De 2 semanas a 1 hora: cómo Be Cookies mejoró su reportería con Kizeo Forms

Hace 16 años, Be Cookies identificó que había una necesidad en el mercado chileno por llevar un estilo de vida más saludable. Desde la producción inicial, con galletas de avena, la empresa ha evolucionado hasta ofrecer una amplia gama de productos, incluyendo opciones sin gluten.

Impulsada por su compromiso con la innovación y la excelencia, Be Cookies mantiene altos estándares de calidad y sostenibilidad. Para sostener esta promesa, la empresa reconoció la necesidad de optimizar la gestión de sus procesos internos y garantizar la trazabilidad completa de sus productos, desde la materia prima hasta el producto terminado.

El objetivo era claro: mejorar la eficiencia operativa y la precisión en la documentación de procesos. Hablamos con Simón Leiva, Jefe de Planta de Be Cookies, quien explica cómo la implementación de Kizeo Forms se convirtió en la solución clave para alcanzar estos objetivos.

El reto: pérdida de tiempo con datos dispersos y la necesidad de informes inteligentes

Antes de la digitalización, la gestión de datos representaba un desafío significativo para Be Cookies. Además del alto volumen de informaciones recibidas, todos los registros se llenaban manualmente, utilizando libros o cuadernos específicos para cada área, lo que resultaba en una gran dispersión de la información.

“Si uno quería ver un detalle de un mes particular o un día o un registro, había que ponerse a bucear entre las hojas prácticamente, comenta Leiva. 

Esta dependencia del papel afectaba directamente la velocidad de la gestión y generaba una considerable demora en la elaboración de informes. La lentitud del proceso era otro obstáculo significativo. Por ejemplo, la elaboración de un informe mensual requería que un colaborador dedicara casi dos semanas solo para compilar toda la información necesaria.

Además de eso, los registros incompletos eran un problema recurrente. Con el llenado manual, la falta de datos solo se percibía tiempos después de la recolección, durante la revisión, comprometiendo la precisión de la información.

La digitalización de los procesos se volvió imprescindible, sobre todo por la necesidad de trazabilidad. Desde la entrada de la materia prima en la unidad hasta la salida del producto final, se generan diferentes registros, y mantener esta cadena de datos organizada era  fundamental.

La solución: digitalización de procesos y trazabilidad con Kizeo Forms

La implementación de Kizeo Forms generó un impacto inmediato en la velocidad de la gestión. Donde antes se dedicaban dos semanas a compilar un informe, ahora la información está disponible en un plazo de 40 minutos a una hora.

Esta reducción drástica del tiempo permite al equipo enfocar su jornada en el análisis de datos, en lugar de destinar ese esfuerzo a la recopilación. El ahorro de tiempo es significativo y se traduce directamente en una toma de decisiones más rápida y fundamentada, basada en información verificable y accesible en el momento.

Con la digitalización, la trazabilidad de los registros también se ha optimizado. Localizar la información sobre una materia prima, el proceso de envasado o cualquier dato intermedio es mucho más rápido que en el sistema de archivos físicos. “La trazabilidad ha disminuido el tiempo de ir buscando un registro, una materia prima, entonces todo eso es mucho más rápido”, explica Leiva.

El uso de Kizeo Forms no se ha limitado a producción y calidad. La herramienta ha sido integrada en otras áreas de la empresa, como mantenimiento. El registro digital de fallas en la maquinaria ahora permite analizar patrones, estimar el tiempo de funcionamiento de los equipos e identificar las áreas que requieren mayor atención. Esta expansión del uso de datos genera un ahorro de tiempo crucial en las operaciones diarias.

Resultado: procesos completos y precisión en los datos

Leiva también explica que en el inicio el foco fue en producción y después se sumó calidad. Hoy, otros sectores de la empresa ya se preparan para contar con Kizeo Forms.

Para el equipo de Be Cookies, algunas funcionalidades hicieron toda la diferencia, siendo esenciales para optimizar la operación. Estas funciones han brindado una visión completa del desempeño de la planta, las máquinas y los procesos generales.

El Jefe de Planta destaca especialmente el registro de fotos, que permite documentar visualmente el estado de los procesos, el registro de hora, para asegurar una trazabilidad temporal exacta de cada tarea, y la capacidad de comparación de informaciones, facilitando la toma de decisiones basada en datos verificados. 

Gestión y excelencia operativa: los beneficios de Kizeo Forms para Be Cookies

Kizeo Forms permitió estandarizar el control de calidad y centralizar toda la información para detectar los problemas. Con eso, es posible tomar acciones correctivas rápidamente y asegurar la trazabilidad de los procesos. Lo que se convirtió en algo esencial para las  auditorías y mejora del seguimiento de indicadores con datos confiables en tiempo real.

Mirando hacia el futuro, el equipo de Be Cookies planea expandir el uso de la aplicación a otros sectores, como la bodega. Esto les permitirá realizar también un control de inventario preciso, optimizando la gestión completa desde la producción hasta el almacenamiento. Asegurando la excelencia y eficiencia en todas sus operaciones.