En la gestión industrial moderna, la gestión de activos es la disciplina que permite a las organizaciones optimizar el rendimiento de sus recursos físicos durante todo su ciclo de vida. No se trata solo de llevar un inventario; es un enfoque diseñado para maximizar el valor de cada equipo, desde su planificación inicial hasta su disposición final.
Para los líderes de mantenimiento y operaciones, implementar procesos sólidos de gestión de activos significa pasar de una cultura reactiva a un control total sobre la disponibilidad y confiabilidad de la infraestructura.
Tabla de contenido
- ¿Qué es la gestión de activos empresariales?
- El ciclo de vida del activo: de la planificación a la disposición
- Workflows para una gestión de activos eficiente
- Gestión de activos en terreno
- Evaluación de riesgos y auditorías de inventario
¿Qué es la gestión de activos empresariales?
La gestión de activos es el proceso integral de administrar el ciclo de vida de los bienes físicos de una empresa para maximizar su productividad. Esto abarca desde el diseño y la construcción hasta la operación, el mantenimiento y el eventual reemplazo de equipos e instalaciones.
Su propósito central es elevar la calidad y el aprovechamiento de los recursos físicos en cada etapa de su vida útil. Al implementar un modelo de gestión de activos eficiente, las organizaciones buscan maximizar la disponibilidad de los equipos para la producción (Uptime) mientras minimizan de forma inteligente los gastos asociados a su funcionamiento y mantenimiento operativo.
A diferencia de los registros tradicionales, este sistema conecta la realidad del terreno con la estrategia financiera, permitiendo que cada decisión —ya sea una reparación o una sustitución— se base en datos reales y actualizados.
El ciclo de vida del activo: de la planificación a la disposición
Un programa de gestión de activos robusto no descuida ninguna etapa. Gestionar un recurso implica un flujo continuo de información en tres momentos clave:
- Planificación y adquisición: Evaluar la necesidad técnica y el costo total de propiedad (TCO) antes de incorporar el equipo al inventario.
- Operación y mantenimiento: Asegurar la continuidad operativa mediante inspecciones estandarizadas y seguimiento de condiciones críticas.
- Retiro y disposición final: Documentar la baja del equipo, garantizando el cumplimiento de normativas ambientales y contables.
Beneficios críticos
- Reducción de Costos: Al identificar patrones de falla y optimizar el uso de repuestos, las empresas evitan gastos imprevistos y compras de emergencia.
- Mitigación de Riesgos: El monitoreo constante de los activos críticos reduce la probabilidad de accidentes laborales y paradas de planta costosas, protegiendo tanto al personal como al capital de la empresa.
Flujos de Trabajo (Workflows) para una gestión de activos eficiente
La eficiencia operativa depende de la estandarización de los flujos de trabajo. Digitalizar estos procesos permite una trazabilidad completa del ciclo de vida:
1. Solicitud y despliegue (Request-to-deploy)
Este flujo asegura que cada nuevo equipo entre al sistema correctamente. Desde la solicitud de compra hasta la entrega en sitio, se capturan datos críticos como manuales, números de serie y planes de mantenimiento preventivo iniciales.
2. Ciclos de renovación y reemplazo (Refresh and Replacement)
Basándose en los reportes de inspección en terreno, este flujo identifica cuándo un activo está llegando al final de su vida útil económica. Esto permite programar su reemplazo antes de que comience a generar pérdidas por ineficiencia o fallas recurrentes.
3. Gestión de garantías (RMA) y alertas de seguridad (Recall)
- RMA: Facilita el proceso de devolución de componentes defectuosos a proveedores, asegurando que se cumplan las garantías y se recuperen los costos asociados.
- Recall: Flujo de respuesta rápida ante alertas de seguridad del fabricante, permitiendo localizar e intervenir equipos específicos en múltiples sedes de forma inmediata.
4. Préstamos y asignaciones (Loaner Workflows)
Gestiona la trazabilidad de equipos móviles o herramientas especializadas que rotan entre técnicos o proyectos. Ayuda a saber siempre quién es el responsable de cada activo y en qué estado se encuentra.
5. Retorno, extensión y compras
Para bienes bajo contratos de alquiler o leasing, este flujo gestiona los hitos de decisión: ¿devolvemos el equipo, extendemos el contrato o procedemos a la compra definitiva?
Gestión de activos en terreno
Empresas líderes en servicios multitécnicos, como Equans Chile, han demostrado que la digitalización es el motor de una estrategia de gestión de activos exitosa. Al supervisar contratos complejos, Equans enfrentaba el desafío de controlar miles de equipos dispersos geográficamente.
Mediante la implementación de Kizeo Forms, Equans logró:
- Trazabilidad total: Registro preciso de cada activo, incluyendo su historial de mantenimiento y estado actual desde el dispositivo móvil del técnico.
- Optimización de procesos: Eliminación del papel en las órdenes de trabajo, permitiendo que la información de los activos llegue en tiempo real a la oficina central.
- Estandarización del servicio: Garantizar que cada inspección técnica siga el mismo rigor, cumpliendo con las exigencias de la norma ISO 55001.
Lo hemos visto como un canal de comunicación entre lo que viene desde terreno hacia nosotros y ahora le estamos dando un enfoque también de gestión de activos, porque la norma nos exige tener comunicación fluida e identificar con respecto a la gestión de activos que nosotros estamos desarrollando en terreno.
Jhon Pérez, jefe de Mantenimiento y Confiabilidad en Equans Chile
Evaluación de riesgos y auditorías de inventario
La base de un sistema confiable es la precisión de su información en tiempo real.
- Evaluación de riesgos (Risk Assessment): Permite clasificar los activos por su criticidad. Un equipo cuya falla detiene la producción requiere inspecciones mucho más rigurosas que uno de soporte.
- Auditorías de inventario: El uso de herramientas digitales con lectura de códigos QR permite realizar auditorías físicas en terreno de manera ágil. Los inspectores pueden validar la existencia y estado de cientos de activos en una jornada, sincronizando los datos directamente con los tableros de control.
¿Tu gestión de activos depende de procesos manuales? Centraliza el control, estandariza tus flujos de trabajo y asegura la continuidad de tu operación con una estrategia digitalizada.
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Preguntas frecuentes sobre la gestión de activos
¿Cuál es la diferencia entre gestión de activos e inventario?
El inventario solo registra qué tienes y dónde está. La gestión de activos abarca el estado, el costo de mantenimiento, la eficiencia operativa y todo el ciclo de vida, desde la compra hasta el desecho.
¿Cómo ayuda una app de gestión de servicios al ciclo de vida del activo?
Permite que los datos fluyan desde el técnico en terreno hasta el gerente sin intermediarios. Esto garantiza que las decisiones de reemplazo o reparación se tomen sobre la base de hallazgos técnicos reales y no suposiciones.
¿Qué es la gestión de «activos fantasma»?
Son bienes que figuran en los libros contables pero que físicamente ya no existen o están inoperativos. Las auditorías digitales son la única forma de limpiar estos datos y evitar pagos innecesarios de impuestos o seguros.
¿Qué es el EAM en relación con la gestión de activos?
EAM (Enterprise Asset Management) es el término en inglés para referirse a los sistemas de gestión de activos empresariales. Aunque el concepto es el mismo, el enfoque moderno prioriza la integración de datos en toda la organización.
¿Cómo se mide el éxito de la gestión de activos?
A través de KPIs de disponibilidad (Uptime), confiabilidad (MTBF) y la reducción demostrable del costo operativo por cada activo gestionado.
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