de flotte automobile
• Etc.

Cela réduit le temps de traitement des données et améliore la précision des informations saisies. Par exemple, les demandes de congés peuvent être approuvées plus rapidement, et les notes de frais peuvent être automatiquement calculées et envoyées pour validation.

Enfin, dans le domaine commercial, Kizeo Forms permet de réaliser :

• Des devis
• Des factures
• Des bons de commande
• Etc.

Les commerciaux peuvent créer et envoyer des devis directement depuis le terrain, accélérant ainsi le processus de vente et améliorant la satisfaction client. Les factures et bons de commande peuvent être générés automatiquement à partir des données saisies, améliorant la fluidité des transactions.

5. Comment mettre en place la digitalisation dans son entreprise ?

Lancer un projet de transformation numérique demande une stratégie bien définie, impliquant plusieurs étapes importantes. De nombreuses entreprises échouent dans leur transition digitale en raison d’un manque de préparation ou d’accompagnement.

Mettre en place une digitalisation efficace ne se limite pas à l’acquisition d’outils numériques. Il faut aussi repenser les processus internes, former les collaborateurs et s’assurer que la transition se fait en douceur.

5.1 – Étapes clés pour une transformation numérique réussie

La mise en place d’une stratégie digitale suit plusieurs phases essentielles.

1. Réaliser un audit digital et évaluer les besoins

Avant de se lancer, il est crucial d’identifier les besoins spécifiques de l’entreprise. Un audit digital permet d’analyser les processus existants et de repérer les points à optimiser :

▪️ Évaluation des outils existants et identification des points faibles.
▪️ Analyse des attentes des clients et des collaborateurs.
▪️ Élaboration d’un plan d’action pour prioriser les actions à mettre en place.

Ces 2 sociétés peuvent vous accompagner dans un audit pour une transformation digitale réussie :

• DigiBriks – Audit digital
• SimpleFact – Transformation numérique

➡️ Cas concret : Une entreprise de maintenance constate qu’elle perd du temps dans la gestion de ses rapports d’intervention. Un audit révèle que la dématérialisation des comptes rendus permettrait de réduire ces délais.

2. Définir des objectifs clairs et mesurables

Une transformation digitale réussie repose sur des objectifs bien définis. Ces objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels).

Exemples d’objectifs concrets :
▪️ Réduire de 50 % le temps consacré aux tâches administratives grâce à un logiciel SaaS.
▪️ Automatiser la collecte de données sur le terrain pour améliorer le suivi des interventions.
▪️ Intégrer un CRM pour améliorer la gestion de la relation client.

3. Sélectionner les bons outils digitaux

Le choix des outils est un facteur clé pour réussir la digitalisation. Il doit être fait en fonction des besoins identifiés lors de l’audit digital.

Critères de sélection :
▪️ Besoins spécifiques de l’entreprise : Fonctionnalités adaptées au secteur d’activité.
▪️ Facilité d’utilisation pour assurer une adoption rapide par les équipes.
▪️ Facilité d’intégration avec les logiciels existants.
▪️ Sécurisation des données pour éviter tout risque de fuite d’informations sensibles.
▪️ Capacité d’automatisation pour réduire les tâches chronophages.
▪️ Ergonomie et simplicité d’utilisation pour favoriser l’adoption.

4. Mise en place et adoption des outils

Une mise en place réussie passe par :
▪️ Une formation des employés pour assurer une bonne adoption des outils.
▪️ Un accompagnement au changement pour éviter les résistances internes.
▪️ Une phase de test pour ajuster les paramètres avant un déploiement complet.

➡️ Cas concret : Une entreprise de maintenance qui adopte Kizeo Forms commence par l’utiliser sur un site pilote avant de le généraliser.

5. Former les collaborateurs et gérer le changement

L’un des principaux freins à la transformation digitale est la résistance au changement. Pour que les équipes adoptent facilement les nouvelles technologies, il est crucial de les accompagner.

Les stratégies pour faciliter l’adoption des outils digitaux :
▪️ Organiser des formations adaptées à chaque niveau de compétence.
▪️ Mettre en place des sessions de sensibilisation pour expliquer les avantages pour les opérateurs terrain.
▪️ Désigner des référents digitaux au sein des équipes pour aider les collaborateurs à s’approprier les nouveaux outils.

6. Sécuriser les données et respecter les réglementations

La digitalisation des entreprises implique la collecte et le traitement d’un grand volume de données. Il est donc impératif de respecter les normes en vigueur (RGPD, cybersécurité, etc.).

4 Bonnes pratiques en matière de cybersécurité :
▪️ Chiffrer les données sensibles.
▪️ Mettre en place une politique de gestion des accès.
▪️ Effectuer des sauvegardes régulières.
▪️ Sensibiliser les collaborateurs aux risques liés à la cybersécurité.

7. Assurer un suivi et ajuster la stratégie digitale

Une fois la transformation digitale mise en place, il est essentiel de mesurer son efficacité et de l’ajuster en fonction des résultats obtenus.

Indicateurs de performance à suivre :
▪️ Gain de productivité (réduction du temps consacré aux tâches répétitives).
▪️ Amélioration de l’expérience client (temps de réponse, satisfaction client).
▪️ Réduction des coûts opérationnels.

5.2 – Stratégies pour surmonter les défis de la digitalisation

La mise en place d’une transformation numérique peut rencontrer plusieurs obstacles :

• Résistance au changement : Organiser des formations pour rassurer et impliquer les équipes.
• Coût initial élevé : Prioriser les investissements sur les outils les plus impactants.
• Sécurité des données : Mettre en place une politique stricte de protection des informations.
• Manque de compétences en interne : Recruter ou faire appel à des experts.

5.3 – Aides et ressources disponibles pour la digitalisation

Le gouvernement et certains organismes proposent des subventions et des accompagnements pour aider les entreprises à réussir leur transition digitale.

Exemples d’aides financières :
▪️ Programme France Num pour accompagner les PME.
▪️ Subventions pour l’achat de logiciels de gestion.
▪️ Financements pour la formation des employés aux outils digitaux.

Accompagnements disponibles :
▪️ Cabinets de conseil spécialisés en transformation digitale.
▪️ Programmes d’accélération pour les entreprises en transition numérique.
▪️ Plateformes en ligne proposant des guides et des formations gratuites.

6. Le futur de la digitalisation en entreprise

La digitalisation ne cesse d’évoluer grâce aux avancées technologiques et aux nouvelles attentes des consommateurs. Dans les années à venir, les entreprises devront s’adapter à des tendances majeures qui façonneront la transformation numérique.

Quelles sont ces tendances ? Comment anticiper l’avenir ? Quels modèles économiques seront les plus impactés ?

6.1 – Tendances et innovations technologiques

Les technologies numériques évoluent rapidement, et leur impact sur les entreprises est considérable. Voici les principales tendances qui façonneront l’avenir de la digitalisation.

1. Intelligence artificielle et automatisation des tâches

L’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation des tâches répétitives transforment les processus métiers.

Quels bénéfices pour les entreprises ?
▪️ Automatisation des processus internes (traitement des e-mails, gestion des stocks).
▪️ Personnalisation de l’expérience client grâce aux chatbots intelligents.
▪️ Optimisation des prévisions (analyse des tendances et des comportements).

➡️ Cas concret :
Une entreprise souhaitant dématérialiser en quelques clics un formulaire papier, peut le faire avec la création de formulaires IA de Kizeo Forms.

2. Cloud computing et stockage dématérialisé

Les entreprises migrent de plus en plus vers des solutions cloud, qui offrent flexibilité et sécurité pour la gestion des données.

Pourquoi les entreprises adoptent le cloud ?
▪️ Accès aux données où que l’on soit.
▪️ Réduction des coûts liés aux infrastructures physiques.
▪️ Sécurité renforcée avec des sauvegardes automatiques.

3. Internet des objets (IoT) et capteurs connectés

L’IoT (Internet of Things) permet d’intégrer des capteurs intelligents aux équipements pour optimiser la gestion des infrastructures et des interventions.

Exemples d’utilisation de l’IoT :
▪️ Maintenance prédictive : Un capteur détecte une panne imminente sur une machine et alerte les techniciens avant qu’elle ne survienne.
▪️ Gestion optimisée des stocks : Une entreprise de logistique utilise des objets connectés pour suivre l’état de ses entrepôts.

4. Blockchain et sécurité des transactions

La blockchain révolutionne la sécurisation des transactions et des contrats numériques.

Quels sont les avantages pour les entreprises ?
▪️ Sécurité renforcée des échanges commerciaux.
▪️ Traçabilité des données pour limiter les fraudes.
▪️ Automatisation des contrats grâce aux smart contrats.

➡️ Cas concret :
Une entreprise du secteur immobilier utilise la blockchain pour sécuriser les transactions et garantir la validité des signatures électroniques.

6.2 – Impact sur la société et les entreprises

La transformation numérique ne touche pas seulement les entreprises, elle modifie également notre façon de travailler et de consommer.

1. Nouveaux modèles de travail : vers plus de flexibilité

La digitalisation a profondément changé la relation des employés avec leur entreprise.

Évolutions du monde du travail :
▪️ Généralisation du télétravail et des espaces de travail hybrides.
▪️ Utilisation d’outils collaboratifs pour travailler à distance.
▪️ Nouvelles méthodes de management basées sur la confiance et la flexibilité.

2. Évolution des attentes des clients : digitalisation de l’expérience utilisateur

Les clients attendent des services personnalisés, rapides et accessibles à tout moment.

Comment les entreprises s’adaptent ?
▪️ Développement d’applications mobiles pour faciliter l’accès aux services.
▪️ Amélioration du service client grâce aux outils digitaux.
▪️ Analyse des comportements grâce aux technologies numériques pour adapter les offres.

3. Responsabilité sociale et environnementale : une digitalisation durable

La digitalisation ne doit pas seulement être efficace, elle doit aussi être écoresponsable.

Enjeux du Green IT :
▪️ Réduction de l’empreinte carbone grâce à la dématérialisation.
▪️ Optimisation des ressources en évitant le gaspillage.
▪️ Utilisation responsable des données et de l’intelligence artificielle.

7. Les professionnels témoignent

Entreprise NGE

Amélioration de la coordination et de l’efficacité des équipes sur un chantier de nuit avec NGE

⚠️ Problème traité : Sur les chantiers de nuit, NGE rencontrait des difficultés à centraliser et accéder aux informations terrain, ce qui compliquait la coordination des équipes et le suivi des travaux.

✅ Solution apportée : L’utilisation de Kizeo Forms a permis de centraliser les informations terrain en temps réel. Les équipes ont pu remplir des fiches de contrôle qualité et des rapports directement sur leurs appareils mobiles, incluant des photos et des données géolocalisées, avec des alertes automatiques envoyées aux personnes concernées.

👉🏻 Résultats : Les informations sont désormais accessibles instantanément, améliorant la coordination et l’efficacité des équipes sur le chantier. La centralisation et la meilleure lisibilité des données ont optimisé le partage d’informations, permettant aux équipes de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

Entreprise Fredon PACA

Comment Fredon PACA a économisé 70% de leur temps de travail grâce à la digitalisation des contrôles agricoles ?

⚠️ Problème traité : Fredon PACA faisait face à un temps de travail élevé dans le traitement des données de contrôles agricoles, en raison de processus manuels et de l’utilisation de documents papier.

✅ Solution apportée : La digitalisation des contrôles agricoles a été réalisée en adoptant Kizeo Forms. Les équipes ont pu créer des formulaires numériques adaptés à leurs besoins, facilitant la saisie des données sur le terrain via des appareils mobiles.

👉🏻 Résultats : Fredon PACA a économisé 70 % de leur temps de travail dans le traitement des données, améliorant ainsi leur efficacité et leur capacité à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.